Software di gestione dei visitatori semplice
Grazie al sistema di gestione visitatori Flexopus, le aziende possono gestire i propri visitatori in modo rapido e sicuro. L'app consente una facile registrazione e preregistrazione degli ospiti esterni e garantisce un'elaborazione digitale e fluida delle visite.
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Come funziona la gestione dei visitatori con Flexopus?
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Invitare ospiti
L'ospite o il responsabile dell'ufficio possono pre-registrare gli ospiti e l'invito verrà inviato via e-mail.
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Verifica degli ospiti
Gli ospiti hanno la possibilità di completare la propria registrazione online in anticipo oppure in loco, presso il chiosco per i visitatori.
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Registrati
Dopo la verifica, il check-in viene effettuato dal personale della reception o dall'host.
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Guardare
Al momento della partenza, gli ospiti vengono liberati e il registro viene conservato nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati.
Che cos'è un'app per la gestione dei visitatori?
Grazie al software di gestione visitatori è possibile registrare gli ospiti in ufficio senza utilizzare carta. Il software digitalizza l'intero processo di gestione dei visitatori: dalla registrazione e verifica fino all'accoglienza in loco e alla registrazione. I visitatori esterni riceveranno un invito via e-mail, potranno effettuare la verifica in anticipo oppure completare la procedura direttamente presso il chiosco per visitatori in loco. La reception riceve una panoramica in tempo reale di tutti i visitatori, comprese statistiche utili per la gestione delle visite.
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Registrare i visitatori in anticipo
Ottimizza la gestione dei visitatori registrandoli in anticipo tramite l'app Flexopus. In questo modo si garantisce un check-in rapido e agevole in loco, si riducono i tempi di attesa e si ha sempre il controllo su chi è autorizzato ad accedere all'ufficio o ai locali aziendali, per una maggiore sicurezza nella vostra azienda.
Registrare i visitatori in anticipo
Ottimizza la gestione dei visitatori registrandoli in anticipo tramite l'app Flexopus. In questo modo si garantisce un check-in rapido e agevole in loco, si riducono i tempi di attesa e si ha sempre il controllo su chi è autorizzato ad accedere all'ufficio o ai locali aziendali, per una maggiore sicurezza nella vostra azienda.
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Invito digitale per i visitatori
Invia inviti personalizzati ai tuoi ospiti via e-mail in modo che possano controllare le loro informazioni online e aggiungere quelle necessarie. Inoltre, puoi fornire in anticipo documenti importanti, come indicazioni o linee guida sulla sicurezza. Ciò consente una verifica tempestiva dell'identità dei visitatori e velocizza la procedura di check-in alla reception.
Invito digitale per i visitatori
Invia inviti personalizzati ai tuoi ospiti via e-mail in modo che possano controllare le loro informazioni online e aggiungere quelle necessarie. Inoltre, puoi fornire in anticipo documenti importanti, come indicazioni o linee guida sulla sicurezza. Ciò consente una verifica tempestiva dell'identità dei visitatori e velocizza la procedura di check-in alla reception.
Gestione dei visitatori alla reception tramite terminale chiosco
Ottimizza la gestione dei visitatori gestendo l'ammissione dei visitatori in loco tramite un terminale chiosco. Gli ospiti che non hanno ancora completato in anticipo i propri dati via e-mail, possono facilmente controllarli, completarli e confermarli su un tablet. Inoltre, documenti importanti come le dichiarazioni sulla privacy o gli avvisi di sicurezza possono essere firmati digitalmente.
Gestione dei visitatori alla reception tramite terminale chiosco
Ottimizza la gestione dei visitatori gestendo l'ammissione dei visitatori in loco tramite un terminale chiosco. Gli ospiti che non hanno ancora completato in anticipo i propri dati via e-mail, possono facilmente controllarli, completarli e confermarli su un tablet. Inoltre, documenti importanti come le dichiarazioni sulla privacy o gli avvisi di sicurezza possono essere firmati digitalmente.
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Seleziona i campi di registrazione
Fornire documenti
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Impostazioni sulla privacy
Firma digitale per documenti importanti
Grazie al Visitor Management System, i visitatori possono facilmente firmare digitalmente i documenti aziendali e quindi dare il loro consenso. I documenti vengono inviati con l'e-mail di invito oppure possono essere visualizzati e firmati in loco tramite un tablet chiosco. Tra gli esempi rientrano le politiche aziendali, le normative sui visitatori, le dichiarazioni sulla privacy e gli accordi di riservatezza.
Firma digitale per documenti importanti
Grazie al Visitor Management System, i visitatori possono facilmente firmare digitalmente i documenti aziendali e quindi dare il loro consenso. I documenti vengono inviati con l'e-mail di invito oppure possono essere visualizzati e firmati in loco tramite un tablet chiosco. Tra gli esempi rientrano le politiche aziendali, le normative sui visitatori, le dichiarazioni sulla privacy e gli accordi di riservatezza.
Effettua il check-in degli ospiti facilmente
Grazie al software di gestione dei visitatori, i receptionist o i responsabili dell'ufficio possono occuparsi del check-in degli ospiti o delegare questo processo alle persone che hanno originariamente invitato l'ospite. Una volta completata la verifica del visitatore, il check-in viene sempre effettuato digitalmente da una persona interna, tramite e-mail o presso il chiosco per visitatori.
Effettua il check-in degli ospiti facilmente
Grazie al software di gestione dei visitatori, i receptionist o i responsabili dell'ufficio possono occuparsi del check-in degli ospiti o delegare questo processo alle persone che hanno originariamente invitato l'ospite. Una volta completata la verifica del visitatore, il check-in viene sempre effettuato digitalmente da una persona interna, tramite e-mail o presso il chiosco per visitatori.
Elenco elettronico dei visitatori
Grazie al software di gestione dei visitatori, gli amministratori hanno sempre una panoramica completa di tutti gli inviti dei visitatori e possono vedere quali ospiti si trovano attualmente in ufficio. A differenza degli utenti normali, che possono vedere solo gli ospiti a cui hanno invitato, gli amministratori hanno la possibilità di creare inviti per conto di altri e di modificare le visite esistenti.
Elenco elettronico dei visitatori
Grazie al software di gestione dei visitatori, gli amministratori hanno sempre una panoramica completa di tutti gli inviti dei visitatori e possono vedere quali ospiti si trovano attualmente in ufficio. A differenza degli utenti normali, che possono vedere solo gli ospiti a cui hanno invitato, gli amministratori hanno la possibilità di creare inviti per conto di altri e di modificare le visite esistenti.
Empfohlene Hardwarelösungen
*Eine offizielle Software Support haben wir aktuell nur für die Geräte die in dem B2B Partner Shop gelistet sind. Auf andere Geräte können Sie Flexopus auch installieren, aber dafür können wir nur beschränkt Support leisten, da wir keine Testgeräte im Haus haben.
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Perché hai bisogno di un software di gestione dei visitatori?
Effizientes Besuchermanagement
Der Einsatz von einer Besuchermanagementsoftware beschleunigt den Prozess. Der Gastgeber erfasst die Basisdaten vom Besucher im Voraus per App. Der Besucher bestätigt seine Daten online oder vor Ort auf einem Tablet in nur wenigen Sekunden. Gestalten Sie den Einlassprozess dank Flexopus digitaler und effizienter.
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Professionelles Besuchererlebnis
Der erste Eindruck ist immer ausschlaggebend, insbesondere bei wichtigen Kunden und Besuchern. Durch den Einsatz einer modernen und professionellen Besuchermanagement Software können Sie einen seriösen Eindruck und ein einmaliges Besuchererlebnis hinterlassen, das auch die Qualität Ihres Unternehmens widerspiegelt.
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Besuchsdaten im Überblick
Unsere Visitor Management Software Flexopus erfasst alle Daten des Besuchs digital: Gastgeber, Name des Besuchers inkl. Kontaktdaten, Zeitraum des Besuchs, Unternehmensangaben sowie bestätigte Unterlagen des Besuchers. Diese Daten können Sie als Administrator einsehen und sich stets einen transparenten Überblick verschaffen.
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Besucherdaten sicher nach DSGVO verarbeiten
Personenbezogene Daten dürfen laut DSGVO nur zweckgebunden und zeitlich begrenzt gespeichert werden. Mit den individuellen Einstellungen für die Datenanonymisierung in Flexopus können Sie die Daten Ihrer Besucher schützen und gemäß Ihrem Zweck rechtzeitig und sicher eine automatische Anonymisierung der Daten vornehmen.
Mehrere Standorte verwalten
Mit der Workplace Management App Flexopus steuern Sie Ihr Besuchermanagement über alle Standorte zentral in einer Software. Office-Manager und Mitarbeitende am Empfang können - je nach Berechtigung - nur die Besucher ihrer oder auch anderer Standorte einsehen, ohne zwingend persönlich vor Ort zu sein.
Sammelliste für Brandschutz
Mit der Besuchermanagement App Flexopus können Berechtigte im Brandfall eine Liste aller aktiven Besucher am Standort einsehen. Diese Sammelliste hilft, um im Notfall oder im Evakuierungsfall in Echtzeit alle relevanten Informationen zur Hand zu haben und sicherzustellen, dass alle Personen das Büro verlassen haben.
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Domande e risposte sulla gestione dei visitatori
Quali sono i vantaggi di Flexopus per la gestione dei visitatori?
Flexopus offre un modo semplice per registrare e tracciare i visitatori. Automatizza il processo di check-in, invia notifiche e quindi migliora il processo di gestione dei visitatori, con conseguente migliore organizzazione e ricezione più fluida. Inoltre, i propri documenti possono essere caricati per la firma e i visitatori possono registrarsi in anticipo via e-mail o registrarsi presso un chiosco locale.
Quali funzionalità dovrebbe offrire un buon sistema di gestione dei visitatori?
Un buon sistema di gestione dei visitatori dovrebbe offrire, tra le altre cose, login semplice, preregistrazione, controlli di sicurezza, firme digitali, una funzione di check-in e l'emissione di targhette con il nome.
In che modo il software di gestione dei visitatori aiuta a creare e gestire elenchi di visitatori?
Un'app digitale per la gestione dei visitatori come Flexopus semplifica la gestione degli elenchi dei visitatori. Innanzitutto, i dati dei visitatori vengono raccolti e, se necessario, verificati e integrati digitalmente. Una registrazione documentata (controllo degli accessi) viene effettuata in loco e il check-out viene effettuato dopo la visita. In questo modo, le aziende hanno sempre una panoramica di chi si trova nei loro locali.
A chi è utile il software di gestione dei visitatori?
Il software di gestione dei visitatori è utile per le aziende di tutte le dimensioni che ricevono regolarmente ospiti. Semplifica i processi di registrazione, aumenta la sicurezza, crea trasparenza sui flussi di visitatori e garantisce una prima impressione professionale alla reception. Inoltre, ogni giorno è disponibile una panoramica aggiornata di tutte le persone presenti nell'edificio, un aspetto importante per soddisfare in modo affidabile i requisiti di sicurezza e di protezione antincendio.
Come posso garantire che la registrazione dei visitatori sia legalmente sicura in conformità alla norma ISO 27001/TISAX?
Le aziende che richiedono la certificazione ISO/IEC 27001 o TISAX dimostrano quindi di aver implementato un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS). Un requisito importante di questi standard è la corretta documentazione dei visitatori esterni ai locali aziendali al fine di soddisfare i requisiti di sicurezza. Con un software di gestione dei visitatori come Flexopus, i visitatori possono essere registrati digitalmente e archiviati in modo sicuro in conformità con i requisiti ISMS.
Ho bisogno di dispositivi aggiuntivi per utilizzare Flexopus Visitor Management?
No, Flexopus è completamente basato sul web. I visitatori possono registrarsi tramite tablet, laptop o terminali di reception esistenti. Non è richiesto hardware aggiuntivo, ma può essere integrato come opzione, ad esempio per il check-in con PIN/codice QR o la stampa di documenti d'identità.
Post del blog sulla gestione dei visitatori
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