Software di gestione dei visitatori semplice
Grazie al sistema di gestione visitatori Flexopus, le aziende possono gestire i propri visitatori in modo rapido e sicuro. L'app consente una facile registrazione e preregistrazione degli ospiti esterni e garantisce un'elaborazione digitale e fluida delle visite.
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Già in uso in oltre 4000 uffici!
Come funziona la gestione dei visitatori con Flexopus?
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Invita gli ospiti
L'ospite o il responsabile dell'ufficio possono registrare gli ospiti in anticipo e l'invito verrà inviato via e-mail.
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Verifica dell'ospite
Gli ospiti hanno la possibilità di completare la registrazione online in anticipo oppure in loco, presso il chiosco per i visitatori.
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Registrati
Dopo la verifica, il check-in viene effettuato dal personale della reception o dall'host.
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Guardare
Al momento della partenza, gli ospiti vengono registrati e il registro viene conservato nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati.
Klicken Sie sich durch die Funktionen
Che cos'è un'app per la gestione dei visitatori?
Grazie al software di gestione visitatori è possibile registrare gli ospiti in ufficio senza utilizzare carta. Il software digitalizza l'intero processo di gestione dei visitatori: dalla registrazione e verifica fino all'accoglienza in loco e alla registrazione. I visitatori esterni riceveranno un invito via e-mail, potranno effettuare la verifica in anticipo oppure completare la procedura direttamente presso il chiosco per visitatori in loco. La reception riceve una panoramica in tempo reale di tutti i visitatori, comprese statistiche utili per la gestione delle visite.
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Registra i visitatori in anticipo
Ottimizza la gestione dei visitatori registrando i tuoi ospiti in anticipo tramite l'app Flexopus. In questo modo puoi garantire un check-in veloce e senza intoppi sul posto, ridurre i tempi di attesa e avere sempre sotto controllo chi può entrare nell'ufficio o nei locali aziendali, per una maggiore sicurezza nella tua azienda.
Registra i visitatori in anticipo
Ottimizza la gestione dei visitatori registrando i tuoi ospiti in anticipo tramite l'app Flexopus. In questo modo puoi garantire un check-in veloce e senza intoppi sul posto, ridurre i tempi di attesa e avere sempre sotto controllo chi può entrare nell'ufficio o nei locali aziendali, per una maggiore sicurezza nella tua azienda.
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Invito digitale per i visitatori
Invia inviti personalizzati via email ai tuoi ospiti, in modo che possano verificare e, se necessario, integrare i loro dati online. Inoltre, puoi fornire in anticipo documenti importanti, come indicazioni o linee guida sulla sicurezza. Ciò consente una verifica anticipata dell'identità dei tuoi visitatori e velocizza il processo di check-in alla reception.
Invito digitale per i visitatori
Invia inviti personalizzati via email ai tuoi ospiti, in modo che possano verificare e, se necessario, integrare i loro dati online. Inoltre, puoi fornire in anticipo documenti importanti, come indicazioni o linee guida sulla sicurezza. Ciò consente una verifica anticipata dell'identità dei tuoi visitatori e velocizza il processo di check-in alla reception.
Gestione dei visitatori alla reception tramite terminale chiosco
Ottimizza la gestione dei visitatori gestendo l'ammissione dei visitatori in loco tramite un terminale chiosco. Gli ospiti che non hanno già completato i loro dati in anticipo via email possono semplicemente verificarli, integrarli e confermarli su un tablet. Inoltre, documenti importanti come le dichiarazioni sulla privacy o gli avvisi di sicurezza possono essere firmati digitalmente.
Gestione dei visitatori alla reception tramite terminale chiosco
Ottimizza la gestione dei visitatori gestendo l'ammissione dei visitatori in loco tramite un terminale chiosco. Gli ospiti che non hanno già completato i loro dati in anticipo via email possono semplicemente verificarli, integrarli e confermarli su un tablet. Inoltre, documenti importanti come le dichiarazioni sulla privacy o gli avvisi di sicurezza possono essere firmati digitalmente.
Personalizza il tuo software di gestione dei visitatori!
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Seleziona i campi di registrazione
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Fornire documenti
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Impostazioni sulla privacy
Firma digitale per documenti importanti
Il sistema di gestione dei visitatori consente ai visitatori di firmare digitalmente e con facilità i documenti aziendali e quindi di dare il proprio consenso. I documenti vengono inviati con l'email di invito oppure possono essere visualizzati e firmati in loco tramite un tablet chiosco. Tra gli esempi rientrano le politiche aziendali, le normative sui visitatori, le dichiarazioni sulla privacy e gli accordi di riservatezza.
Firma digitale per documenti importanti
Il sistema di gestione dei visitatori consente ai visitatori di firmare digitalmente e con facilità i documenti aziendali e quindi di dare il proprio consenso. I documenti vengono inviati con l'email di invito oppure possono essere visualizzati e firmati in loco tramite un tablet chiosco. Tra gli esempi rientrano le politiche aziendali, le normative sui visitatori, le dichiarazioni sulla privacy e gli accordi di riservatezza.
Effettua il check-in degli ospiti in modo semplice
Con il software di gestione dei visitatori, i receptionist o i responsabili dell'ufficio possono occuparsi del check-in degli ospiti o delegare questo processo alle persone che hanno originariamente invitato l'ospite. Il check-in viene sempre effettuato digitalmente da una persona interna una volta completata la verifica del visitatore, tramite email o presso il chiosco per i visitatori.
Effettua il check-in degli ospiti in modo semplice
Con il software di gestione dei visitatori, i receptionist o i responsabili dell'ufficio possono occuparsi del check-in degli ospiti o delegare questo processo alle persone che hanno originariamente invitato l'ospite. Il check-in viene sempre effettuato digitalmente da una persona interna una volta completata la verifica del visitatore, tramite email o presso il chiosco per i visitatori.
Elenco elettronico dei visitatori
Con il software di gestione dei visitatori, gli amministratori hanno sempre una panoramica completa di tutti gli inviti dei visitatori e possono vedere quali ospiti si trovano attualmente in ufficio. A differenza degli utenti normali, che possono vedere solo i propri ospiti invitati, gli amministratori hanno la possibilità di creare inviti per conto di altri e di modificare le visite esistenti.
Elenco elettronico dei visitatori
Con il software di gestione dei visitatori, gli amministratori hanno sempre una panoramica completa di tutti gli inviti dei visitatori e possono vedere quali ospiti si trovano attualmente in ufficio. A differenza degli utenti normali, che possono vedere solo i propri ospiti invitati, gli amministratori hanno la possibilità di creare inviti per conto di altri e di modificare le visite esistenti.
Empfohlene Hardwarelösungen
*Attualmente offriamo supporto software ufficiale solo per i dispositivi elencati nel negozio partner B2B. Puoi utilizzare Flexopus anche su altri dispositivi con supporto limitato.
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Perché hai bisogno di un software di gestione dei visitatori?
Gestione efficiente dei visitatori
L'utilizzo di un software per la gestione dei visitatori velocizza il processo. L’host raccoglie in anticipo i dati di base del visitatore tramite l’app. Il visitatore conferma i propri dati online o in loco su un tablet in pochi secondi. Rendi il tuo processo di inserimento più digitale ed efficiente con Flexopus.
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Esperienza professionale dei visitatori
La prima impressione è sempre decisiva, soprattutto con clienti e visitatori importanti. Utilizzando un software di gestione dei visitatori moderno e professionale, puoi lasciare un'impressione professionale e offrire ai visitatori un'esperienza unica che riflette anche la qualità della tua azienda.
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Panoramica dei dati delle visite
Il nostro software di gestione visitatori Flexopus registra digitalmente tutti i dati della visita: host, nome del visitatore con relativi dettagli di contatto, orario della visita, informazioni sull'azienda e documenti del visitatore confermato. In qualità di amministratore, puoi visualizzare questi dati e avere sempre una panoramica trasparente.
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Elaborare i dati dei visitatori in modo sicuro in conformità con il GDPR
Secondo il GDPR, i dati personali possono essere conservati solo per scopi specifici e per un periodo di tempo limitato. Con le impostazioni di anonimizzazione dei dati individuali in Flexopus puoi proteggere i dati dei tuoi visitatori ed eseguire l'anonimizzazione automatica dei dati in modo tempestivo e sicuro, in base alle tue finalità.
Gestire più sedi
Con l'app di gestione del posto di lavoro Flexopus puoi gestire centralmente la gestione dei visitatori in tutte le sedi tramite un unico software. I responsabili degli uffici e il personale addetto alla reception possono, a seconda della loro autorizzazione, visionare i visitatori che si recano presso la propria sede o in altre sedi senza necessariamente essere fisicamente presenti.
Elenco di raccolta per la protezione antincendio
Con l'app di gestione visitatori Flexopus, le persone autorizzate possono visualizzare un elenco di tutti i visitatori attivi nella sede in caso di incendio. Questo elenco di raccolta aiuta ad avere a disposizione tutte le informazioni rilevanti in tempo reale in caso di emergenza o evacuazione e ad accertarsi che tutti abbiano lasciato l'ufficio.
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Domande e risposte sulla gestione dei visitatori
Quali vantaggi offre Flexopus per la gestione dei visitatori?
Flexopus offre un modo semplice per registrare e monitorare i visitatori. Automatizza il processo di check-in, invia notifiche e migliora così il processo di gestione dei visitatori, garantendo una migliore organizzazione e un'accoglienza più fluida. Inoltre, i visitatori possono caricare i propri documenti per la firma e possono registrarsi in anticipo via e-mail oppure registrarsi in loco presso un chiosco.
Quali caratteristiche dovrebbe offrire un buon sistema di gestione dei visitatori?
Un buon sistema di gestione dei visitatori dovrebbe offrire, tra le altre cose, una facile registrazione, la possibilità di preregistrazione, controlli di sicurezza, firme digitali, una funzione di check-in e il rilascio di badge nominativi.
In che modo il software di gestione dei visitatori aiuta a creare e gestire gli elenchi dei visitatori?
Un'app digitale per la gestione dei visitatori come Flexopus consente una facile gestione degli elenchi dei visitatori. In primo luogo vengono raccolti i dati dei visitatori e, se necessario, verificati e integrati digitalmente. In loco avviene una registrazione documentata (controllo degli accessi) e, dopo la visita, si procede al check-out. Ciò consente alle aziende di tenere traccia in ogni momento di chi si trova nei loro locali.
Per chi è utile il software di gestione dei visitatori?
Il software di gestione dei visitatori è utile per le aziende di tutte le dimensioni che ricevono ospiti regolarmente. Semplifica le procedure di registrazione, aumenta la sicurezza, crea trasparenza sui flussi dei visitatori e garantisce una prima impressione professionale alla reception. Inoltre, è disponibile una panoramica aggiornata quotidianamente di tutte le persone presenti nell'edificio, un aspetto importante per soddisfare in modo affidabile i requisiti di sicurezza e le norme antincendio.
Post del blog sulla gestione dei visitatori
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