Logiciel de gestion des visiteurs simple
Avec le système de gestion des visiteurs Flexopus, les entreprises peuvent gérer leurs visiteurs rapidement et en toute sécurité. L'application permet l'enregistrement et le pré-enregistrement faciles des invités externes et garantit un traitement numérique et transparent des visiteurs.
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Comment fonctionne la gestion des visiteurs avec Flexopus ?
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Inviter des invités
L'hôte ou le responsable du bureau peut préinscrire les invités et l'invitation sera envoyée par courrier électronique.
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Vérification des invités
Les invités ont la possibilité de compléter leurs informations d'inscription soit en ligne à l'avance, soit sur place au kiosque des visiteurs.
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Check-in
Après vérification, l'enregistrement est effectué soit par le personnel de la réception, soit par l'hôte.
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Check-out
Au moment du départ, les clients sont enregistrés et le journal de bord est conservé conformément aux réglementations en matière de protection des données.
Qu'est-ce qu'une application de gestion des visiteurs ?
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, vous pouvez enregistrer les invités au bureau sans utiliser de papier. Le logiciel numérise l’ensemble du processus de gestion des visiteurs – de l’enregistrement et de la vérification à la réception et à l’enregistrement sur place. Les visiteurs externes recevront une invitation par e-mail, pourront se vérifier à l'avance ou effectuer les étapes directement au kiosque visiteur sur place. La réception reçoit un aperçu en temps réel de tous les visiteurs, y compris des statistiques significatives pour la gestion des visites.
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Nous vous guiderons à travers l'application lors d'un rendez-vous commun.
Enregistrer les visiteurs à l'avance
Optimisez la gestion de vos visiteurs en enregistrant vos invités à l'avance via l'application Flexopus. Cela garantit un enregistrement rapide et fluide sur place, réduit les temps d'attente et vous donne le contrôle à tout moment sur qui est autorisé à entrer dans le bureau ou dans les locaux de l'entreprise - pour une plus grande sécurité dans votre entreprise.
Enregistrer les visiteurs à l'avance
Optimisez la gestion de vos visiteurs en enregistrant vos invités à l'avance via l'application Flexopus. Cela garantit un enregistrement rapide et fluide sur place, réduit les temps d'attente et vous donne le contrôle à tout moment sur qui est autorisé à entrer dans le bureau ou dans les locaux de l'entreprise - pour une plus grande sécurité dans votre entreprise.
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Invitation numérique pour les visiteurs
Envoyez des invitations personnalisées à vos invités par e-mail afin qu'ils puissent vérifier leurs informations en ligne et ajouter les informations nécessaires. De plus, vous pouvez fournir à l’avance des documents importants tels que des instructions ou des consignes de sécurité. Cela permet une vérification précoce de l’identité de vos visiteurs et accélère le processus d’enregistrement à la réception.
Invitation numérique pour les visiteurs
Envoyez des invitations personnalisées à vos invités par e-mail afin qu'ils puissent vérifier leurs informations en ligne et ajouter les informations nécessaires. De plus, vous pouvez fournir à l’avance des documents importants tels que des instructions ou des consignes de sécurité. Cela permet une vérification précoce de l’identité de vos visiteurs et accélère le processus d’enregistrement à la réception.
Gestion des visiteurs à la réception via borne kiosque
Optimisez votre gestion des visiteurs en gérant l'admission des visiteurs sur place via une borne kiosque. Les clients qui n'ont pas encore complété leurs coordonnées à l'avance par e-mail peuvent facilement les vérifier, les compléter et les confirmer sur une tablette. De plus, des documents importants tels que des déclarations de confidentialité ou des avis de sécurité peuvent être signés numériquement.
Gestion des visiteurs à la réception via borne kiosque
Optimisez votre gestion des visiteurs en gérant l'admission des visiteurs sur place via une borne kiosque. Les clients qui n'ont pas encore complété leurs coordonnées à l'avance par e-mail peuvent facilement les vérifier, les compléter et les confirmer sur une tablette. De plus, des documents importants tels que des déclarations de confidentialité ou des avis de sécurité peuvent être signés numériquement.
Personnalisez votre logiciel de gestion des visiteurs !
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Sélectionnez les champs d'inscription
Fournir des documents
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Paramètres de confidentialité
Signature numérique pour les documents importants
Avec le système de gestion des visiteurs, les visiteurs peuvent facilement signer numériquement les documents de l'entreprise et ainsi donner leur consentement. Les documents sont soit envoyés avec l'e-mail d'invitation, soit consultables et signables sur place via une tablette kiosque. Des exemples incluent les politiques de l'entreprise, les règlements des visiteurs, les déclarations de confidentialité et les accords de non-divulgation.
Signature numérique pour les documents importants
Avec le système de gestion des visiteurs, les visiteurs peuvent facilement signer numériquement les documents de l'entreprise et ainsi donner leur consentement. Les documents sont soit envoyés avec l'e-mail d'invitation, soit consultables et signables sur place via une tablette kiosque. Des exemples incluent les politiques de l'entreprise, les règlements des visiteurs, les déclarations de confidentialité et les accords de non-divulgation.
Enregistrez facilement vos invités
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, les réceptionnistes ou les responsables de bureau peuvent prendre en charge l'enregistrement des invités ou déléguer ce processus aux personnes qui ont initialement invité l'invité. L'enregistrement s'effectue toujours numériquement par une personne interne une fois la vérification du visiteur terminée – soit par e-mail, soit à la borne visiteur.
Enregistrez facilement vos invités
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, les réceptionnistes ou les responsables de bureau peuvent prendre en charge l'enregistrement des invités ou déléguer ce processus aux personnes qui ont initialement invité l'invité. L'enregistrement s'effectue toujours numériquement par une personne interne une fois la vérification du visiteur terminée – soit par e-mail, soit à la borne visiteur.
Liste électronique des visiteurs
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, les administrateurs ont à tout moment une vue d'ensemble complète de toutes les invitations de visiteurs et peuvent voir quels invités se trouvent actuellement au bureau. Contrairement aux utilisateurs normaux qui ne peuvent voir que leurs propres invités, les administrateurs ont la possibilité de créer des invitations au nom d'autres personnes et de modifier les visites existantes.
Liste électronique des visiteurs
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, les administrateurs ont à tout moment une vue d'ensemble complète de toutes les invitations de visiteurs et peuvent voir quels invités se trouvent actuellement au bureau. Contrairement aux utilisateurs normaux qui ne peuvent voir que leurs propres invités, les administrateurs ont la possibilité de créer des invitations au nom d'autres personnes et de modifier les visites existantes.
Empfohlene Hardwarelösungen
*Eine offizielle Software Support haben wir aktuell nur für die Geräte die in dem B2B Partner Shop gelistet sind. Auf andere Geräte können Sie Flexopus auch installieren, aber dafür können wir nur beschränkt Support leisten, da wir keine Testgeräte im Haus haben.
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Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de gestion des visiteurs ?
Effizientes Besuchermanagement
Der Einsatz von einer Besuchermanagementsoftware beschleunigt den Prozess. Der Gastgeber erfasst die Basisdaten vom Besucher im Voraus per App. Der Besucher bestätigt seine Daten online oder vor Ort auf einem Tablet in nur wenigen Sekunden. Gestalten Sie den Einlassprozess dank Flexopus digitaler und effizienter.
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Professionelles Besuchererlebnis
Der erste Eindruck ist immer ausschlaggebend, insbesondere bei wichtigen Kunden und Besuchern. Durch den Einsatz einer modernen und professionellen Besuchermanagement Software können Sie einen seriösen Eindruck und ein einmaliges Besuchererlebnis hinterlassen, das auch die Qualität Ihres Unternehmens widerspiegelt.
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Besuchsdaten im Überblick
Unsere Visitor Management Software Flexopus erfasst alle Daten des Besuchs digital: Gastgeber, Name des Besuchers inkl. Kontaktdaten, Zeitraum des Besuchs, Unternehmensangaben sowie bestätigte Unterlagen des Besuchers. Diese Daten können Sie als Administrator einsehen und sich stets einen transparenten Überblick verschaffen.
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Besucherdaten sicher nach DSGVO verarbeiten
Personenbezogene Daten dürfen laut DSGVO nur zweckgebunden und zeitlich begrenzt gespeichert werden. Mit den individuellen Einstellungen für die Datenanonymisierung in Flexopus können Sie die Daten Ihrer Besucher schützen und gemäß Ihrem Zweck rechtzeitig und sicher eine automatische Anonymisierung der Daten vornehmen.
Mehrere Standorte verwalten
Mit der Workplace Management App Flexopus steuern Sie Ihr Besuchermanagement über alle Standorte zentral in einer Software. Office-Manager und Mitarbeitende am Empfang können - je nach Berechtigung - nur die Besucher ihrer oder auch anderer Standorte einsehen, ohne zwingend persönlich vor Ort zu sein.
Sammelliste für Brandschutz
Mit der Besuchermanagement App Flexopus können Berechtigte im Brandfall eine Liste aller aktiven Besucher am Standort einsehen. Diese Sammelliste hilft, um im Notfall oder im Evakuierungsfall in Echtzeit alle relevanten Informationen zur Hand zu haben und sicherzustellen, dass alle Personen das Büro verlassen haben.
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Questions et réponses sur la gestion des visiteurs
Quels sont les avantages de Flexopus pour la gestion des visiteurs ?
Flexopus fournit un moyen simple d'enregistrer et de suivre les visiteurs. Il automatise le processus d'enregistrement, envoie des notifications et améliore ainsi le processus de gestion des visiteurs, ce qui se traduit par une meilleure organisation et un accueil plus fluide. En outre, leurs propres documents peuvent être téléchargés pour signature et les visiteurs peuvent s'inscrire à l'avance par e-mail ou s'inscrire à un kiosque local.
Quelles fonctionnalités un bon système de gestion des visiteurs devrait-il offrir ?
Un bon système de gestion des visiteurs doit proposer, entre autres, une connexion simple, une préinscription, des contrôles de sécurité, des signatures numériques, une fonction d'enregistrement et la délivrance de badges nominatifs.
Comment le logiciel de gestion des visiteurs aide-t-il à créer et à gérer des listes de visiteurs ?
Une application numérique de gestion des visiteurs telle que Flexopus facilite la gestion des listes de visiteurs. Tout d'abord, les données des visiteurs sont collectées et, si nécessaire, vérifiées et complétées numériquement. Un enregistrement documenté (contrôle d'accès) est effectué sur place et le check-out est effectué après la visite. De cette façon, les entreprises ont toujours une vue d'ensemble des personnes présentes dans leurs locaux.
À qui s'adresse le logiciel de gestion des visiteurs ?
Les logiciels de gestion des visiteurs sont intéressants pour les entreprises de toutes tailles qui reçoivent régulièrement des clients. Il simplifie les processus d'enregistrement, renforce la sécurité, crée de la transparence sur les flux de visiteurs et garantit une première impression professionnelle à la réception. En outre, un aperçu actualisé de toutes les personnes présentes dans le bâtiment est disponible quotidiennement, ce qui est important pour répondre de manière fiable aux exigences de sécurité et de protection contre les incendies.
Comment puis-je m'assurer que l'enregistrement des visiteurs est légalement sécurisé conformément à la norme ISO 27001/TISAX ?
Les entreprises qui souhaitent obtenir la certification ISO/IEC 27001 ou TISAX prouvent ainsi qu'elles ont mis en place un système de gestion de la sécurité de l'information (ISMS). Une exigence importante de ces normes est la documentation appropriée des visiteurs externes se rendant dans les locaux de l'entreprise afin de répondre aux exigences de sécurité. Avec un logiciel de gestion des visiteurs tel que Flexopus, les visiteurs peuvent être enregistrés numériquement et stockés en toute sécurité conformément aux exigences de l'ISMS.
Ai-je besoin d'appareils supplémentaires pour utiliser Flexopus Visitor Management ?
Non, Flexopus est entièrement basé sur le Web. Les visiteurs peuvent s'inscrire via des tablettes, des ordinateurs portables ou des bornes de réception existantes. Aucun matériel supplémentaire n'est requis, mais peut être intégré en option, par exemple pour l'enregistrement par code PIN/QR ou l'impression d'une pièce d'identité.
Articles de blog sur la gestion des visiteurs
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