Charlie mit Flexopus: Abwesenheiten nahtlos synchronisieren

Was ist die Charlie-Synchronisation?

Die Charlie-Integration verbindet Flexopus über eine standardisierte Schnittstelle mit Ihrem Charlie-HR-System. Dabei werden Abwesenheitseinträge – wie Urlaub, Krankheit oder andere genehmigte Abwesenheiten – automatisch aus Charlie ausgelesen und in Flexopus hinterlegt.

Es handelt sich um eine rein lesende Synchronisation: Flexopus empfängt die Daten aus Charlie, nimmt aber keine Änderungen am HR-System vor. Die Abwesenheitsdaten werden dabei auf Basis der E-Mail-Adresse des jeweiligen Nutzers zugeordnet.

Folgende Informationen werden synchronisiert: Mitarbeiter-ID, Genehmigungs-ID, Start- und Endzeitpunkt der Abwesenheit, Status, Notiz sowie Abwesenheitsart. Auf Wunsch kann die Übertragung auf eine vereinfachte Darstellung reduziert werden – zum Beispiel wird statt der konkreten Abwesenheitsart (Urlaub, Krankheit, Elternzeit) nur „abwesend“ angezeigt.

Wozu dient die Integration?

Die Verbindung zwischen Charlie und Flexopus sorgt dafür, dass Abwesenheitsinformationen direkt im Arbeitsplatz-Management sichtbar sind. Das ermöglicht eine bessere Planung und effizientere Nutzung von Büroressourcen.

Typische Anwendungsfälle:

• Mitarbeitende sehen auf der Startseite in Flexopus direkt ihren eigenen Abwesenheitsstatus.
• Kolleginnen und Kollegen können einsehen, wer an einem bestimmten Tag im Büro ist, remote arbeitet oder abwesend ist – ideal für die Koordination von Präsenztagen.
• Abwesenheitsdaten aus Charlie werden automatisch berücksichtigt, ohne dass jemand Daten manuell in Flexopus nachtragen muss.
• Buchungen können künftig automatisch storniert werden, wenn eine Abwesenheit eingetragen ist, damit Ressourcen für andere Mitarbeitende verfügbar bleiben.

Wie einfach ist die Integration?

Die Einrichtung der Charlie-Integration ist in wenigen Schritten erledigt. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen Charlie als HR-System aus und erteilen die erforderlichen API-Berechtigungen in Charlie. Danach beginnt Flexopus automatisch mit der Synchronisation.

Das HRIS-Integrationsmodul ist als optionales Zusatzmodul verfügbar und kann auf Anfrage freigeschaltet werden. Die Anbindung erfolgt über einen einheitlichen API-Anbieter, der die Verbindung zu Charlie und weiteren HR-Systemen standardisiert herstellt.

Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.

Welche Vorteile hat die Integration?

• Automatische Synchronisation: Abwesenheiten aus Charlie werden ohne manuellen Aufwand in Flexopus übernommen.
• Bessere Transparenz: Alle Beteiligten sehen auf einen Blick, wer verfügbar ist – im Büro, remote oder abwesend.
• Datenschutzkonform: Es werden nur die für Flexopus relevanten Abwesenheitsdaten übertragen. Die Detailtiefe ist konfigurierbar.
• Keine Doppelpflege: Daten müssen nur einmal in Charlie gepflegt werden und stehen automatisch in Flexopus zur Verfügung.
• Ressourcen optimal nutzen: Freie Kapazitäten werden sichtbar, was eine effizientere Belegung von Arbeitsplätzen und Räumen ermöglicht.
• Im Leistungsumfang enthalten: Die Integration steht auf Anfrage für alle Kunden zur Verfügung – ohne zusätzliche Einrichtungsgebühren.