Veränderungsmanagement im Desk Sharing: Erfolgreiche Einführung flexibler Arbeitsplatzkonzepte

Die Arbeitswelt befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel: Deutsche Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Kosten zu reduzieren, Büroflächen effizienter zu nutzen und gleichzeitig den Bedürfnissen einer modernen Belegschaft gerecht zu werden. Ständige Veränderungen sind längst keine Zukunftsvision mehr, sondern Realität geworden. 

Doch wie gelingt es, Ihre Mitarbeitenden erfolgreich vom klassischen Einzelbüro hin zu flexiblen Arbeitsplatzkonzepten zu führen? Wie führen Sie Ihre Belegschaft an Veränderungen heran, die dabei helfen, Ihre Unternehmensziele zu erreichen? Die Antwort liegt in einem durchdachten Veränderungsmanagement, das sowohl die emotionalen als auch die praktischen Aspekte dieser Transformation berücksichtigt. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die besten Strategien für Change Management.

Was ist Veränderungsmanagement?

Veränderungsmanagement, auch als Change Management bezeichnet, ist ein systematischer Ansatz zur Planung, Durchführung und Kontrolle von Veränderungsprozessen in Unternehmen – ein Thema, um das heutzutage niemand herumkommt. 

Die Definition von Veränderungsmanagement umfasst dabei alle Maßnahmen, Instrumente und Methoden, die darauf abzielen, Menschen und Organisationen erfolgreich durch solche Wandlungsprozesse zu führen.

Die Notwendigkeit für Veränderungsmanagement entsteht immer dann, wenn etablierte Prozesse, Strukturen oder Verhaltensweisen angepasst werden müssen. Wenn wir uns die letzten Jahre ansehen, war das fast laufend der Fall. 

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Wie diese Veränderungen aussehen, kommt ganz auf Ihr Unternehmen an. Bei der Einführung von Desk Sharing beispielsweise verlassen Mitarbeitende ihre gewohnte Komfortzone des eigenen Arbeitsplatzes. Diese emotionale Komponente unterschätzen viele Unternehmen – dabei ist sie oft entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg des gesamten Projekts.

Aus diesem Grund ist Veränderungsmanagement im Kontext der heutigen Arbeit 4.0 unverzichtbar geworden. Traditionelle Arbeitsmodelle werden durch neue Konzepte wie Activity Based Working oder Flexoffice abgelöst – nicht immer zur Begeisterung Ihrer Angestellten. 

Denn diese Transformation bringt nicht nur technische Herausforderungen mit sich, sondern erfordert vor allem ein Umdenken in den Köpfen der Mitarbeitenden und der Führungskräfte. Hier zeigt sich die Bedeutung von Leadership 4.0: Das Management-Team muss lernen, Veränderungen nicht nur passieren zu lassen, sondern sie aktiv mitzugestalten – und natürlich ist es auch wichtig, Ihre Teams dabei zu unterstützen.

Welche Ziele hat Change Management?

Erfolgreiches Change Management verfolgt mehrere zentrale Ziele, die ineinandergreifen und sich gegenseitig verstärken.

Das primäre Ziel besteht darin, Widerstände gegen Veränderungen zu minimieren und Akzeptanz zu schaffen. Menschen sind von Natur aus skeptisch gegenüber Neuerungen – diese natürliche Reaktion zu verstehen und konstruktiv zu kanalisieren, ist eine Kernaufgabe des Veränderungsmanagements.

Ein weiteres wichtiges Ziel ist die Beschleunigung von Anpassungsprozessen. Ohne strukturierte Herangehensweise können Veränderungen Jahre dauern und enorme Ressourcen verschlingen. Change Management sorgt dafür, dass Transformationen effizienter und zielgerichteter ablaufen, sodass Sie Ihre Unternehmensziele trotz neuer Abläufe schneller erreichen können.

Darüber hinaus soll die Nachhaltigkeit von Veränderungen sichergestellt werden. Es genügt nicht, einmalig neue Prozesse einzuführen – sie müssen dauerhaft in der Unternehmenskultur verankert werden, um die Produktivität nicht zu gefährden. Schließlich zielt Veränderungsmanagement darauf ab, die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft Ihres Unternehmens zu stärken, indem Ihr Team Anpassungsfähigkeit als Kernkompetenz entwickelt.

Welche Methoden gibt es im Veränderungsmanagement?

In der Theorie ist das alles schön und gut – aber wie funktioniert Change Management in der Praxis? Für die praktische Umsetzung von Veränderungsprozessen haben sich verschiedene bewährte Modelle etabliert, die je nach Situation und Unternehmensgröße angewendet werden können. Diese strukturierten Ansätze bieten Ihnen ein wenig Orientierung und erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit erheblich:

8-Stufen-Modell nach Kotter

Das 1996 von John Kotter entwickelte Modell gilt als einer der einflussreichsten Ansätze im Change Management. Dieses Konzept besteht – wie der Name schon sagt – aus verschiedenen Stufen, die aufeinander aufbauen:

1. Schaffen Sie Dringlichkeit: Machen Sie deutlich, warum Veränderungen unvermeidlich sind
2. Bauen Sie eine Führungskoalition auf: Gewinnen Sie einflussreiche Unterstützer aus verschiedenen Bereichen
3. Entwickeln Sie eine klare Vision: Formulieren Sie ein verständliches Zukunftsbild für das neue Arbeitsmodell
4. Kommunizieren Sie die Vision: Teilen Sie Ihre Pläne regelmäßig und über verschiedene Kanäle mit
5. Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter: Beseitigen Sie Hindernisse und vermitteln Sie notwendige Kompetenzen
6. Erzielen Sie kurzfristige Erfolge: Schaffen Sie frühe, sichtbare Verbesserungen für mehr Motivation
7. Konsolidieren Sie die Fortschritte: Stabilisieren Sie Erreichtes und stoßen Sie weitere Verbesserungen an
8. Verankern Sie die Veränderungen: Etablieren Sie neue Verhaltensweisen dauerhaft in der Unternehmenskultur

ADKAR-Modell von Hiatt

Das ADKAR-Modell fokussiert sich auf die individuelle Ebene des Wandels und steht für… 

• Awareness (Bewusstsein)
• Desire (Wunsch)
• Knowledge (Wissen)
• Ability (Fähigkeit) und 
• Reinforcement (Verstärkung)

Dieser Ansatz ist besonders wertvoll, wenn es darum geht, jedes Teammitglied persönlich durch den Veränderungsprozess zu begleiten. Für hybride Arbeitsmodelle im Vergleich zu traditionellen Konzepten eignet sich dieses Modell hervorragend, da es die verschiedenen Lerntypen und Anpassungsgeschwindigkeiten berücksichtigt.

3-Phasen-Modell von Lewin

Kurt Lewins klassisches Modell unterteilt Veränderungen in drei Phasen: 

1. Tauen Sie das Bestehende auf (Unfreeze): Lösen Sie alte Gewohnheiten und Denkweisen bewusst auf
2. Führen Sie die Veränderung durch (Change): Implementieren Sie neue Prozesse und Verhaltensweisen
3. Frieren Sie das Neue ein (Refreeze): Stabilisieren Sie die Veränderungen zur neuen Normalität

Geeignete Anwendungsfälle gibt es viele. Beim Übergang von einem traditionellen Großraumbüro zu flexiblen Arbeitsplätzen kann dieses Modell beispielsweise dabei helfen, alte Gewohnheiten systematisch durch neue zu ersetzen.

5-Phasen-Modell von Krüger

Krügers Modell erweitert die Perspektive um zusätzliche Phasen: 

1. Initialisieren Sie den Wandel: Erkennen Sie die Notwendigkeit für Veränderungen und stellen Sie erste Überlegungen an
2. Konzipieren Sie Ihre Strategie: Entwickeln Sie detaillierte Pläne und definieren Sie klare Ziele
3. Mobilisieren Sie Ihre Belegschaft: Gewinnen Sie Ihre Mitarbeitenden für die Veränderung und bereiten Sie sie vor
4. Setzen Sie die Pläne um: Implementieren Sie die geplanten Maßnahmen praktisch
5. Verstetigen Sie die Erfolge: Verankern Sie Veränderungen dauerhaft und sorgen Sie für kontinuierliche Verbesserung

Bei der Implementierung einer Clean Desk Policy beispielsweise reicht es nicht aus, einmalig Regeln aufzustellen – sie müssen dauerhaft gelebt und überwacht werden.

Tipps, um Change Management erfolgreich umzusetzen

Die Theorie der Veränderungsmodelle ist die eine Sache – die praktische Umsetzung eine andere. Wenn Sie Change Management erfolgreich implementieren möchten, sollten Sie verschiedene bewährte Praktiken beherzigen:

Kommunikation als Grundpfeiler

Transparente und kontinuierliche Kommunikation bildet das Fundament jeder erfolgreichen Veränderung. Ihre Mitarbeitenden müssen verstehen, warum Veränderungen notwendig sind, welche Vorteile sie bringen und wie der Prozess ablaufen wird. Dabei sollte nicht nur von oben nach unten kommuniziert werden – auch Feedback und Bedenken der Teams müssen ernst genommen und in den Prozess integriert werden.

Partizipation ermöglichen

Menschen akzeptieren Veränderungen eher, wenn sie daran beteiligt werden. Die Einrichtung von Arbeitsgruppen, die sich mit Themen wie Ergonomie am flexiblen Arbeitsplatz oder der Entmaterialisierung beschäftigen, reduziert Widerstände. So werden Ihre Teammitglieder zu Botschaftern des Wandels.

Führung vorleben

Führung und Veränderungsmanagement sind untrennbar miteinander verbunden. Führungskräfte müssen als Vorbilder agieren und die gewünschten Verhaltensweisen selbst praktizieren. Wenn das Management weiterhin feste Büros nutzt, während die Mitarbeitenden Desk Sharing praktizieren sollen, entsteht Unmut und Widerstand.

Schulungen und Unterstützung anbieten

Veränderungen erfordern oft neue Kompetenzen. Workshops zu Themen wie mobiles Arbeiten oder Gesundheit im Home Office helfen Ihren Angestellten dabei, sich in der neuen Arbeitswelt zurechtzufinden. Auch die Vermittlung digitaler Kompetenzen kann entscheidend sein – denn wenn sich Ihre Teams auskennen, müssen Sie keine Angst vor Veränderungen haben.

Quick Wins schaffen

Frühe, sichtbare Erfolge motivieren und schaffen Momentum für weitere Veränderungen. Das können zunächst kleinere Anpassungen sein, wie hybrides Arbeiten oder die Einführung flexibler Arbeitszeiten als Vorstufe zu umfassenderen Änderungen. Je positiver kleine Veränderungen für Ihr Team sind, desto besser wird der Change generell angenommen.

Warum ist Veränderungsmanagement für Desk Sharing besonders wichtig?

Desk Sharing und verwandte Konzepte stellen eine besonders tiefgreifende Veränderung dar, da sie die fundamentale Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Arbeitsplätzen neu definieren. Traditionell war der eigene Schreibtisch ein Stück persönlicher Identität im Unternehmen – ein Ort, an dem persönliche Gegenstände aufbewahrt wurden und der Sicherheit und Zugehörigkeit vermittelte.

Die Gründe für Desk Sharing sind vielfältig und reichen von Kosteneinsparungen über verbesserte Diversität am Arbeitsplatz bis hin zur Förderung von Kollaboration. Dennoch können diese rationalen Argumente die emotionalen Bedenken der Angestellten nicht automatisch ausräumen. Hier zeigt sich der Wert eines systematischen Veränderungsmanagements.

Wie Flexopus Ihnen beim Veränderungsmanagement hilft

Digitale Lösungen wie Flexopus können den Übergang zu flexiblen Arbeitsplatzkonzepten erheblich erleichtern. Eine intelligente Buchungsplattform nimmt den Mitarbeitenden die Unsicherheit, ob und wo sie einen Arbeitsplatz finden werden. Gleichzeitig liefert sie Ihnen durch Smart Analytics wertvolle Daten über die Nutzung der Bürofläche und ermöglicht so eine datenbasierte Optimierung.

Als intuitive Plattform unterstützt Flexopus verschiedene Aspekte des Veränderungsmanagements: Sie schafft Transparenz über verfügbare Ressourcen, reduziert Reibungsverluste bei der täglichen Arbeitsplatzsuche und ermöglicht es Unternehmen, den Erfolg ihrer Desk-Sharing-Initiative zu messen und kontinuierlich zu verbessern.

Darüber hinaus kann Flexopus dabei helfen, die verschiedenen Bedürfnisse unterschiedlicher Arbeitstypen zu berücksichtigen – von konzentriertem Einzelarbeiten bis hin zu kollaborativen Teamprojekten. Diese Flexibilität ist ein wichtiger Baustein für die Akzeptanz neuer Arbeitsmodelle.

Fazit zu Change Management

Veränderungsmanagement ist der Schlüssel für die erfolgreiche Einführung flexibler Arbeitsplatzkonzepte und andere Veränderungen der modernen Arbeitswelt – denn ohne systematische Herangehensweise bleiben auch die besten technischen Lösungen wirkungslos. Unternehmen, die Change Management ernst nehmen, schaffen nicht nur die Grundlage für effiziente Konzepte, sondern entwickeln gleichzeitig die Anpassungsfähigkeit, die heutzutage überlebenswichtig ist. Der stetige Wandel mag herausfordernd sein, aber mit der richtigen Strategie wird er zur Chance für den nachhaltigen Erfolg Ihres Unternehmens.