Software de gestión de visitantes sencillo
Con el sistema de gestión de visitantes Flexopus, las empresas pueden gestionar sus visitantes de forma rápida y segura. La aplicación permite un registro y preinscripción sencillos de invitados externos y garantiza un procesamiento digital y sin problemas de los visitantes.
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¡Ya en uso en más de 4000 oficinas!
¿Cómo funciona la gestión de visitantes con Flexopus?
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Invitar a los invitados
El anfitrión o el administrador de la oficina pueden registrar a los invitados con anticipación y la invitación se enviará por correo electrónico.
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Verificación de invitados
Los invitados tienen la opción de completar sus datos de registro ya sea en línea con anticipación o en el quiosco para visitantes.
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Registrarse
Después de la verificación, el check-in se realiza ya sea por el personal de recepción o por el anfitrión.
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Verificar
Al salir, los huéspedes son registrados y el registro se almacena de acuerdo con las normas de protección de datos.
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Recursos de libros también para invitados.
Los empleados pueden reservar espacios de trabajo, salas de reuniones y plazas de aparcamiento para invitados. Los huéspedes reciben luego un correo electrónico personalizado con detalles sobre la duración de la reserva, el recurso respectivo y un plano del alojamiento. Todas las reservas se pueden consultar en el historial de reservas en el área de administración. Las reservas de huéspedes se marcan allí por separado, para que los administradores siempre puedan realizar un seguimiento de todas las reservas de huéspedes realizadas en Flexopus.
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Registrar a los visitantes con antelación
Optimice la gestión de sus visitas registrando previamente a sus invitados mediante la aplicación Flexopus. Esto garantiza un registro rápido y sin problemas en el sitio, reduce los tiempos de espera y le permite controlar en todo momento quién está autorizado a ingresar a la oficina o las instalaciones de la empresa, para una mayor seguridad en su empresa.
Registrar a los visitantes con antelación
Optimice la gestión de sus visitas registrando previamente a sus invitados mediante la aplicación Flexopus. Esto garantiza un registro rápido y sin problemas en el sitio, reduce los tiempos de espera y le permite controlar en todo momento quién está autorizado a ingresar a la oficina o las instalaciones de la empresa, para una mayor seguridad en su empresa.
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Invitación digital para visitantes
Envíe invitaciones personalizadas a sus invitados por correo electrónico para que puedan consultar su información en línea y agregar cualquier información necesaria. Además, puede proporcionar documentos importantes como instrucciones o pautas de seguridad con antelación. Esto permite la verificación temprana de la identidad de sus visitantes y acelera el proceso de check-in en recepción.
Invitación digital para visitantes
Envíe invitaciones personalizadas a sus invitados por correo electrónico para que puedan consultar su información en línea y agregar cualquier información necesaria. Además, puede proporcionar documentos importantes como instrucciones o pautas de seguridad con antelación. Esto permite la verificación temprana de la identidad de sus visitantes y acelera el proceso de check-in en recepción.
Gestión de visitantes en recepción mediante terminal de kiosco
Optimice la gestión de sus visitantes gestionando la admisión de visitantes en el sitio a través de una terminal de quiosco. Los huéspedes que aún no hayan completado sus datos con antelación por correo electrónico pueden comprobarlos, completarlos y confirmarlos fácilmente en una tableta. Además, se pueden firmar digitalmente documentos importantes como declaraciones de privacidad o avisos de seguridad.
Gestión de visitantes en recepción mediante terminal de kiosco
Optimice la gestión de sus visitantes gestionando la admisión de visitantes en el sitio a través de una terminal de quiosco. Los huéspedes que aún no hayan completado sus datos con antelación por correo electrónico pueden comprobarlos, completarlos y confirmarlos fácilmente en una tableta. Además, se pueden firmar digitalmente documentos importantes como declaraciones de privacidad o avisos de seguridad.
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Seleccionar campos de registro
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Proporcionar documentos
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Configuración de privacidad
Firma digital para documentos importantes
Con el Sistema de Gestión de Visitantes, los visitantes pueden firmar fácilmente de forma digital los documentos de la empresa y dar así su consentimiento. Los documentos se envían junto con el correo electrónico de invitación o se pueden ver y firmar en el sitio a través de una tableta en un quiosco. Los ejemplos incluyen políticas de la empresa, regulaciones para visitantes, declaraciones de privacidad y acuerdos de confidencialidad.
Firma digital para documentos importantes
Con el Sistema de Gestión de Visitantes, los visitantes pueden firmar fácilmente de forma digital los documentos de la empresa y dar así su consentimiento. Los documentos se envían junto con el correo electrónico de invitación o se pueden ver y firmar en el sitio a través de una tableta en un quiosco. Los ejemplos incluyen políticas de la empresa, regulaciones para visitantes, declaraciones de privacidad y acuerdos de confidencialidad.
Registrar a los huéspedes fácilmente
Con el software de gestión de visitantes, los recepcionistas o administradores de oficina pueden hacerse cargo del registro de los huéspedes o delegar este proceso a las personas que originalmente invitaron al huésped. El check-in siempre se realiza de forma digital por una persona interna una vez completada la verificación del visitante, ya sea por correo electrónico o en el quiosco de visitantes.
Registrar a los huéspedes fácilmente
Con el software de gestión de visitantes, los recepcionistas o administradores de oficina pueden hacerse cargo del registro de los huéspedes o delegar este proceso a las personas que originalmente invitaron al huésped. El check-in siempre se realiza de forma digital por una persona interna una vez completada la verificación del visitante, ya sea por correo electrónico o en el quiosco de visitantes.
Lista electrónica de visitantes
Con el software de gestión de visitantes, los administradores tienen una visión completa de todas las invitaciones de visitantes en todo momento y pueden ver qué invitados están actualmente en la oficina. A diferencia de los usuarios normales, que solo pueden ver a sus propios invitados, los administradores tienen la posibilidad de crear invitaciones en nombre de otros y editar visitas existentes.
Lista electrónica de visitantes
Con el software de gestión de visitantes, los administradores tienen una visión completa de todas las invitaciones de visitantes en todo momento y pueden ver qué invitados están actualmente en la oficina. A diferencia de los usuarios normales, que solo pueden ver a sus propios invitados, los administradores tienen la posibilidad de crear invitaciones en nombre de otros y editar visitas existentes.
Empfohlene Hardwarelösungen
*Actualmente solo ofrecemos soporte de software oficial para los dispositivos incluidos en la tienda de socios B2B. También puedes utilizar Flexopus en otros dispositivos con soporte limitado.
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¿Por qué necesita un software de gestión de visitantes?
Gestión eficiente de visitantes
El uso de software de gestión de visitantes acelera el proceso. El anfitrión recopila los datos básicos del visitante con antelación a través de la aplicación. El visitante confirma sus datos online o in situ en una tableta en tan sólo unos segundos. Haga su proceso de entrada más digital y eficiente con Flexopus.
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Experiencia profesional para visitantes
Las primeras impresiones son siempre cruciales, especialmente con clientes y visitantes importantes. Al utilizar un software de gestión de visitantes moderno y profesional, puede dejar una impresión profesional y una experiencia de visitante única que también refleje la calidad de su empresa.
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Resumen de los datos de las visitas
Nuestro software de gestión de visitantes Flexopus registra digitalmente todos los datos de la visita: anfitrión, nombre del visitante incluidos los datos de contacto, período de la visita, información de la empresa y documentos confirmados del visitante. Como administrador, puede ver estos datos y tener siempre una visión general transparente.
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Procesar los datos de los visitantes de forma segura de acuerdo con el RGPD
Según el RGPD, los datos personales solo pueden almacenarse para fines específicos y durante un tiempo limitado. Con la configuración de anonimización de datos individuales en Flexopus, puede proteger los datos de sus visitantes y realizar la anonimización automática de los datos de manera oportuna y segura de acuerdo con su propósito.
Administrar múltiples ubicaciones
Con la aplicación de gestión del lugar de trabajo Flexopus, puede gestionar de forma centralizada a sus visitantes en todas las ubicaciones en un solo software. Los administradores de oficina y el personal de recepción pueden, dependiendo de su autorización, ver a los visitantes en sus propias ubicaciones o en otras sin necesidad de estar físicamente presentes.
Lista de medidas de protección contra incendios
Con la aplicación de gestión de visitantes Flexopus, el personal autorizado puede ver una lista de todos los visitantes activos en el lugar en caso de incendio. Esta lista de verificación ayuda a tener toda la información relevante a mano en tiempo real en caso de emergencia o evacuación y a garantizar que todas las personas hayan abandonado la oficina.
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Preguntas y respuestas sobre la gestión de visitantes
¿Qué ventajas ofrece Flexopus para la gestión de visitantes?
Flexopus ofrece una forma sencilla de registrar y realizar un seguimiento de los visitantes. Automatiza el proceso de check-in, envía notificaciones y mejora así el proceso de gestión de visitantes, repercutiendo en una mejor organización y una recepción más fluida. Además, los visitantes pueden cargar sus propios documentos para su firma y pueden registrarse con antelación por correo electrónico o registrarse en el sitio en un quiosco.
¿Qué características debe ofrecer un buen sistema de gestión de visitantes?
Un buen sistema de gestión de visitantes debe ofrecer, entre otras cosas, un registro sencillo, la posibilidad de preinscripción, controles de seguridad, firmas digitales, una función de check-in y la emisión de credenciales.
¿Cómo ayuda el software de gestión de visitantes a crear y gestionar listas de visitantes?
Una aplicación de gestión de visitantes digital como Flexopus permite gestionar fácilmente las listas de visitantes. En primer lugar, se recogen los datos de los visitantes y, si es necesario, se verifican y complementan digitalmente. In situ se realiza un registro documentado (control de acceso) y tras la visita se procede al check-out. Esto permite a las empresas realizar un seguimiento de quién está en sus instalaciones en todo momento.
¿Para quién es útil el software de gestión de visitantes?
El software de gestión de visitantes es útil para empresas de todos los tamaños que reciben huéspedes regularmente. Simplifica los procesos de registro, aumenta la seguridad, crea transparencia sobre los flujos de visitantes y garantiza una primera impresión profesional en la recepción. Además, está disponible un resumen actualizado diariamente de todas las personas presentes en el edificio: un aspecto importante para cumplir de forma fiable los requisitos de seguridad y las normas de protección contra incendios.
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