Eine Visitor Management Software wie Flexopus hilft Unternehmen, den Empfang und die Verwaltung von Besuchern zu optimieren. Sie ermöglicht die schnelle und sichere Anmeldung, die Dokumentation von Besucherdaten und sorgt für eine unkomplizierte Koordination während des gesamten Besuchsprozesses.

Ein gutes Visitor Management System sollte u.a. eine einfache Anmeldung, die Möglichkeit zur Vorabregistrierung, Sicherheitsüberprüfungen, digitale Unterschriften, eine Check-In Funktion und die Ausgabe von Namensschildern bieten.

Eine digitale Visitor Management App wie Flexopus ermöglicht eine einfache Verwaltung von Besucherlisten. Zunächst werden die Besucherdaten erfasst und, falls erforderlich, digital verifiziert und ergänzt. Vor Ort erfolgt eine dokumentierte Anmeldung (Zutrittskontrolle), und nach dem Besuch wird der Check-out durchgeführt. So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick darüber, wer sich auf ihrem Gelände aufhält.

‍

Flexopus bietet eine einfache Möglichkeit, Besucher zu registrieren und zu verfolgen. Es automatisiert den Check-in-Prozess, sendet Benachrichtigungen und verbessert so den Ablauf der Besucherverwaltung, was zu einer besseren Organisation und einem reibungsloseren Empfang führt. Außerdem können eigene Dokumente zur Unterschrift hochgeladen und Besucher können sich vorab per E-Mail registrieren oder vor Ort an einem Kiosk anmelden.

Unternehmen, die eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder TISAX anstreben, belegen damit die Implementierung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS). Eine wichtige Anforderung dieser Normen ist die ordnungsgemäße Dokumentation von externen Besuchern auf dem Unternehmensgelände, um den Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden. Mit einer Besuchermanagementsoftware wie Flexopus können Besucher digital erfasst und gemäß den Vorgaben des ISMS sicher aufbewahrt werden.

‍