Bezoekersbeheer gaat verder dan alleen welkom heten en omvat ook het vooraf registreren, uitnodigen, registreren, verifiëren en registreren van bezoekers, inclusief het in- en uitchecken en het beheer van de benodigde documenten om te voldoen aan de richtlijnen voor beveiliging en gegevensbescherming. Het regelt het gehele proces – van de uitnodiging tot het afscheid – en dient als administratief en controlerend instrument. Een van de toonaangevende softwareoplossingen voor modern bezoekersbeheer is Flexopus.

Naast online bezoekersregistratie moet een app voor bezoekersbeheer, zoals Flexopus, ook een slimme uitnodiging bieden (voor het invullen van persoonsgegevens, het bevestigen van informatie over gegevensbescherming, informatie over het tijdstip van het bezoek, de bereikbaarheid of parkeermogelijkheden), een moderne digitale begroeting bij de receptie en een soepele in- en uitcheckfunctie. De gegevens dienen – afhankelijk van het doel – individueel te worden gedocumenteerd, conform de regelgeving inzake gegevensbescherming.

Een goed bezoekersbeheersysteem moet het proces van het uitnodigen van een gast, via de receptie tot aan het uitchecken, op een gebruiksvriendelijke en vanzelfsprekende manier in kaart brengen. Om afzonderlijke processen optimaal in kaart te kunnen brengen, moet er sprake zijn van veel individuele instelmogelijkheden. Besteed speciale aandacht aan de instellingen voor gegevensbescherming en privacy en de locatie waar u de gegevens opslaat.

Bezoekersmanagement is een belangrijk instrument voor informatie en bezoekersveiligheid. Informatiebeveiliging: Bezoekers moeten het bedrijfsbeleid kennen en naleven, bijvoorbeeld: Verbod op video-opnamen of beperking van de toegang tot gevoelige gebieden. Certificeringen zoals ISO27001 of TISAX kunnen dergelijke processen voorschrijven om de beveiliging van informatie te waarborgen. Veiligheid van bezoekers: efficiënt bezoekersmanagement ondersteunt ook de brandveiligheid. In geval van nood is het handig om een complete lijst van geëvacueerde personen bij de hand te hebben. Bovendien kunnen evacuatieplannen en veiligheidsinstructies worden geïntegreerd in de bezoekersregistratie.

Sommige documenten moeten door de bezoeker worden ondertekend, voor andere is alleen een bevestiging nodig. De volgende documenten worden vaak gebruikt voor een effectief bezoekersbeheerproces. Al deze en nog veel meer documenten kunt u vooraf per e-mail bevestigen of ondertekenen met behulp van de digitale bezoekersregistratie van Flexopus. U kunt dit ook ter plaatse doen via een kioskterminal bij de receptie. Verklaring inzake gegevensbescherming: Volgens de AVG moeten bezoekers worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens, met inbegrip van het doel, de duur, de rechten en de verantwoordelijken voor de gegevensverwerking, evenals het recht om deze gegevens in te trekken. Bezoekersbeleid: Een beleid waarin de gedragsregels zijn vastgelegd bij een bezoek aan het kantoor, zoals het verbod op fotografie en video-opnamen of toegang tot beveiligde ruimtes. Veiligheidsinstructies: Informatie over brandbeveiliging, ongevallenpreventie en evacuatieplan. Geheimhoudingsverklaring: om gevoelige informatie te beschermen, aangezien bezoekers toegang kunnen krijgen tot vertrouwelijke informatie of gesprekken kunnen afluisteren.