Eenvoudige software voor bezoekersbeheer
Met het Flexopus Visitor Management System kunnen bedrijven hun bezoekers snel en veilig beheren. De app maakt eenvoudige registratie en voorregistratie van externe gasten mogelijk en zorgt voor een digitale, naadloze bezoekersverwerking.
.jpg)
Nu al in gebruik in meer dan 4000 kantoren!
Hoe werkt bezoekersbeheer met Flexopus?
.svg)
Gasten uitnodigen
De gastheer of gastvrouw/gastheer kan gasten van tevoren registreren, waarna de uitnodiging per e-mail wordt verzonden.
.svg)
Gastverificatie
Gasten kunnen hun registratiegegevens vooraf online invullen of ter plaatse bij de bezoekersbalie.
.svg)
Inchecken
Na verificatie wordt het inchecken uitgevoerd door de receptiemedewerkers of de gastheer/gastvrouw.
.svg)
Uitchecken
Bij vertrek worden de gasten uitgecheckt en wordt het logboek opgeslagen in overeenstemming met de privacywetgeving.
Klicken Sie sich durch die Funktionen
Reserveer ook informatie voor gasten.
Werknemers kunnen werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen reserveren voor gasten. Gasten ontvangen vervolgens een gepersonaliseerde e-mail met details over de boekingsduur, de betreffende faciliteit en een plattegrond. Alle reserveringen zijn te bekijken in de boekingsgeschiedenis in het beheerdersgedeelte. Gastboekingen worden daar apart gemarkeerd, zodat beheerders altijd een overzicht hebben van alle gastreserveringen die in Flexopus zijn gemaakt.
.svg)
Boek een live demonstratie!
Heeft u interesse of vragen?
Bezoekers vooraf registreren
Optimaliseer uw bezoekersbeheer door uw gasten vooraf te registreren via de Flexopus-app. Zo verloopt het inchecken op locatie snel en soepel, worden de wachttijden verkort en heeft u te allen tijde controle over wie er toegang heeft tot het kantoor of bedrijfspand. Dit zorgt voor meer veiligheid binnen uw bedrijf.
Bezoekers vooraf registreren
Optimaliseer uw bezoekersbeheer door uw gasten vooraf te registreren via de Flexopus-app. Zo verloopt het inchecken op locatie snel en soepel, worden de wachttijden verkort en heeft u te allen tijde controle over wie er toegang heeft tot het kantoor of bedrijfspand. Dit zorgt voor meer veiligheid binnen uw bedrijf.
-p-500%20(1).png)
Digitale uitnodiging voor bezoekers
Verstuur gepersonaliseerde uitnodigingen per e-mail naar uw gasten, zodat ze hun gegevens online kunnen controleren en eventueel noodzakelijke informatie kunnen toevoegen. U kunt bovendien belangrijke documenten, zoals een routebeschrijving of veiligheidsrichtlijnen, vooraf aanleveren. Hierdoor kunt u de identiteit van uw bezoekers vroegtijdig verifiëren en het incheckproces bij de receptie versnellen.
Digitale uitnodiging voor bezoekers
Verstuur gepersonaliseerde uitnodigingen per e-mail naar uw gasten, zodat ze hun gegevens online kunnen controleren en eventueel noodzakelijke informatie kunnen toevoegen. U kunt bovendien belangrijke documenten, zoals een routebeschrijving of veiligheidsrichtlijnen, vooraf aanleveren. Hierdoor kunt u de identiteit van uw bezoekers vroegtijdig verifiëren en het incheckproces bij de receptie versnellen.
Bezoekersbeheer bij de receptie via kioskterminal
Optimaliseer uw bezoekersbeheer door de toegang van bezoekers ter plaatse te regelen via een kioskterminal. Gasten die hun gegevens nog niet vooraf via e-mail hebben ingevuld, kunnen deze eenvoudig op een tablet controleren, aanvullen en bevestigen. Bovendien kunnen belangrijke documenten, zoals privacyverklaringen of beveiligingsmededelingen, digitaal worden ondertekend.
Bezoekersbeheer bij de receptie via kioskterminal
Optimaliseer uw bezoekersbeheer door de toegang van bezoekers ter plaatse te regelen via een kioskterminal. Gasten die hun gegevens nog niet vooraf via e-mail hebben ingevuld, kunnen deze eenvoudig op een tablet controleren, aanvullen en bevestigen. Bovendien kunnen belangrijke documenten, zoals privacyverklaringen of beveiligingsmededelingen, digitaal worden ondertekend.
Personaliseer uw bezoekersbeheersoftware!
.svg)
Selecteer registratievelden
.svg)
Lever documenten aan
.svg)
Privacyinstellingen
Digitale handtekening voor belangrijke documenten
Met het bezoekersmanagementsysteem kunnen bezoekers bedrijfsdocumenten eenvoudig digitaal ondertekenen en daarmee hun toestemming geven. De documenten worden meegestuurd met de uitnodigingsmail of kunnen ter plekke via een kiosktablet worden bekeken en ondertekend. Voorbeelden hiervan zijn bedrijfsbeleid, bezoekersregels, privacyverklaringen en geheimhoudingsovereenkomsten.
Digitale handtekening voor belangrijke documenten
Met het bezoekersmanagementsysteem kunnen bezoekers bedrijfsdocumenten eenvoudig digitaal ondertekenen en daarmee hun toestemming geven. De documenten worden meegestuurd met de uitnodigingsmail of kunnen ter plekke via een kiosktablet worden bekeken en ondertekend. Voorbeelden hiervan zijn bedrijfsbeleid, bezoekersregels, privacyverklaringen en geheimhoudingsovereenkomsten.
Gasten eenvoudig inchecken
Met software voor bezoekersbeheer kunnen receptionisten of officemanagers het inchecken van gasten overnemen of dit proces delegeren aan de mensen die de gast oorspronkelijk hebben uitgenodigd. Het inchecken gebeurt altijd digitaal door een interne persoon, nadat de verificatie van de bezoeker is afgerond – per e-mail of bij de bezoekerszuil.
Gasten eenvoudig inchecken
Met software voor bezoekersbeheer kunnen receptionisten of officemanagers het inchecken van gasten overnemen of dit proces delegeren aan de mensen die de gast oorspronkelijk hebben uitgenodigd. Het inchecken gebeurt altijd digitaal door een interne persoon, nadat de verificatie van de bezoeker is afgerond – per e-mail of bij de bezoekerszuil.
Elektronische bezoekerslijst
Met software voor bezoekersbeheer hebben beheerders op elk moment een volledig overzicht van alle bezoekersuitnodigingen en kunnen ze zien welke gasten zich op dat moment op kantoor bevinden. In tegenstelling tot gewone gebruikers, die alleen hun eigen uitgenodigde gasten kunnen zien, kunnen beheerders namens anderen uitnodigingen maken en bestaande bezoeken bewerken.
Elektronische bezoekerslijst
Met software voor bezoekersbeheer hebben beheerders op elk moment een volledig overzicht van alle bezoekersuitnodigingen en kunnen ze zien welke gasten zich op dat moment op kantoor bevinden. In tegenstelling tot gewone gebruikers, die alleen hun eigen uitgenodigde gasten kunnen zien, kunnen beheerders namens anderen uitnodigingen maken en bestaande bezoeken bewerken.
Empfohlene Hardwarelösungen
*We bieden momenteel alleen officiële softwareondersteuning voor apparaten die vermeld staan in de B2B-partnershop. Je kunt Flexopus ook gebruiken op andere apparaten met beperkte ondersteuning.
Bestel via de webshop van de B2B-partner!
Bestel de aanbevolen hardwareoplossingen via de webshop van onze partner B2B!
Waarom heeft u software voor bezoekersbeheer nodig?
Efficiënt bezoekersmanagement
Het gebruik van bezoekersbeheersoftware versnelt het proces. De host verzamelt vooraf via een app de basisgegevens van de bezoeker. De bezoeker bevestigt zijn of haar gegevens online of ter plaatse op een tablet in slechts enkele seconden. Maak uw aanmeldingsproces digitaler en efficiënter met Flexopus.
.svg)
Professionele bezoekerservaring
De eerste indruk is altijd cruciaal, vooral bij belangrijke klanten en bezoekers. Door gebruik te maken van moderne en professionele bezoekersmanagementsoftware kunt u een professionele indruk achterlaten en een unieke bezoekerservaring creëren die tevens de kwaliteit van uw bedrijf weerspiegelt.
.svg)
Overzicht van bezoekgegevens
Onze bezoekersbeheersoftware Flexopus registreert digitaal alle gegevens van het bezoek: gastheer/gastvrouw, naam van de bezoeker inclusief contactgegevens, bezoekperiode, bedrijfsgegevens en geverifieerde documenten van de bezoeker. Als beheerder kunt u deze gegevens bekijken en hebt u altijd een transparant overzicht.
.svg)
Verwerk bezoekersgegevens veilig in overeenstemming met de AVG.
Volgens de AVG mogen persoonsgegevens alleen voor specifieke doeleinden en gedurende een beperkte tijd worden opgeslagen. Met de individuele instellingen voor gegevensanonimisering in Flexopus kunt u de gegevens van uw bezoekers beschermen en de gegevens tijdig en veilig automatisch anonimiseren, afhankelijk van uw doel.
Beheer meerdere locaties
Met de Workplace Management App Flexopus kunt u uw bezoekers op al uw locaties centraal beheren in één softwareprogramma. Kantoorbeheerders en receptiemedewerkers kunnen – afhankelijk van hun bevoegdheid – bezoekers op hun eigen of andere locaties bekijken zonder fysiek aanwezig te hoeven zijn.
Lijst met brandbeveiligingsmaatregelen
Met de bezoekersbeheerapp Flexopus kunnen bevoegde medewerkers in geval van brand een lijst bekijken van alle actieve bezoekers op de locatie. Deze checklist helpt om in geval van nood of evacuatie alle relevante informatie direct bij de hand te hebben en om te controleren of alle personen het kantoor hebben verlaten.
Boek een live demonstratie!
Heeft u interesse of vragen?
Vragen en antwoorden over bezoekersbeheer
Welke voordelen biedt Flexopus voor bezoekersmanagement?
Flexopus biedt een eenvoudige manier om bezoekers te registreren en te volgen. Het automatiseert het incheckproces, verstuurt meldingen en verbetert zo het bezoekersbeheer, wat leidt tot een betere organisatie en een soepelere ontvangst. Daarnaast kunnen bezoekers hun eigen documenten uploaden voor ondertekening en zich vooraf registreren via e-mail of ter plaatse bij een kiosk.
Welke functies moet een goed bezoekersmanagementsysteem bieden?
Een goed bezoekersbeheersysteem moet onder andere een eenvoudige registratie, de mogelijkheid tot voorregistratie, veiligheidscontroles, digitale handtekeningen, een incheckfunctie en de uitgifte van naambadges bieden.
Hoe helpt bezoekersbeheersoftware bij het maken en beheren van bezoekerslijsten?
Een digitale app voor bezoekersbeheer zoals Flexopus maakt het eenvoudig om bezoekerslijsten te beheren. Allereerst worden bezoekersgegevens verzameld en, indien nodig, digitaal geverifieerd en aangevuld. Ter plaatse vindt een schriftelijke registratie (toegangscontrole) plaats, en na het bezoek wordt de uitcheckprocedure uitgevoerd. Dit stelt bedrijven in staat om te allen tijde bij te houden wie er op hun terrein aanwezig is.
Voor wie is bezoekersmanagementsoftware nuttig?
Software voor bezoekersbeheer is waardevol voor bedrijven van elke omvang die regelmatig gasten ontvangen. Het vereenvoudigt de registratieprocessen, verhoogt de beveiliging, zorgt voor transparantie over de bezoekersstromen en garandeert een professionele eerste indruk bij de receptie. Daarnaast is er een dagelijks bijgewerkt overzicht beschikbaar van alle personen die zich in het gebouw bevinden – een belangrijk aspect om betrouwbaar te kunnen voldoen aan de veiligheidseisen en brandveiligheidsvoorschriften.
Blogberichten over bezoekersbeheer
_11zon.jpg)
Nieuw werklexicon
Klaar voor de volgende stap?
.webp)