La gestión de visitantes va más allá de la bienvenida e incluye el preregistro, la invitación, el registro, la verificación y el registro de los visitantes, incluido el check-in y el check-out, así como la gestión de los documentos necesarios para cumplir con las pautas de seguridad y protección de datos. Controla todo el proceso –desde la invitación hasta la despedida– y sirve como herramienta administrativa y de control. Una de las soluciones de software líderes para la gestión moderna de visitantes es Flexopus.

Además del registro de visitantes en línea, una aplicación de gestión de visitantes como Flexopus también debe ofrecer una invitación inteligente (para completar datos personales, confirmar información de protección de datos, información sobre la hora de la visita, cómo llegar u opciones de estacionamiento), un saludo digital moderno en la recepción y una función de check-in/check-out sin inconvenientes. Los datos deberán documentarse individualmente, en función de la finalidad, de conformidad con la normativa de protección de datos.

Un buen sistema de gestión de visitantes debe trazar el proceso desde la invitación al huésped, pasando por la recepción hasta el check-out, de una manera fácil de usar y autoexplicativa. Debería ofrecer muchas opciones de configuración individuales para poder mapear procesos individuales de la mejor manera posible. Preste especial atención a las opciones de configuración de protección de datos y privacidad, así como a la ubicación de almacenamiento de los datos.

La gestión de visitantes es una herramienta importante para la información y la seguridad de los visitantes. ‍ ‍Seguridad de la información: Los visitantes deben conocer y cumplir las políticas de la empresa, por ejemplo: Prohibición de grabaciones de vídeo o restricción de acceso a zonas sensibles. Certificaciones como ISO27001 o TISAX pueden prescribir dichos procesos para garantizar la protección de la información. Seguridad de los visitantes: una gestión eficiente de los visitantes también favorece la protección contra incendios. En caso de emergencia, es útil tener a mano una lista completa de las personas evacuadas. Además, se pueden integrar planes de evacuación e instrucciones de seguridad en el registro de visitantes.

Algunos documentos deben ser firmados por los visitantes, otros simplemente necesitan ser reconocidos. Los siguientes documentos se utilizan con frecuencia para un proceso eficaz de gestión de visitantes. Todos estos documentos y muchos más se pueden confirmar o firmar con antelación por correo electrónico mediante el registro de visitantes digital de Flexopus o, alternativamente, en el sitio a través de una terminal de quiosco en la recepción. Declaración de protección de datos: De acuerdo con el RGPD, los visitantes deben ser informados sobre el procesamiento de sus datos personales, incluido el propósito, la duración, los derechos y las personas responsables del procesamiento de datos, y los derechos de retirada. Política de visitas: Una política que establece las reglas de conducta al visitar la oficina, como prohibir la toma de fotografías y grabaciones de video o el acceso a áreas seguras. Instrucciones de seguridad: Información sobre protección contra incendios, prevención de accidentes y plan de evacuación. Acuerdo de confidencialidad: para proteger información confidencial, ya que los visitantes pueden obtener acceso a información confidencial o escuchar conversaciones.