Eenvoudige software voor bezoekersbeheer

Met het Flexopus Visitor Management System kunnen bedrijven hun bezoekers snel en veilig beheren. De app maakt eenvoudige registratie en voorregistratie van externe gasten mogelijk en zorgt voor een digitale, naadloze bezoekersverwerking.

Verzoek verzenden

Digitale bezoekersregistratie

Hoe werkt bezoekersbeheer met Flexopus?

Met het bezoekersmanagementsysteem van Flexopus kunnen medewerkers bezoekers digitaal registreren, gasten kunnen zich via e-mail registreren of ter plaatse inchecken bij de kiosk. Alles verloopt snel, eenvoudig en digitaal – voor een moderne en soepele bezoekersverwerking.

Gasten uitnodigen

De gastheer of officemanager kan gasten vooraf registreren, waarna de uitnodiging per e-mail wordt verzonden.

Verificatie van gasten

Gasten kunnen hun registratiegegevens vooraf online of ter plaatse bij de bezoekerskiosk invullen.

Inchecken

Na verificatie wordt het inchecken uitgevoerd door het receptiepersoneel of de gastheer.

Uitchecken

Bij vertrek worden de gasten uitgecheckt en wordt het logboek bewaard conform de regelgeving inzake gegevensbescherming.

Wat is een app voor bezoekersbeheer?

Met software voor bezoekersbeheer kunt u gasten op kantoor registreren zonder dat u papier gebruikt. De software digitaliseert het volledige bezoekersbeheerproces: van registratie en verificatie tot de receptie ter plaatse en registratie. Externe bezoekers ontvangen een uitnodiging per e-mail, kunnen zichzelf vooraf verifiëren of de stappen direct bij de bezoekerszuil op locatie voltooien. De receptie krijgt een actueel overzicht van alle bezoekers, inclusief zinvolle statistieken voor bezoekbeheer.

Buchen Sie eine Live-Demo!

We leiden u tijdens een gezamenlijke afspraak door de toepassing.

Verkoopmanager

Sales Manager

Nu boeken

Bezoekersregistratie voor bedrijven in de moderne werkwereld

Bezoekers vooraf registreren

Optimaliseer uw bezoekersbeheer door uw gasten vooraf te registreren via de Flexopus-app. Zo verloopt het inchecken op locatie snel en soepel, worden de wachttijden verkort en heeft u te allen tijde controle over wie er toegang heeft tot het kantoor of bedrijfspand. Dit zorgt voor meer veiligheid binnen uw bedrijf.

Bezoekersregistratie voor bedrijven in de moderne werkwereld

Bezoekers vooraf registreren

Uitnodigingen per e-mail

Digitale uitnodiging voor bezoekers

Verstuur gepersonaliseerde uitnodigingen per e-mail naar uw gasten, zodat ze hun gegevens online kunnen controleren en eventueel noodzakelijke informatie kunnen toevoegen. U kunt bovendien belangrijke documenten, zoals een routebeschrijving of veiligheidsrichtlijnen, vooraf aanleveren. Hierdoor kunt u de identiteit van uw bezoekers vroegtijdig verifiëren en het incheckproces bij de receptie versnellen.

Uitnodigingen per e-mail

Digitale uitnodiging voor bezoekers

Verzameling van bezoekersgegevens bij de receptie

Bezoekersbeheer bij de receptie via kioskterminal

Optimaliseer uw bezoekersbeheer door de toegang van bezoekers ter plaatse te regelen via een kioskterminal. Gasten die hun gegevens nog niet vooraf via e-mail hebben ingevuld, kunnen deze eenvoudig op een tablet controleren, aanvullen en bevestigen. Bovendien kunnen belangrijke documenten, zoals privacyverklaringen of beveiligingsmededelingen, digitaal worden ondertekend.

Verzameling van bezoekersgegevens bij de receptie

Bezoekersbeheer bij de receptie via kioskterminal

Flexibele opties voor bezoekersregistratie

Pas uw software voor bezoekersbeheer aan!

In de bezoekersbeheersoftware van Flexopus kunt u individueel configureren welke gegevens bezoekers moeten invullen om de verificatie te voltooien. Upload uw eigen documenten ter verificatie en bescherm de gegevens van bezoekers met de juiste anonimiserings- en privacy-instellingen.

Selecteer registratievelden

Configureer de profielkenmerken die u wilt opvragen tijdens de bezoekersverificatie.

Documenten verstrekken

Zorg dat alle belangrijke documenten beschikbaar zijn en definieer met welke documenten bezoekers akkoord moeten gaan.

Privacy-instellingen

Bescherm de privacy van uw bezoekers door persoonlijke gegevens te anonimiseren.

Bezoekersbeheersoftware met handtekeningproces

Digitale handtekening voor belangrijke documenten

Met het bezoekersmanagementsysteem kunnen bezoekers bedrijfsdocumenten eenvoudig digitaal ondertekenen en daarmee hun toestemming geven. De documenten worden meegestuurd met de uitnodigingsmail of kunnen ter plekke via een kiosktablet worden bekeken en ondertekend. Voorbeelden hiervan zijn bedrijfsbeleid, bezoekersregels, privacyverklaringen en geheimhoudingsovereenkomsten.

Bezoekersbeheersoftware met handtekeningproces

Digitale handtekening voor belangrijke documenten

Bezoekersbeheersoftware met incheckfunctie

Gasten eenvoudig inchecken

Met software voor bezoekersbeheer kunnen receptionisten of officemanagers het inchecken van gasten overnemen of dit proces delegeren aan de mensen die de gast oorspronkelijk hebben uitgenodigd. Het inchecken gebeurt altijd digitaal door een interne persoon, nadat de verificatie van de bezoeker is afgerond – per e-mail of bij de bezoekerszuil.

Bezoekersbeheersoftware met incheckfunctie

Gasten eenvoudig inchecken

Elektronisch bezoekerslogboek voor beheerders

Elektronische bezoekerslijst

Met software voor bezoekersbeheer hebben beheerders op elk moment een volledig overzicht van alle bezoekersuitnodigingen en kunnen ze zien welke gasten zich op dat moment op kantoor bevinden. In tegenstelling tot gewone gebruikers, die alleen hun eigen uitgenodigde gasten kunnen zien, kunnen beheerders namens anderen uitnodigingen maken en bestaande bezoeken bewerken.

Elektronisch bezoekerslogboek voor beheerders

Elektronische bezoekerslijst

B2B Online-Shop

Empfohlene Hardwarelösungen

In dem B2B Online-Shop finden Sie die getestete Hardware Produkte, die wir getestet haben und für die Nutzung im Zusammenhang mit den Besuchermanagement empfehlen.

Wallaby Pro Floor Stand 22”

22" Android Touch Display with Stand

Elo 10 inch (I Series 5)

10 inch, Android 14 GMS

Brother QL-820NWBc

Visitor badge pinter

Brandable Security Floor Stand

Ständer für den Drucker und Anzeige

*Eine offizielle Software Support haben wir aktuell nur für die Geräte die in dem B2B Partner Shop gelistet sind. Auf andere Geräte können Sie Flexopus auch installieren, aber dafür können wir nur beschränkt Support leisten, da wir keine Testgeräte im Haus haben.

In B2B Partner Online Shop bestellen!

Bestellen Sie die empfohlene Hardwarelösungen in dem Partner B2B Online Shop!

Partner B2B Online Shop

Eenvoudig en veilig bezoekersbeheer

Waarom heeft u software voor bezoekersbeheer nodig?

Bezoekersbeheersoftware zoals Flexopus is essentieel voor bedrijven van elke omvang. Het optimaliseert de organisatie van bezoekers, verhoogt de beveiliging en vereenvoudigt de documentatie. Het zorgt bovendien voor een professionele ontvangst en laat een positieve indruk achter bij de bezoekers.

Effizientes Besuchermanagement

Der Einsatz von einer Besuchermanagementsoftware beschleunigt den Prozess. Der Gastgeber erfasst die Basisdaten vom Besucher im Voraus per App. Der Besucher bestätigt seine Daten online oder vor Ort auf einem Tablet in nur wenigen Sekunden. Gestalten Sie den Einlassprozess dank Flexopus digitaler und effizienter.

Professionelles Besuchererlebnis

Der erste Eindruck ist immer ausschlaggebend, insbesondere bei wichtigen Kunden und Besuchern. Durch den Einsatz einer modernen und professionellen Besuchermanagement Software können Sie einen seriösen Eindruck und ein einmaliges Besuchererlebnis hinterlassen, das auch die Qualität Ihres Unternehmens widerspiegelt.

Besuchsdaten im Überblick

Unsere Visitor Management Software Flexopus erfasst alle Daten des Besuchs digital: Gastgeber, Name des Besuchers inkl. Kontaktdaten, Zeitraum des Besuchs, Unternehmensangaben sowie bestätigte Unterlagen des Besuchers. Diese Daten können Sie als Administrator einsehen und sich stets einen transparenten Überblick verschaffen.

Besucherdaten sicher nach DSGVO verarbeiten

Personenbezogene Daten dürfen laut DSGVO nur zweckgebunden und zeitlich begrenzt gespeichert werden. Mit den individuellen Einstellungen für die Datenanonymisierung in Flexopus können Sie die Daten Ihrer Besucher schützen und gemäß Ihrem Zweck rechtzeitig und sicher eine automatische Anonymisierung der Daten vornehmen.

Mehrere Standorte verwalten

Mit der Workplace Management App Flexopus steuern Sie Ihr Besuchermanagement über alle Standorte zentral in einer Software. Office-Manager und Mitarbeitende am Empfang können - je nach Berechtigung - nur die Besucher ihrer oder auch anderer Standorte einsehen, ohne zwingend persönlich vor Ort zu sein.

Sammelliste für Brandschutz

Mit der Besuchermanagement App Flexopus können Berechtigte im Brandfall eine Liste aller aktiven Besucher am Standort einsehen. Diese Sammelliste hilft, um im Notfall oder im Evakuierungsfall in Echtzeit alle relevanten Informationen zur Hand zu haben und sicherzustellen, dass alle Personen das Büro verlassen haben.

Buchen Sie eine Live-Demo!

We leiden u tijdens een gezamenlijke afspraak door de toepassing.

Verkoopmanager

Sales Manager

Nu boeken

Veelgestelde vragen over het bezoekersbeheersysteem

Vragen en antwoorden over bezoekersbeheer

Wat zijn de voordelen van Flexopus voor bezoekersbeheer?

Flexopus biedt een eenvoudige manier om bezoekers te registreren en te volgen. Het automatiseert het incheckproces, verstuurt meldingen en verbetert zo het bezoekersbeheerproces, wat resulteert in een betere organisatie en een vlottere ontvangst. Daarnaast kunnen hun eigen documenten ter ondertekening worden geüpload en kunnen bezoekers zich vooraf registreren via e-mail of zich registreren bij een plaatselijke kiosk.

Welke functies moet een goed bezoekersbeheersysteem bieden?

Een goed bezoekersbeheersysteem moet onder andere eenvoudige aanmelding, preregistratie, veiligheidscontroles, digitale handtekeningen, een incheckfunctie en de uitgifte van naamkaartjes bieden.

Hoe helpt bezoekersbeheersoftware bij het maken en beheren van bezoekerslijsten?

Een digitale app voor bezoekersbeheer zoals Flexopus maakt het eenvoudig om bezoekerslijsten te beheren. Eerst worden bezoekersgegevens verzameld en, indien nodig, digitaal geverifieerd en aangevuld. Ter plaatse wordt een gedocumenteerde registratie (toegangscontrole) uitgevoerd en na het bezoek wordt de check-out uitgevoerd. Op deze manier hebben bedrijven altijd een overzicht van wie zich op hun locatie bevindt.

Voor wie is bezoekersbeheersoftware nuttig?

Software voor bezoekersbeheer is de moeite waard voor bedrijven van elke omvang die regelmatig gasten ontvangen. Het vereenvoudigt de registratieprocessen, verhoogt de veiligheid, creëert transparantie over bezoekersstromen en zorgt voor een professionele eerste indruk bij de receptie. Bovendien is er dagelijks een actueel overzicht beschikbaar van alle mensen die in het gebouw aanwezig zijn — een belangrijk aspect om op betrouwbare wijze te voldoen aan de veiligheidseisen en brandbeveiligingseisen.

Hoe zorg ik ervoor dat de bezoekersregistratie wettelijk veilig is in overeenstemming met ISO 27001/TISAX?

Bedrijven die een ISO/IEC 27001- of TISAX-certificering nastreven, bewijzen daarmee dat ze een managementsysteem voor informatiebeveiliging (ISMS) hebben geïmplementeerd. Een belangrijke vereiste van deze normen is de juiste documentatie van externe bezoekers van het bedrijfsterrein om te voldoen aan de veiligheidseisen. Met bezoekersbeheersoftware zoals Flexopus kunnen bezoekers digitaal worden geregistreerd en veilig worden opgeslagen in overeenstemming met de ISMS-vereisten.

Heb ik extra apparaten nodig om Flexopus Visitor Management te gebruiken?

Nee, Flexopus is volledig webgebaseerd. Bezoekers kunnen zich registreren via tablets, laptops of bestaande ontvangstkioskterminals. Extra hardware is niet vereist, maar kan optioneel worden geïntegreerd — bijvoorbeeld voor het inchecken met pin-/QR-codes of het afdrukken van identiteitsbewijzen.

Meer informatie