La gestione dei visitatori va oltre l'accoglienza e include la preregistrazione, l'invito, la registrazione, la verifica e la registrazione dei visitatori, inclusi il check-in e il check-out, nonché la gestione dei documenti necessari per rispettare le linee guida sulla sicurezza e sulla protezione dei dati. Controlla l'intero processo, dall'invito al commiato, e funge da strumento di amministrazione e controllo. Una delle principali soluzioni software per la moderna gestione dei visitatori è Flexopus.

Oltre alla registrazione online dei visitatori, un'app di gestione dei visitatori come Flexopus dovrebbe offrire anche un invito intelligente (per completare i dati personali, confermare le informazioni sulla protezione dei dati, informazioni sull'orario della visita, su come arrivare o sulle opzioni di parcheggio), un moderno saluto digitale alla reception e una funzione di check-in/check-out fluida. I dati devono essere documentati individualmente, a seconda dello scopo, nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati.

Un buon sistema di gestione dei visitatori dovrebbe mappare l'intero processo, dall'invito dell'ospite alla reception fino al check-out, in modo semplice e intuitivo. Dovrebbe offrire numerose possibilità di impostazione individuale per poter mappare al meglio i singoli processi. Prestare particolare attenzione alle opzioni di impostazione relative alla protezione dei dati e alla privacy, nonché al luogo di archiviazione dei dati.

La gestione dei visitatori è uno strumento importante per la sicurezza delle informazioni e dei visitatori. Sicurezza delle informazioni: i visitatori devono conoscere e rispettare le politiche aziendali, ad esempio Divieto di registrazioni video o limitazione dell'accesso alle aree sensibili. Certificazioni come ISO27001 o TISAX possono prescrivere tali processi per garantire la protezione delle informazioni. Sicurezza dei visitatori: una gestione efficiente dei visitatori supporta anche la protezione antincendio. In caso di emergenza, è utile avere a portata di mano un elenco completo delle persone evacuate. Inoltre, i piani di evacuazione e le istruzioni di sicurezza possono essere integrati nella registrazione dei visitatori.

Alcuni documenti devono essere firmati dai visitatori, altri richiedono semplicemente la loro conferma. I seguenti documenti sono spesso utilizzati per un processo efficace di gestione dei visitatori. Tutti questi documenti e molti altri ancora possono essere confermati o firmati in anticipo via e-mail utilizzando la registrazione digitale dei visitatori di Flexopus oppure in alternativa in loco tramite un chiosco alla reception. Dichiarazione sulla protezione dei dati: secondo il GDPR, i visitatori devono essere informati sul trattamento dei loro dati personali, inclusi lo scopo, la durata, i diritti e le persone responsabili del trattamento dei dati, nonché i diritti di revoca. Politica per i visitatori: politica che stabilisce le regole di condotta quando si visita l'ufficio, ad esempio vietando di scattare fotografie e registrare video o di accedere alle aree protette. Istruzioni di sicurezza: informazioni sulla protezione antincendio, sulla prevenzione degli incidenti e sul piano di evacuazione. Accordo di non divulgazione: per proteggere le informazioni sensibili, poiché i visitatori potrebbero accedere a informazioni riservate o ascoltare le conversazioni.