BoondManager met Flexopus: synchroniseer afwezigheden naadloos
Flexopus maakt verbinding met BoondManager en leest afwezigheidsgegevens direct uit uw HR-systeem. Zo weet iedereen altijd wie op kantoor is, wie op afstand werkt en wie afwezig is – zonder handmatig onderhoud.
Wat is de BoondManager-synchronisatie?
De BoondManager-integratie is een eenzijdige gegevenskoppeling: Flexopus leest de in BoondManager geregistreerde afwezigheden uit en slaat deze intern op. De verbinding verloopt via een uniforme API-dienst die de communicatie tussen beide systemen veilig en betrouwbaar regelt.
De volgende gegevens worden uit BoondManager overgedragen en in Flexopus opgeslagen:
- Medewerkers-ID en goedkeurings-ID
- Start- en einddatum van de afwezigheid
- Status van de afwezigheid (bijv. goedgekeurd)
- Type afwezigheid (bijv. vakantie, ziekte, ouderschapsverlof) – optioneel configureerbaar
- Notitie bij de afwezigheid
Het betreft uitsluitend een synchronisatie met leestoegang: afwezigheidsgegevens kunnen niet via Flexopus worden gewijzigd.
Waarvoor dient de integratie?
De integratie zorgt ervoor dat afwezigheidsinformatie uit BoondManager automatisch beschikbaar is in Flexopus. Dit creëert transparantie in de kantooromgeving en vergemakkelijkt de samenwerking in hybride teams.
Typische toepassingsscenario's:
- Medewerkers zien direct hun eigen afwezigheidsstatus op de startpagina van Flexopus.
- Teams zien in één oogopslag wie er vandaag op kantoor is, wie op afstand werkt en wie afwezig is.
- De resourceplanning in Flexopus wordt ondersteund door actuele afwezigheidsgegevens, waardoor werkplekken en ruimtes realistischer kunnen worden gepland.
- Toekomst: boekingen kunnen bij afwezigheid automatisch worden geannuleerd om middelen vrij te maken voor collega's.
Dankzij de automatische synchronisatie is het handmatig overzetten van afwezigheidsgegevens tussen systemen verleden tijd – fouten en dubbel werk zijn hiermee geëlimineerd.
Hoe eenvoudig is de integratie?
De BoondManager-integratie wordt direct in het Flexopus-beheerderspaneel ingesteld. Als beheerder navigeert u naar de integratie-instellingen, selecteert u BoondManager als HR-systeem en verleent u de benodigde toegangsrechten in BoondManager. Daarna start de synchronisatie automatisch.
De HRIS-integratiemodule is beschikbaar als optionele uitbreiding en is op aanvraag toegankelijk voor alle klanten.
Klaar om te beginnen? Een volledige stapsgewijze handleiding voor de installatie vindt u in ons Helpcentrum.
Wat zijn de voordelen van de integratie?
- Automatische synchronisatie: afwezigheidsgegevens uit BoondManager worden automatisch naar Flexopus overgedragen – zonder handmatige invoer.
- Betere transparantie: alle teamleden zien in realtime wie aanwezig, op afstand of afwezig is.
- Efficiënter ruimtegebruik: middelen kunnen gerichter worden gepland en geboekt op basis van werkelijke aanwezigheidsgegevens.
- Privacyconform: alleen noodzakelijke gegevens worden overgedragen. Het type afwezigheid kan desgewenst worden geanonimiseerd (bijv. alleen „afwezig” in plaats van een specifieke reden).
- Leestoegang: Flexopus wijzigt geen gegevens in BoondManager – uw HR-data blijven ongewijzigd en veilig.
- Eenvoudige installatie: de verbinding is snel geconfigureerd en vereist geen technische voorkennis.
Verdere integraties
.svg)
Vragen en antwoorden
Worden gevoelige HR-gegevens zoals redenen voor ziekte naar Flexopus verzonden?
Das kunnen jullie zelf bepalen. Flexopus biedt de mogelijkheid om de synchronisatie zo in te stellen dat alleen de afwezigheidsstatus ("afwezig") wordt doorgegeven, zonder de specifieke reden. Zo behouden jullie de volledige controle over welke informatie in Flexopus zichtbaar is.
Wat gebeurt er als een afwezigheid in BoondManager wordt gewijzigd of verwijderd?
Flexopus synchroniseert de gegevens regelmatig vanuit BoondManager. Wijzigingen of verwijderingen in BoondManager worden bij de volgende synchronisatie automatisch in Flexopus doorgevoerd. Verouderde gegevens worden dan bijgewerkt of verwijderd.
Welke rechten zijn er in BoondManager vereist?
Voor de configuratie heb je beheerdersrechten in BoondManager nodig om Flexopus leestoegang te geven tot de afwezigheidsgegevens. Na de eenmalige autorisatie verloopt de synchronisatie volledig automatisch op de achtergrond.
Kan Flexopus boekingen automatisch annuleren bij afwezigheid?
Deze functie is momenteel in ontwikkeling. In de toekomst zal Flexopus in staat zijn om bestaande boekingen bij afwezigheid automatisch te annuleren, zodat werkplekken en ruimtes beschikbaar blijven voor andere collega's.
Is de BoondManager-integratie inbegrepen in het Flexopus-basispakket?
De HRIS-integratie is een optionele uitbreidingsmodule en zit niet in het standaardpakket. Deze is op aanvraag beschikbaar voor alle klanten. Neem contact op met het Flexopus-team voor meer informatie.