BoondManager mit Flexopus: Abwesenheiten nahtlos synchronisieren
Flexopus verbindet sich mit BoondManager und liest Abwesenheitsdaten direkt aus Ihrem HR-System aus. So wissen alle Beteiligten jederzeit, wer im Büro ist, wer remote arbeitet und wer abwesend ist – ganz ohne manuelle Pflege.
Was ist die BoondManager-Synchronisation?
Die BoondManager-Integration ist eine einseitige Datenschnittstelle: Flexopus liest die in BoondManager gepflegten Abwesenheitseinträge aus und speichert sie intern. Die Verbindung läuft über einen einheitlichen API-Dienst, der die Kommunikation zwischen beiden Systemen sicher und zuverlässig herstellt.
Folgende Daten werden aus BoondManager übertragen und in Flexopus gespeichert:
- Mitarbeiter-ID und Genehmigungs-ID
- Start- und Enddatum der Abwesenheit
- Status der Abwesenheit (z. B. genehmigt)
- Art der Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit) – optional konfigurierbar
- Notiz zur Abwesenheit
Es handelt sich ausschließlich um eine Lesezugriff-Synchronisation: Abwesenheitsdaten können nicht über Flexopus verändert werden.
Wozu dient die Integration?
Die Integration sorgt dafür, dass Abwesenheitsinformationen aus BoondManager automatisch in Flexopus verfügbar sind. Das schafft Transparenz im Büroalltag und erleichtert die Zusammenarbeit in hybriden Teams.
Typische Anwendungsszenarien:
- Mitarbeitende sehen auf der Startseite von Flexopus direkt ihren eigenen Abwesenheitsstatus.
- Teams sehen auf einen Blick, wer heute im Büro ist, wer remote arbeitet und wer abwesend ist.
- Die Ressourcenplanung in Flexopus wird durch aktuelle Abwesenheitsdaten unterstützt, sodass Arbeitsplätze und Räume realistischer geplant werden können.
- Zukünftig: Buchungen können bei Abwesenheit automatisch storniert werden, um Ressourcen für andere Kolleginnen und Kollegen freizugeben.
Durch die automatische Synchronisation entfällt die manuelle Übertragung von Abwesenheitsdaten zwischen den Systemen – Fehler und doppelte Pflege gehören der Vergangenheit an.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der BoondManager-Integration erfolgt direkt im Flexopus-Adminbereich. Als Administrator navigieren Sie zu den Integrationseinstellungen, wählen BoondManager als HR-System aus und erteilen die notwendigen Zugriffsrechte in BoondManager. Danach startet die Synchronisation automatisch.
Das HRIS-Integrationsmodul ist als optionales Zusatzmodul erhältlich und steht grundsätzlich allen Kunden auf Anfrage zur Verfügung.
Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Abwesenheitsdaten aus BoondManager werden automatisch in Flexopus übertragen – ohne manuelle Eingabe.
- Bessere Transparenz: Alle Teammitglieder sehen in Echtzeit, wer anwesend, remote oder abwesend ist.
- Effizientere Raumnutzung: Ressourcen können auf Basis realer Anwesenheitsdaten gezielter geplant und gebucht werden.
- Datenschutzkonform: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Die Art der Abwesenheit kann auf Wunsch anonymisiert werden (z. B. nur „abwesend“ statt konkretem Grund).
- Lesezugriff: Flexopus verändert keine Daten in BoondManager – Ihre HR-Daten bleiben unverändert und sicher.
- Einfache Einrichtung: Die Verbindung ist schnell konfiguriert und erfordert keine technischen Spezialkenntnisse.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Werden sensible HR-Daten wie Krankheitsgründe an Flexopus übertragen?
Das können Sie selbst steuern. Flexopus bietet die Möglichkeit, die Synchronisation so zu konfigurieren, dass nur der Abwesenheitsstatus („abwesend“) übertragen wird – ohne konkrete Angabe des Grundes. So behalten Sie die volle Kontrolle darüber, welche Informationen in Flexopus sichtbar sind.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in BoondManager geändert oder gelöscht wird?
Flexopus synchronisiert die Daten regelmäßig aus BoondManager. Änderungen oder Löschungen in BoondManager werden bei der nächsten Synchronisation automatisch in Flexopus übernommen. Veraltete Einträge werden entsprechend aktualisiert oder entfernt.
Welche Berechtigungen sind in BoondManager notwendig?
Für die Einrichtung benötigen Sie Administratorrechte in BoondManager, um Flexopus den Lesezugriff auf die Abwesenheitsdaten zu gewähren. Nach der einmaligen Freigabe läuft die Synchronisation vollautomatisch im Hintergrund.
Kann Flexopus Buchungen automatisch stornieren, wenn jemand abwesend ist?
Diese Funktion befindet sich aktuell in der Entwicklung. In Zukunft wird Flexopus in der Lage sein, bestehende Buchungen bei einer Abwesenheit automatisch zu stornieren, damit Arbeitsplätze und Räume für andere Kolleginnen und Kollegen verfügbar bleiben.
Ist die BoondManager-Integration im Flexopus-Basispaket enthalten?
Die HRIS-Integration ist ein optionales Zusatzmodul und nicht im Standardpaket enthalten. Es steht grundsätzlich allen Kunden auf Anfrage zur Verfügung. Wenden Sie sich für weitere Informationen an das Flexopus-Team.