Logiciel de gestion des visiteurs simple
Avec le système de gestion des visiteurs Flexopus, les entreprises peuvent gérer leurs visiteurs rapidement et en toute sécurité. L'application permet l'enregistrement et le pré-enregistrement faciles des invités externes et garantit un traitement numérique et transparent des visiteurs.
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Comment fonctionne la gestion des visiteurs avec Flexopus ?
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Inviter des invités
L'hôte ou le responsable du bureau peut préinscrire les invités et l'invitation sera envoyée par courrier électronique.
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Vérification des invités
Les invités ont la possibilité de compléter leurs informations d'inscription soit en ligne à l'avance, soit sur place au kiosque des visiteurs.
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Check-in
Après vérification, l'enregistrement est effectué soit par le personnel de la réception, soit par l'hôte.
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Check-out
Au moment du départ, les clients sont enregistrés et le journal de bord est conservé conformément aux réglementations en matière de protection des données.
Qu'est-ce qu'une application de gestion des visiteurs ?
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, vous pouvez enregistrer les invités au bureau sans utiliser de papier. Le logiciel numérise l’ensemble du processus de gestion des visiteurs – de l’enregistrement et de la vérification à la réception et à l’enregistrement sur place. Les visiteurs externes recevront une invitation par e-mail, pourront se vérifier à l'avance ou effectuer les étapes directement au kiosque visiteur sur place. La réception reçoit un aperçu en temps réel de tous les visiteurs, y compris des statistiques significatives pour la gestion des visites.
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Enregistrer les visiteurs à l'avance
Optimisez la gestion de vos visiteurs en enregistrant vos invités à l'avance via l'application Flexopus. Cela garantit un enregistrement rapide et fluide sur place, réduit les temps d'attente et vous donne le contrôle à tout moment sur qui est autorisé à entrer dans le bureau ou dans les locaux de l'entreprise - pour une plus grande sécurité dans votre entreprise.
Enregistrer les visiteurs à l'avance
Optimisez la gestion de vos visiteurs en enregistrant vos invités à l'avance via l'application Flexopus. Cela garantit un enregistrement rapide et fluide sur place, réduit les temps d'attente et vous donne le contrôle à tout moment sur qui est autorisé à entrer dans le bureau ou dans les locaux de l'entreprise - pour une plus grande sécurité dans votre entreprise.
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Invitation numérique pour les visiteurs
Envoyez des invitations personnalisées à vos invités par e-mail afin qu'ils puissent vérifier leurs informations en ligne et ajouter les informations nécessaires. De plus, vous pouvez fournir à l’avance des documents importants tels que des instructions ou des consignes de sécurité. Cela permet une vérification précoce de l’identité de vos visiteurs et accélère le processus d’enregistrement à la réception.
Invitation numérique pour les visiteurs
Envoyez des invitations personnalisées à vos invités par e-mail afin qu'ils puissent vérifier leurs informations en ligne et ajouter les informations nécessaires. De plus, vous pouvez fournir à l’avance des documents importants tels que des instructions ou des consignes de sécurité. Cela permet une vérification précoce de l’identité de vos visiteurs et accélère le processus d’enregistrement à la réception.
Gestion des visiteurs à la réception via borne kiosque
Optimisez votre gestion des visiteurs en gérant l'admission des visiteurs sur place via une borne kiosque. Les clients qui n'ont pas encore complété leurs coordonnées à l'avance par e-mail peuvent facilement les vérifier, les compléter et les confirmer sur une tablette. De plus, des documents importants tels que des déclarations de confidentialité ou des avis de sécurité peuvent être signés numériquement.
Gestion des visiteurs à la réception via borne kiosque
Optimisez votre gestion des visiteurs en gérant l'admission des visiteurs sur place via une borne kiosque. Les clients qui n'ont pas encore complété leurs coordonnées à l'avance par e-mail peuvent facilement les vérifier, les compléter et les confirmer sur une tablette. De plus, des documents importants tels que des déclarations de confidentialité ou des avis de sécurité peuvent être signés numériquement.
Personnalisez votre logiciel de gestion des visiteurs !
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Sélectionnez les champs d'inscription
Fournir des documents
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Paramètres de confidentialité
Signature numérique pour les documents importants
Avec le système de gestion des visiteurs, les visiteurs peuvent facilement signer numériquement les documents de l'entreprise et ainsi donner leur consentement. Les documents sont soit envoyés avec l'e-mail d'invitation, soit consultables et signables sur place via une tablette kiosque. Des exemples incluent les politiques de l'entreprise, les règlements des visiteurs, les déclarations de confidentialité et les accords de non-divulgation.
Signature numérique pour les documents importants
Avec le système de gestion des visiteurs, les visiteurs peuvent facilement signer numériquement les documents de l'entreprise et ainsi donner leur consentement. Les documents sont soit envoyés avec l'e-mail d'invitation, soit consultables et signables sur place via une tablette kiosque. Des exemples incluent les politiques de l'entreprise, les règlements des visiteurs, les déclarations de confidentialité et les accords de non-divulgation.
Enregistrez facilement vos invités
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, les réceptionnistes ou les responsables de bureau peuvent prendre en charge l'enregistrement des invités ou déléguer ce processus aux personnes qui ont initialement invité l'invité. L'enregistrement s'effectue toujours numériquement par une personne interne une fois la vérification du visiteur terminée – soit par e-mail, soit à la borne visiteur.
Enregistrez facilement vos invités
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, les réceptionnistes ou les responsables de bureau peuvent prendre en charge l'enregistrement des invités ou déléguer ce processus aux personnes qui ont initialement invité l'invité. L'enregistrement s'effectue toujours numériquement par une personne interne une fois la vérification du visiteur terminée – soit par e-mail, soit à la borne visiteur.
Liste électronique des visiteurs
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, les administrateurs ont à tout moment une vue d'ensemble complète de toutes les invitations de visiteurs et peuvent voir quels invités se trouvent actuellement au bureau. Contrairement aux utilisateurs normaux qui ne peuvent voir que leurs propres invités, les administrateurs ont la possibilité de créer des invitations au nom d'autres personnes et de modifier les visites existantes.
Liste électronique des visiteurs
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, les administrateurs ont à tout moment une vue d'ensemble complète de toutes les invitations de visiteurs et peuvent voir quels invités se trouvent actuellement au bureau. Contrairement aux utilisateurs normaux qui ne peuvent voir que leurs propres invités, les administrateurs ont la possibilité de créer des invitations au nom d'autres personnes et de modifier les visites existantes.
Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de gestion des visiteurs ?
Gestion efficace des visiteurs
L’utilisation d’un logiciel de gestion des visiteurs accélère le processus. L'hôte collecte au préalable les données de base du visiteur via l'application. Le visiteur confirme ses données en ligne ou sur place sur une tablette en quelques secondes seulement. Rendez le processus d'admission plus numérique et efficace grâce à Flexopus.
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Expérience de visiteur professionnelle
Les premières impressions sont toujours cruciales, en particulier pour les clients importants et les visiteurs. En utilisant un logiciel de gestion des visiteurs moderne et professionnel, vous pouvez laisser une impression sérieuse et offrir une expérience visiteur unique qui reflète également la qualité de votre entreprise.
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Gérer plusieurs emplacements
Avec l'application de gestion du lieu de travail Flexopus, vous pouvez contrôler la gestion de vos visiteurs sur tous les sites de manière centralisée dans un seul logiciel. Les responsables de bureau et le personnel de la réception peuvent - en fonction de leur autorisation - uniquement voir les visiteurs de leur emplacement ou d'autres emplacements sans nécessairement être présents en personne.
Traiter les données des visiteurs en toute sécurité conformément au RGPD
Conformément au RGPD, les données personnelles ne peuvent être conservées que dans un but précis et pour une durée limitée. Grâce aux paramètres individuels d'anonymisation des données dans Flexopus, vous pouvez protéger les données de vos visiteurs et anonymiser automatiquement les données de manière rapide et sécurisée en fonction de votre objectif.
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Liste de collecte pour la protection incendie
Avec l'application de gestion des visiteurs Flexopus, les personnes autorisées peuvent consulter une liste de tous les visiteurs actifs sur le site en cas d'incendie. Cette liste de collecte permet d'avoir toutes les informations pertinentes à portée de main en temps réel en cas d'urgence ou d'évacuation et de s'assurer que tout le monde a quitté le bureau.
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Aperçu des données de visite
Notre logiciel de gestion des visiteurs Flexopus enregistre numériquement toutes les données de visite : hôte, nom du visiteur avec coordonnées, heure de la visite, informations sur l'entreprise et documents du visiteur confirmé. En tant qu'administrateur, vous pouvez consulter ces données et avoir toujours un aperçu transparent.
Questions et réponses sur la gestion des visiteurs
Quels sont les avantages de Flexopus pour la gestion des visiteurs ?
Flexopus fournit un moyen simple d'enregistrer et de suivre les visiteurs. Il automatise le processus d'enregistrement, envoie des notifications et améliore ainsi le processus de gestion des visiteurs, ce qui se traduit par une meilleure organisation et un accueil plus fluide. En outre, leurs propres documents peuvent être téléchargés pour signature et les visiteurs peuvent s'inscrire à l'avance par e-mail ou s'inscrire à un kiosque local.
Quelles fonctionnalités un bon système de gestion des visiteurs devrait-il offrir ?
Un bon système de gestion des visiteurs doit proposer, entre autres, une connexion simple, une préinscription, des contrôles de sécurité, des signatures numériques, une fonction d'enregistrement et la délivrance de badges nominatifs.
Comment le logiciel de gestion des visiteurs aide-t-il à créer et à gérer des listes de visiteurs ?
Une application numérique de gestion des visiteurs telle que Flexopus facilite la gestion des listes de visiteurs. Tout d'abord, les données des visiteurs sont collectées et, si nécessaire, vérifiées et complétées numériquement. Un enregistrement documenté (contrôle d'accès) est effectué sur place et le check-out est effectué après la visite. De cette façon, les entreprises ont toujours une vue d'ensemble des personnes présentes dans leurs locaux.
À qui s'adresse le logiciel de gestion des visiteurs ?
Les logiciels de gestion des visiteurs sont intéressants pour les entreprises de toutes tailles qui reçoivent régulièrement des clients. Il simplifie les processus d'enregistrement, renforce la sécurité, crée de la transparence sur les flux de visiteurs et garantit une première impression professionnelle à la réception. En outre, un aperçu actualisé de toutes les personnes présentes dans le bâtiment est disponible quotidiennement, ce qui est important pour répondre de manière fiable aux exigences de sécurité et de protection contre les incendies.
Comment puis-je m'assurer que l'enregistrement des visiteurs est légalement sécurisé conformément à la norme ISO 27001/TISAX ?
Les entreprises qui souhaitent obtenir la certification ISO/IEC 27001 ou TISAX prouvent ainsi qu'elles ont mis en place un système de gestion de la sécurité de l'information (ISMS). Une exigence importante de ces normes est la documentation appropriée des visiteurs externes se rendant dans les locaux de l'entreprise afin de répondre aux exigences de sécurité. Avec un logiciel de gestion des visiteurs tel que Flexopus, les visiteurs peuvent être enregistrés numériquement et stockés en toute sécurité conformément aux exigences de l'ISMS.
Ai-je besoin d'appareils supplémentaires pour utiliser Flexopus Visitor Management ?
Non, Flexopus est entièrement basé sur le Web. Les visiteurs peuvent s'inscrire via des tablettes, des ordinateurs portables ou des bornes de réception existantes. Aucun matériel supplémentaire n'est requis, mais peut être intégré en option, par exemple pour l'enregistrement par code PIN/QR ou l'impression d'une pièce d'identité.
Articles de blog sur la gestion des visiteurs
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