La gestion des visiteurs va au-delà de l'accueil et comprend la pré-inscription, l'invitation, l'enregistrement, la vérification et l'enregistrement des visiteurs, y compris l'enregistrement et le départ, ainsi que la gestion des documents nécessaires pour se conformer aux directives de sécurité et de protection des données. Il contrôle l’ensemble du processus – de l’invitation à l’adieu – et sert d’outil administratif et de contrôle. Flexopus est l’une des principales solutions logicielles pour la gestion moderne des visiteurs.

En plus de l'enregistrement des visiteurs en ligne, une application de gestion des visiteurs telle que Flexopus devrait également proposer une invitation intelligente (pour compléter les données personnelles, confirmer les informations de protection des données, des informations sur l'heure de la visite, comment s'y rendre ou les options de stationnement), un accueil numérique moderne à la réception et une fonction d'enregistrement/de départ transparente. Les données doivent être documentées individuellement – en fonction de la finalité – conformément aux réglementations sur la protection des données.

Un bon système de gestion des visiteurs doit cartographier le processus depuis l'invitation d'un client jusqu'à la réception et le départ, de manière conviviale et explicite. Il devrait offrir de nombreuses options de réglage individuelles afin de pouvoir cartographier les processus individuels de la meilleure façon possible. Portez une attention particulière aux options de protection des données et de confidentialité ainsi qu’à l’emplacement de stockage des données.

La gestion des visiteurs est un outil important pour l’information et la sécurité des visiteurs. Sécurité de l'information : les visiteurs doivent connaître et respecter les politiques de l'entreprise, par exemple : Interdiction des enregistrements vidéo ou restriction d’accès aux zones sensibles. Des certifications telles que ISO27001 ou TISAX peuvent prescrire de tels processus pour assurer la protection des informations. Sécurité des visiteurs : une gestion efficace des visiteurs contribue également à la protection contre les incendies. En cas d’urgence, il est utile d’avoir à portée de main une liste complète des personnes évacuées. De plus, les plans d’évacuation et les consignes de sécurité peuvent être intégrés à l’enregistrement des visiteurs.

Certains documents doivent être signés par les visiteurs, d’autres doivent simplement être reconnus. Les documents suivants sont fréquemment utilisés pour un processus efficace de gestion des visiteurs. Tous ces documents et bien d'autres peuvent être confirmés ou signés à l'avance par courrier électronique grâce à l'enregistrement numérique des visiteurs de Flexopus, ou bien sur place via un terminal de kiosque à la réception. Déclaration de protection des données : Conformément au RGPD, les visiteurs doivent être informés du traitement de leurs données personnelles, y compris la finalité, la durée, les droits et les personnes responsables du traitement des données, ainsi que les droits de rétractation. Politique relative aux visiteurs : politique qui définit les règles de conduite lors de la visite du bureau, comme l’interdiction de prendre des photos et des enregistrements vidéo ou l’accès aux zones sécurisées. Consignes de sécurité : Informations sur la protection incendie, la prévention des accidents et le plan d'évacuation. Accord de non-divulgation : pour protéger les informations sensibles, car les visiteurs peuvent accéder à des informations confidentielles ou entendre des conversations.