Software di gestione dei visitatori semplice
Grazie al sistema di gestione visitatori Flexopus, le aziende possono gestire i propri visitatori in modo rapido e sicuro. L'app consente una facile registrazione e preregistrazione degli ospiti esterni e garantisce un'elaborazione digitale e fluida delle visite.
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Come funziona la gestione dei visitatori con Flexopus?
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Invitare ospiti
L'ospite o il responsabile dell'ufficio possono pre-registrare gli ospiti e l'invito verrà inviato via e-mail.
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Verifica degli ospiti
Gli ospiti hanno la possibilità di completare la propria registrazione online in anticipo oppure in loco, presso il chiosco per i visitatori.
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Registrati
Dopo la verifica, il check-in viene effettuato dal personale della reception o dall'host.
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Guardare
Al momento della partenza, gli ospiti vengono liberati e il registro viene conservato nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati.
Che cos'è un'app per la gestione dei visitatori?
Grazie al software di gestione visitatori è possibile registrare gli ospiti in ufficio senza utilizzare carta. Il software digitalizza l'intero processo di gestione dei visitatori: dalla registrazione e verifica fino all'accoglienza in loco e alla registrazione. I visitatori esterni riceveranno un invito via e-mail, potranno effettuare la verifica in anticipo oppure completare la procedura direttamente presso il chiosco per visitatori in loco. La reception riceve una panoramica in tempo reale di tutti i visitatori, comprese statistiche utili per la gestione delle visite.
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Registrare i visitatori in anticipo
Ottimizza la gestione dei visitatori registrandoli in anticipo tramite l'app Flexopus. In questo modo si garantisce un check-in rapido e agevole in loco, si riducono i tempi di attesa e si ha sempre il controllo su chi è autorizzato ad accedere all'ufficio o ai locali aziendali, per una maggiore sicurezza nella vostra azienda.
Registrare i visitatori in anticipo
Ottimizza la gestione dei visitatori registrandoli in anticipo tramite l'app Flexopus. In questo modo si garantisce un check-in rapido e agevole in loco, si riducono i tempi di attesa e si ha sempre il controllo su chi è autorizzato ad accedere all'ufficio o ai locali aziendali, per una maggiore sicurezza nella vostra azienda.
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Invito digitale per i visitatori
Invia inviti personalizzati ai tuoi ospiti via e-mail in modo che possano controllare le loro informazioni online e aggiungere quelle necessarie. Inoltre, puoi fornire in anticipo documenti importanti, come indicazioni o linee guida sulla sicurezza. Ciò consente una verifica tempestiva dell'identità dei visitatori e velocizza la procedura di check-in alla reception.
Invito digitale per i visitatori
Invia inviti personalizzati ai tuoi ospiti via e-mail in modo che possano controllare le loro informazioni online e aggiungere quelle necessarie. Inoltre, puoi fornire in anticipo documenti importanti, come indicazioni o linee guida sulla sicurezza. Ciò consente una verifica tempestiva dell'identità dei visitatori e velocizza la procedura di check-in alla reception.
Gestione dei visitatori alla reception tramite terminale chiosco
Ottimizza la gestione dei visitatori gestendo l'ammissione dei visitatori in loco tramite un terminale chiosco. Gli ospiti che non hanno ancora completato in anticipo i propri dati via e-mail, possono facilmente controllarli, completarli e confermarli su un tablet. Inoltre, documenti importanti come le dichiarazioni sulla privacy o gli avvisi di sicurezza possono essere firmati digitalmente.
Gestione dei visitatori alla reception tramite terminale chiosco
Ottimizza la gestione dei visitatori gestendo l'ammissione dei visitatori in loco tramite un terminale chiosco. Gli ospiti che non hanno ancora completato in anticipo i propri dati via e-mail, possono facilmente controllarli, completarli e confermarli su un tablet. Inoltre, documenti importanti come le dichiarazioni sulla privacy o gli avvisi di sicurezza possono essere firmati digitalmente.
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Seleziona i campi di registrazione
Fornire documenti
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Impostazioni sulla privacy
Firma digitale per documenti importanti
Grazie al Visitor Management System, i visitatori possono facilmente firmare digitalmente i documenti aziendali e quindi dare il loro consenso. I documenti vengono inviati con l'e-mail di invito oppure possono essere visualizzati e firmati in loco tramite un tablet chiosco. Tra gli esempi rientrano le politiche aziendali, le normative sui visitatori, le dichiarazioni sulla privacy e gli accordi di riservatezza.
Firma digitale per documenti importanti
Grazie al Visitor Management System, i visitatori possono facilmente firmare digitalmente i documenti aziendali e quindi dare il loro consenso. I documenti vengono inviati con l'e-mail di invito oppure possono essere visualizzati e firmati in loco tramite un tablet chiosco. Tra gli esempi rientrano le politiche aziendali, le normative sui visitatori, le dichiarazioni sulla privacy e gli accordi di riservatezza.
Effettua il check-in degli ospiti facilmente
Grazie al software di gestione dei visitatori, i receptionist o i responsabili dell'ufficio possono occuparsi del check-in degli ospiti o delegare questo processo alle persone che hanno originariamente invitato l'ospite. Una volta completata la verifica del visitatore, il check-in viene sempre effettuato digitalmente da una persona interna, tramite e-mail o presso il chiosco per visitatori.
Effettua il check-in degli ospiti facilmente
Grazie al software di gestione dei visitatori, i receptionist o i responsabili dell'ufficio possono occuparsi del check-in degli ospiti o delegare questo processo alle persone che hanno originariamente invitato l'ospite. Una volta completata la verifica del visitatore, il check-in viene sempre effettuato digitalmente da una persona interna, tramite e-mail o presso il chiosco per visitatori.
Elenco elettronico dei visitatori
Grazie al software di gestione dei visitatori, gli amministratori hanno sempre una panoramica completa di tutti gli inviti dei visitatori e possono vedere quali ospiti si trovano attualmente in ufficio. A differenza degli utenti normali, che possono vedere solo gli ospiti a cui hanno invitato, gli amministratori hanno la possibilità di creare inviti per conto di altri e di modificare le visite esistenti.
Elenco elettronico dei visitatori
Grazie al software di gestione dei visitatori, gli amministratori hanno sempre una panoramica completa di tutti gli inviti dei visitatori e possono vedere quali ospiti si trovano attualmente in ufficio. A differenza degli utenti normali, che possono vedere solo gli ospiti a cui hanno invitato, gli amministratori hanno la possibilità di creare inviti per conto di altri e di modificare le visite esistenti.
Perché hai bisogno di un software di gestione dei visitatori?
Gestione efficiente dei visitatori
L'uso di un software di gestione dei visitatori velocizza il processo. L’host raccoglie in anticipo i dati di base del visitatore tramite l’app. Il visitatore conferma i suoi dati online o in loco su un tablet in pochi secondi. Rendi il processo di ammissione più digitale ed efficiente grazie a Flexopus.
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Esperienza professionale dei visitatori
La prima impressione è sempre decisiva, soprattutto per i clienti importanti e i visitatori . Utilizzando un software di gestione visitatori moderno e professionale, puoi lasciare un'impressione positiva e offrire ai visitatori un'esperienza unica che rispecchi anche la qualità della tua azienda.
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Gestire più sedi
Con l'app Workplace Management Flexopus puoi gestire centralmente la gestione dei visitatori in tutte le sedi tramite un unico software. I responsabili degli uffici e il personale addetto alla reception possono, a seconda della loro autorizzazione, solo visionare i visitatori che si recano nella loro sede o in altre sedi, senza necessariamente essere presenti di persona.
Elaborare i dati dei visitatori in modo sicuro secondo il GDPR
Secondo il GDPR, i dati personali possono essere conservati solo per uno scopo specifico e per un periodo di tempo limitato. Con le impostazioni individuali per l'anonimizzazione dei dati in Flexopus puoi proteggere i dati dei tuoi visitatori e renderli automaticamente anonimi in modo tempestivo e sicuro, in base alle tue finalità.
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Elenco di raccolta per la protezione antincendio
Con l'app di gestione visitatori Flexopus, le persone autorizzate possono visualizzare un elenco di tutti i visitatori attivi nella sede in caso di incendio. Questo elenco di raccolta aiuta ad avere a disposizione tutte le informazioni rilevanti in tempo reale in caso di emergenza o evacuazione e ad accertarsi che tutti abbiano lasciato l'ufficio.
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Visita i dati a colpo d'occhio
Il nostro software di gestione visitatori Flexopus registra digitalmente tutti i dati della visita: host, nome del visitatore con relativi dettagli di contatto, orario della visita, informazioni sull'azienda e documenti del visitatore confermato. In qualità di amministratore, puoi visualizzare questi dati e avere sempre una panoramica trasparente.
Domande e risposte sulla gestione dei visitatori
Quali sono i vantaggi di Flexopus per la gestione dei visitatori?
Flexopus offre un modo semplice per registrare e tracciare i visitatori. Automatizza il processo di check-in, invia notifiche e quindi migliora il processo di gestione dei visitatori, con conseguente migliore organizzazione e ricezione più fluida. Inoltre, i propri documenti possono essere caricati per la firma e i visitatori possono registrarsi in anticipo via e-mail o registrarsi presso un chiosco locale.
Quali funzionalità dovrebbe offrire un buon sistema di gestione dei visitatori?
Un buon sistema di gestione dei visitatori dovrebbe offrire, tra le altre cose, login semplice, preregistrazione, controlli di sicurezza, firme digitali, una funzione di check-in e l'emissione di targhette con il nome.
In che modo il software di gestione dei visitatori aiuta a creare e gestire elenchi di visitatori?
Un'app digitale per la gestione dei visitatori come Flexopus semplifica la gestione degli elenchi dei visitatori. Innanzitutto, i dati dei visitatori vengono raccolti e, se necessario, verificati e integrati digitalmente. Una registrazione documentata (controllo degli accessi) viene effettuata in loco e il check-out viene effettuato dopo la visita. In questo modo, le aziende hanno sempre una panoramica di chi si trova nei loro locali.
A chi è utile il software di gestione dei visitatori?
Il software di gestione dei visitatori è utile per le aziende di tutte le dimensioni che ricevono regolarmente ospiti. Semplifica i processi di registrazione, aumenta la sicurezza, crea trasparenza sui flussi di visitatori e garantisce una prima impressione professionale alla reception. Inoltre, ogni giorno è disponibile una panoramica aggiornata di tutte le persone presenti nell'edificio, un aspetto importante per soddisfare in modo affidabile i requisiti di sicurezza e di protezione antincendio.
Come posso garantire che la registrazione dei visitatori sia legalmente sicura in conformità alla norma ISO 27001/TISAX?
Le aziende che richiedono la certificazione ISO/IEC 27001 o TISAX dimostrano quindi di aver implementato un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS). Un requisito importante di questi standard è la corretta documentazione dei visitatori esterni ai locali aziendali al fine di soddisfare i requisiti di sicurezza. Con un software di gestione dei visitatori come Flexopus, i visitatori possono essere registrati digitalmente e archiviati in modo sicuro in conformità con i requisiti ISMS.
Ho bisogno di dispositivi aggiuntivi per utilizzare Flexopus Visitor Management?
No, Flexopus è completamente basato sul web. I visitatori possono registrarsi tramite tablet, laptop o terminali di reception esistenti. Non è richiesto hardware aggiuntivo, ma può essere integrato come opzione, ad esempio per il check-in con PIN/codice QR o la stampa di documenti d'identità.
Post del blog sulla gestione dei visitatori
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