Software de gestión de visitantes sencillo
Con el sistema de gestión de visitantes Flexopus, las empresas pueden gestionar sus visitantes de forma rápida y segura. La aplicación permite un registro y preinscripción sencillos de invitados externos y garantiza un procesamiento digital y sin problemas de los visitantes.
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¿Cómo funciona la gestión de visitantes con Flexopus?
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Invitar a los invitados
El anfitrión o el administrador de la oficina pueden preinscribir a los invitados y la invitación se enviará por correo electrónico.
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Verificación de huéspedes
Los invitados tienen la opción de completar sus datos de registro ya sea en línea con anticipación o en el quiosco para visitantes.
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Registrarse
Después de la verificación, el check-in se realiza ya sea por el personal de recepción o por el anfitrión.
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Verificar
Al salir, los huéspedes realizan el check-out y el registro se almacena de acuerdo con las normas de protección de datos.
¿Qué es una aplicación de gestión de visitantes?
Con el software de gestión de visitantes, puede registrar a los invitados en la oficina sin utilizar ningún papel. El software digitaliza todo el proceso de gestión de visitantes, desde el registro y la verificación hasta la recepción y el registro en el lugar. Los visitantes externos recibirán una invitación por correo electrónico, podrán verificarse con anticipación o completar los pasos directamente en el quiosco para visitantes en el sitio. La recepción recibe una visión general en tiempo real de todos los visitantes, incluidas estadísticas significativas para la gestión de visitas.
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Registrar a los visitantes con antelación
Optimice la gestión de sus visitas registrando previamente a sus invitados mediante la aplicación Flexopus. Esto garantiza un registro rápido y sin problemas en el sitio, reduce los tiempos de espera y le permite controlar en todo momento quién está autorizado a ingresar a la oficina o las instalaciones de la empresa, para una mayor seguridad en su empresa.
Registrar a los visitantes con antelación
Optimice la gestión de sus visitas registrando previamente a sus invitados mediante la aplicación Flexopus. Esto garantiza un registro rápido y sin problemas en el sitio, reduce los tiempos de espera y le permite controlar en todo momento quién está autorizado a ingresar a la oficina o las instalaciones de la empresa, para una mayor seguridad en su empresa.
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Invitación digital para visitantes
Envíe invitaciones personalizadas a sus invitados por correo electrónico para que puedan consultar su información en línea y agregar cualquier información necesaria. Además, puede proporcionar documentos importantes como instrucciones o pautas de seguridad con antelación. Esto permite la verificación temprana de la identidad de sus visitantes y acelera el proceso de check-in en recepción.
Invitación digital para visitantes
Envíe invitaciones personalizadas a sus invitados por correo electrónico para que puedan consultar su información en línea y agregar cualquier información necesaria. Además, puede proporcionar documentos importantes como instrucciones o pautas de seguridad con antelación. Esto permite la verificación temprana de la identidad de sus visitantes y acelera el proceso de check-in en recepción.
Gestión de visitantes en recepción mediante terminal de kiosco
Optimice la gestión de sus visitantes gestionando la admisión de visitantes en el sitio a través de una terminal de quiosco. Los huéspedes que aún no hayan completado sus datos con antelación por correo electrónico pueden comprobarlos, completarlos y confirmarlos fácilmente en una tableta. Además, se pueden firmar digitalmente documentos importantes como declaraciones de privacidad o avisos de seguridad.
Gestión de visitantes en recepción mediante terminal de kiosco
Optimice la gestión de sus visitantes gestionando la admisión de visitantes en el sitio a través de una terminal de quiosco. Los huéspedes que aún no hayan completado sus datos con antelación por correo electrónico pueden comprobarlos, completarlos y confirmarlos fácilmente en una tableta. Además, se pueden firmar digitalmente documentos importantes como declaraciones de privacidad o avisos de seguridad.
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Seleccionar campos de registro
Proporcionar documentos
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Configuración de privacidad
Firma digital para documentos importantes
Con el Sistema de Gestión de Visitantes, los visitantes pueden firmar fácilmente de forma digital los documentos de la empresa y dar así su consentimiento. Los documentos se envían junto con el correo electrónico de invitación o se pueden ver y firmar en el sitio a través de una tableta en un quiosco. Los ejemplos incluyen políticas de la empresa, regulaciones para visitantes, declaraciones de privacidad y acuerdos de confidencialidad.
Firma digital para documentos importantes
Con el Sistema de Gestión de Visitantes, los visitantes pueden firmar fácilmente de forma digital los documentos de la empresa y dar así su consentimiento. Los documentos se envían junto con el correo electrónico de invitación o se pueden ver y firmar en el sitio a través de una tableta en un quiosco. Los ejemplos incluyen políticas de la empresa, regulaciones para visitantes, declaraciones de privacidad y acuerdos de confidencialidad.
Registrar a los huéspedes fácilmente
Con el software de gestión de visitantes, los recepcionistas o administradores de oficina pueden hacerse cargo del registro de los huéspedes o delegar este proceso a las personas que originalmente invitaron al huésped. El check-in siempre se realiza de forma digital por una persona interna una vez completada la verificación del visitante, ya sea por correo electrónico o en el quiosco de visitantes.
Registrar a los huéspedes fácilmente
Con el software de gestión de visitantes, los recepcionistas o administradores de oficina pueden hacerse cargo del registro de los huéspedes o delegar este proceso a las personas que originalmente invitaron al huésped. El check-in siempre se realiza de forma digital por una persona interna una vez completada la verificación del visitante, ya sea por correo electrónico o en el quiosco de visitantes.
Lista electrónica de visitantes
Con el software de gestión de visitantes, los administradores tienen una visión completa de todas las invitaciones de visitantes en todo momento y pueden ver qué invitados están actualmente en la oficina. A diferencia de los usuarios normales, que solo pueden ver a sus propios invitados, los administradores tienen la posibilidad de crear invitaciones en nombre de otros y editar visitas existentes.
Lista electrónica de visitantes
Con el software de gestión de visitantes, los administradores tienen una visión completa de todas las invitaciones de visitantes en todo momento y pueden ver qué invitados están actualmente en la oficina. A diferencia de los usuarios normales, que solo pueden ver a sus propios invitados, los administradores tienen la posibilidad de crear invitaciones en nombre de otros y editar visitas existentes.
Empfohlene Hardwarelösungen
*Eine offizielle Software Support haben wir aktuell nur für die Geräte die in dem B2B Partner Shop gelistet sind. Auf andere Geräte können Sie Flexopus auch installieren, aber dafür können wir nur beschränkt Support leisten, da wir keine Testgeräte im Haus haben.
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¿Por qué necesita un software de gestión de visitantes?
Effizientes Besuchermanagement
Der Einsatz von einer Besuchermanagementsoftware beschleunigt den Prozess. Der Gastgeber erfasst die Basisdaten vom Besucher im Voraus per App. Der Besucher bestätigt seine Daten online oder vor Ort auf einem Tablet in nur wenigen Sekunden. Gestalten Sie den Einlassprozess dank Flexopus digitaler und effizienter.
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Professionelles Besuchererlebnis
Der erste Eindruck ist immer ausschlaggebend, insbesondere bei wichtigen Kunden und Besuchern. Durch den Einsatz einer modernen und professionellen Besuchermanagement Software können Sie einen seriösen Eindruck und ein einmaliges Besuchererlebnis hinterlassen, das auch die Qualität Ihres Unternehmens widerspiegelt.
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Besuchsdaten im Überblick
Unsere Visitor Management Software Flexopus erfasst alle Daten des Besuchs digital: Gastgeber, Name des Besuchers inkl. Kontaktdaten, Zeitraum des Besuchs, Unternehmensangaben sowie bestätigte Unterlagen des Besuchers. Diese Daten können Sie als Administrator einsehen und sich stets einen transparenten Überblick verschaffen.
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Besucherdaten sicher nach DSGVO verarbeiten
Personenbezogene Daten dürfen laut DSGVO nur zweckgebunden und zeitlich begrenzt gespeichert werden. Mit den individuellen Einstellungen für die Datenanonymisierung in Flexopus können Sie die Daten Ihrer Besucher schützen und gemäß Ihrem Zweck rechtzeitig und sicher eine automatische Anonymisierung der Daten vornehmen.
Mehrere Standorte verwalten
Mit der Workplace Management App Flexopus steuern Sie Ihr Besuchermanagement über alle Standorte zentral in einer Software. Office-Manager und Mitarbeitende am Empfang können - je nach Berechtigung - nur die Besucher ihrer oder auch anderer Standorte einsehen, ohne zwingend persönlich vor Ort zu sein.
Sammelliste für Brandschutz
Mit der Besuchermanagement App Flexopus können Berechtigte im Brandfall eine Liste aller aktiven Besucher am Standort einsehen. Diese Sammelliste hilft, um im Notfall oder im Evakuierungsfall in Echtzeit alle relevanten Informationen zur Hand zu haben und sicherzustellen, dass alle Personen das Büro verlassen haben.
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Preguntas y respuestas sobre la gestión de visitantes
¿Cuáles son los beneficios de Flexopus para la gestión de visitantes?
Flexopus ofrece una manera fácil de registrar y rastrear a los visitantes. Automatiza el proceso de registro, envía notificaciones y, por lo tanto, mejora el proceso de gestión de visitantes, lo que se traduce en una mejor organización y una recepción más fluida. Además, pueden cargar sus propios documentos para firmarlos y los visitantes pueden registrarse con antelación por correo electrónico o registrarse en un quiosco local.
¿Qué características debe ofrecer un buen sistema de gestión de visitantes?
Un buen sistema de gestión de visitantes debe ofrecer, entre otras cosas, un inicio de sesión sencillo, un registro previo, controles de seguridad, firmas digitales, una función de registro y la emisión de etiquetas de identificación.
¿Cómo ayuda el software de gestión de visitantes a crear y gestionar las listas de visitantes?
Una aplicación digital de gestión de visitantes como Flexopus facilita la gestión de las listas de visitantes. En primer lugar, se recopilan los datos de los visitantes y, si es necesario, se verifican y complementan digitalmente. Se lleva a cabo un registro documentado (control de acceso) in situ y la salida se realiza después de la visita. De esta forma, las empresas siempre tienen una visión general de quién se encuentra en sus instalaciones.
¿Para quién es útil el software de gestión de visitantes?
El software de gestión de visitantes vale la pena para las empresas de todos los tamaños que reciben huéspedes con regularidad. Simplifica los procesos de registro, aumenta la seguridad, crea transparencia sobre el flujo de visitantes y garantiza una primera impresión profesional en la recepción. Además, todos los días se ofrece una visión general actualizada de todas las personas presentes en el edificio, un aspecto importante para cumplir de forma fiable los requisitos de seguridad y protección contra incendios.
¿Cómo me aseguro de que el registro de visitantes es legalmente seguro de acuerdo con la norma ISO 27001/TISAX?
Las empresas que buscan la certificación ISO/IEC 27001 o TISAX demuestran así que han implementado un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI). Un requisito importante de estas normas es la documentación adecuada de los visitantes externos a las instalaciones de la empresa para cumplir con los requisitos de seguridad. Con un software de gestión de visitantes como Flexopus, los visitantes pueden registrarse digitalmente y almacenarse de forma segura de acuerdo con los requisitos del SGSI.
¿Necesito algún dispositivo adicional para usar Flexopus Visitor Management?
No, Flexopus está completamente basado en la web. Los visitantes pueden registrarse a través de tabletas, ordenadores portátiles o terminales de recepción existentes en los quioscos. No se requiere hardware adicional, pero se puede integrar de forma opcional, por ejemplo, para el registro con el código PIN/QR o la impresión de documentos de identidad.
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