Logiciel de gestion des visiteurs simple
Avec le système de gestion des visiteurs Flexopus, les entreprises peuvent gérer leurs visiteurs rapidement et en toute sécurité. L'application permet l'enregistrement et le pré-enregistrement faciles des invités externes et garantit un traitement numérique et transparent des visiteurs.
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Déjà utilisé dans plus de 4000 bureaux !
Comment fonctionne la gestion des visiteurs avec Flexopus ?
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Inviter des invités
L'hôte ou le responsable du bureau peut inscrire les invités à l'avance, et l'invitation sera envoyée par courriel.
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Vérification des invités
Les visiteurs ont la possibilité de compléter leurs informations d'inscription soit en ligne à l'avance, soit sur place au kiosque d'accueil.
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Enregistrement
Après vérification, l'enregistrement est effectué soit par le personnel de la réception, soit par l'hôte.
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Vérifier
Au moment du départ, les dossiers des clients sont vérifiés et le registre est conservé conformément à la réglementation sur la protection des données.
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Qu'est-ce qu'une application de gestion des visiteurs ?
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, vous pouvez enregistrer les invités au bureau sans utiliser de papier. Le logiciel numérise l’ensemble du processus de gestion des visiteurs – de l’enregistrement et de la vérification à la réception et à l’enregistrement sur place. Les visiteurs externes recevront une invitation par e-mail, pourront se vérifier à l'avance ou effectuer les étapes directement au kiosque visiteur sur place. La réception reçoit un aperçu en temps réel de tous les visiteurs, y compris des statistiques significatives pour la gestion des visites.
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Cela vous intéresse ou avez-vous des questions ?
Enregistrer les visiteurs à l'avance
Optimisez la gestion de vos visiteurs en enregistrant vos invités à l'avance via l'application Flexopus. Cela garantit un enregistrement rapide et fluide sur place, réduit les temps d'attente et vous donne le contrôle à tout moment sur qui est autorisé à entrer dans le bureau ou dans les locaux de l'entreprise - pour une plus grande sécurité dans votre entreprise.
Enregistrer les visiteurs à l'avance
Optimisez la gestion de vos visiteurs en enregistrant vos invités à l'avance via l'application Flexopus. Cela garantit un enregistrement rapide et fluide sur place, réduit les temps d'attente et vous donne le contrôle à tout moment sur qui est autorisé à entrer dans le bureau ou dans les locaux de l'entreprise - pour une plus grande sécurité dans votre entreprise.
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Invitation numérique pour les visiteurs
Envoyez des invitations personnalisées à vos invités par e-mail afin qu'ils puissent vérifier leurs informations en ligne et ajouter les informations nécessaires. De plus, vous pouvez fournir à l’avance des documents importants tels que des instructions ou des consignes de sécurité. Cela permet une vérification précoce de l’identité de vos visiteurs et accélère le processus d’enregistrement à la réception.
Invitation numérique pour les visiteurs
Envoyez des invitations personnalisées à vos invités par e-mail afin qu'ils puissent vérifier leurs informations en ligne et ajouter les informations nécessaires. De plus, vous pouvez fournir à l’avance des documents importants tels que des instructions ou des consignes de sécurité. Cela permet une vérification précoce de l’identité de vos visiteurs et accélère le processus d’enregistrement à la réception.
Gestion des visiteurs à la réception via borne kiosque
Optimisez votre gestion des visiteurs en gérant l'admission des visiteurs sur place via une borne kiosque. Les clients qui n'ont pas encore complété leurs coordonnées à l'avance par e-mail peuvent facilement les vérifier, les compléter et les confirmer sur une tablette. De plus, des documents importants tels que des déclarations de confidentialité ou des avis de sécurité peuvent être signés numériquement.
Gestion des visiteurs à la réception via borne kiosque
Optimisez votre gestion des visiteurs en gérant l'admission des visiteurs sur place via une borne kiosque. Les clients qui n'ont pas encore complété leurs coordonnées à l'avance par e-mail peuvent facilement les vérifier, les compléter et les confirmer sur une tablette. De plus, des documents importants tels que des déclarations de confidentialité ou des avis de sécurité peuvent être signés numériquement.
Personnalisez votre logiciel de gestion des visiteurs !
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Sélectionnez les champs d'inscription
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Fournir des documents
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Paramètres de confidentialité
Signature numérique pour les documents importants
Avec le système de gestion des visiteurs, les visiteurs peuvent facilement signer numériquement les documents de l'entreprise et ainsi donner leur consentement. Les documents sont soit envoyés avec l'e-mail d'invitation, soit consultables et signables sur place via une tablette kiosque. Des exemples incluent les politiques de l'entreprise, les règlements des visiteurs, les déclarations de confidentialité et les accords de non-divulgation.
Signature numérique pour les documents importants
Avec le système de gestion des visiteurs, les visiteurs peuvent facilement signer numériquement les documents de l'entreprise et ainsi donner leur consentement. Les documents sont soit envoyés avec l'e-mail d'invitation, soit consultables et signables sur place via une tablette kiosque. Des exemples incluent les politiques de l'entreprise, les règlements des visiteurs, les déclarations de confidentialité et les accords de non-divulgation.
Enregistrez facilement vos invités
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, les réceptionnistes ou les responsables de bureau peuvent prendre en charge l'enregistrement des invités ou déléguer ce processus aux personnes qui ont initialement invité l'invité. L'enregistrement s'effectue toujours numériquement par une personne interne une fois la vérification du visiteur terminée – soit par e-mail, soit à la borne visiteur.
Enregistrez facilement vos invités
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, les réceptionnistes ou les responsables de bureau peuvent prendre en charge l'enregistrement des invités ou déléguer ce processus aux personnes qui ont initialement invité l'invité. L'enregistrement s'effectue toujours numériquement par une personne interne une fois la vérification du visiteur terminée – soit par e-mail, soit à la borne visiteur.
Liste électronique des visiteurs
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, les administrateurs ont à tout moment une vue d'ensemble complète de toutes les invitations de visiteurs et peuvent voir quels invités se trouvent actuellement au bureau. Contrairement aux utilisateurs normaux qui ne peuvent voir que leurs propres invités, les administrateurs ont la possibilité de créer des invitations au nom d'autres personnes et de modifier les visites existantes.
Liste électronique des visiteurs
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, les administrateurs ont à tout moment une vue d'ensemble complète de toutes les invitations de visiteurs et peuvent voir quels invités se trouvent actuellement au bureau. Contrairement aux utilisateurs normaux qui ne peuvent voir que leurs propres invités, les administrateurs ont la possibilité de créer des invitations au nom d'autres personnes et de modifier les visites existantes.
Empfohlene Hardwarelösungen
*Nous n'offrons actuellement de support logiciel officiel que pour les appareils répertoriés dans la boutique de nos partenaires B2B. Vous pouvez également utiliser Flexopus sur d'autres appareils avec une prise en charge limitée.
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Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de gestion des visiteurs ?
Gestion efficace des visiteurs
L'utilisation d'un logiciel de gestion des visiteurs accélère le processus. L'hôte recueille à l'avance les données de base du visiteur via une application. Le visiteur confirme ses données en ligne ou sur place, sur une tablette, en quelques secondes seulement. Simplifiez et optimisez votre processus d'inscription avec Flexopus.
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Expérience des visiteurs professionnels
La première impression est toujours cruciale, surtout avec les clients et visiteurs importants. En utilisant un logiciel de gestion des visiteurs moderne et professionnel, vous pouvez laisser une impression professionnelle et offrir une expérience unique à vos visiteurs, reflétant ainsi la qualité de votre entreprise.
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Aperçu des données de visite
Notre logiciel de gestion des visiteurs Flexopus enregistre numériquement toutes les données de la visite : hôte, nom du visiteur et ses coordonnées, période de la visite, informations sur l’entreprise et documents officiels du visiteur. En tant qu'administrateur, vous pouvez consulter ces données et bénéficier à tout moment d'une vue d'ensemble transparente.
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Traiter les données des visiteurs en toute sécurité, conformément au RGPD
Conformément au RGPD, les données personnelles ne peuvent être conservées que pour des finalités spécifiques et pour une durée limitée. Grâce aux paramètres d'anonymisation des données individuelles de Flexopus, vous pouvez protéger les données de vos visiteurs et effectuer une anonymisation automatique des données de manière opportune et sécurisée, conformément à vos objectifs.
Gérer plusieurs sites
Avec l'application de gestion des espaces de travail Flexopus, vous pouvez gérer de manière centralisée vos visiteurs sur tous vos sites grâce à un seul logiciel. Les responsables de bureau et le personnel d'accueil peuvent – selon leur autorisation – voir les visiteurs se rendant dans leurs locaux ou ailleurs sans nécessairement être physiquement présents.
Liste des mesures de protection contre l'incendie
Grâce à l'application de gestion des visiteurs Flexopus, le personnel autorisé peut consulter la liste de tous les visiteurs présents sur les lieux en cas d'incendie. Cette liste de contrôle permet d'avoir toutes les informations pertinentes à portée de main en temps réel en cas d'urgence ou d'évacuation et de s'assurer que toutes les personnes ont quitté les bureaux.
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Cela vous intéresse ou avez-vous des questions ?
Questions et réponses sur la gestion des visiteurs
Quels sont les avantages de Flexopus pour la gestion des visiteurs ?
Flexopus offre une solution simple pour enregistrer et suivre les visiteurs. Il automatise le processus d'enregistrement, envoie des notifications et améliore ainsi la gestion des visiteurs, ce qui permet une meilleure organisation et un accueil plus fluide. De plus, les visiteurs peuvent télécharger leurs propres documents pour signature et s'inscrire à l'avance par courriel ou sur place à une borne interactive.
Quelles sont les fonctionnalités qu'un bon système de gestion des visiteurs doit offrir ?
Un bon système de gestion des visiteurs doit notamment offrir une inscription facile, la possibilité de pré-inscription, des contrôles de sécurité, des signatures numériques, une fonction d'enregistrement et la délivrance de badges nominatifs.
Comment un logiciel de gestion des visiteurs facilite-t-il la création et la gestion des listes de visiteurs ?
Une application de gestion numérique des visiteurs comme Flexopus permet une gestion facile des listes de visiteurs. Dans un premier temps, les données des visiteurs sont collectées et, si nécessaire, vérifiées et complétées numériquement. Sur place, un enregistrement documenté (contrôle d'accès) est effectué, et après la visite, un départ est réalisé. Cela permet aux entreprises de savoir en permanence qui se trouve dans leurs locaux.
À qui un logiciel de gestion des visiteurs est-il utile ?
Un logiciel de gestion des visiteurs est utile pour les entreprises de toutes tailles qui reçoivent régulièrement des invités. Cela simplifie les procédures d'inscription, renforce la sécurité, assure la transparence des flux de visiteurs et garantit une première impression professionnelle à l'accueil. De plus, un aperçu quotidien mis à jour de toutes les personnes présentes dans le bâtiment est disponible – un aspect important pour respecter de manière fiable les exigences de sécurité et les réglementations en matière de protection contre l'incendie.
Articles de blog sur la gestion des visiteurs
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