Charlie mit Flexopus: Abwesenheiten nahtlos synchronisieren
Mit der Integration zwischen Charlie und Flexopus werden Abwesenheitsdaten automatisch übertragen – ohne manuelle Eingriffe und ohne doppelten Pflegeaufwand.
Was ist die Charlie-Synchronisation?
Die Charlie-Integration verbindet Flexopus über eine standardisierte Schnittstelle mit Ihrem Charlie-HR-System. Dabei werden Abwesenheitseinträge – wie Urlaub, Krankheit oder andere genehmigte Abwesenheiten – automatisch aus Charlie ausgelesen und in Flexopus hinterlegt.
Es handelt sich um eine rein lesende Synchronisation: Flexopus empfängt die Daten aus Charlie, nimmt aber keine Änderungen am HR-System vor. Die Abwesenheitsdaten werden dabei auf Basis der E-Mail-Adresse des jeweiligen Nutzers zugeordnet.
Folgende Informationen werden synchronisiert: Mitarbeiter-ID, Genehmigungs-ID, Start- und Endzeitpunkt der Abwesenheit, Status, Notiz sowie Abwesenheitsart. Auf Wunsch kann die Übertragung auf eine vereinfachte Darstellung reduziert werden – zum Beispiel wird statt der konkreten Abwesenheitsart (Urlaub, Krankheit, Elternzeit) nur „abwesend“ angezeigt.
Wozu dient die Integration?
Die Verbindung zwischen Charlie und Flexopus sorgt dafür, dass Abwesenheitsinformationen direkt im Arbeitsplatz-Management sichtbar sind. Das ermöglicht eine bessere Planung und effizientere Nutzung von Büroressourcen.
Typische Anwendungsfälle:
- Mitarbeitende sehen auf der Startseite in Flexopus direkt ihren eigenen Abwesenheitsstatus.
- Kolleginnen und Kollegen können einsehen, wer an einem bestimmten Tag im Büro ist, remote arbeitet oder abwesend ist – ideal für die Koordination von Präsenztagen.
- Abwesenheitsdaten aus Charlie werden automatisch berücksichtigt, ohne dass jemand Daten manuell in Flexopus nachtragen muss.
- Buchungen können künftig automatisch storniert werden, wenn eine Abwesenheit eingetragen ist, damit Ressourcen für andere Mitarbeitende verfügbar bleiben.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der Charlie-Integration ist in wenigen Schritten erledigt. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen Charlie als HR-System aus und erteilen die erforderlichen API-Berechtigungen in Charlie. Danach beginnt Flexopus automatisch mit der Synchronisation.
Das HRIS-Integrationsmodul ist als optionales Zusatzmodul verfügbar und kann auf Anfrage freigeschaltet werden. Die Anbindung erfolgt über einen einheitlichen API-Anbieter, der die Verbindung zu Charlie und weiteren HR-Systemen standardisiert herstellt.
Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Abwesenheiten aus Charlie werden ohne manuellen Aufwand in Flexopus übernommen.
- Bessere Transparenz: Alle Beteiligten sehen auf einen Blick, wer verfügbar ist – im Büro, remote oder abwesend.
- Datenschutzkonform: Es werden nur die für Flexopus relevanten Abwesenheitsdaten übertragen. Die Detailtiefe ist konfigurierbar.
- Keine Doppelpflege: Daten müssen nur einmal in Charlie gepflegt werden und stehen automatisch in Flexopus zur Verfügung.
- Ressourcen optimal nutzen: Freie Kapazitäten werden sichtbar, was eine effizientere Belegung von Arbeitsplätzen und Räumen ermöglicht.
- Im Leistungsumfang enthalten: Die Integration steht auf Anfrage für alle Kunden zur Verfügung – ohne zusätzliche Einrichtungsgebühren.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Werden Abwesenheiten in Echtzeit übertragen?
Die Synchronisation erfolgt regelmäßig und automatisch. Sobald eine Abwesenheit in Charlie genehmigt wurde, wird sie zeitnah in Flexopus übernommen. Eine manuelle Aktualisierung ist nicht notwendig.
Welche Daten werden aus Charlie übertragen? Sehen Kollegen den genauen Abwesenheitsgrund?
Standardmäßig werden Abwesenheitsart, Zeitraum, Status und weitere relevante Felder synchronisiert. Auf Wunsch kann die Übertragung so konfiguriert werden, dass Kollegen nur sehen, dass jemand abwesend ist – ohne den konkreten Grund (z. B. Krankheit oder Urlaub). So behalten Sie die volle Kontrolle über die Datentransparenz.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in Charlie nachträglich geändert oder gelöscht wird?
Änderungen und Löschungen in Charlie werden bei der nächsten Synchronisation automatisch in Flexopus übernommen. Der Status in Flexopus spiegelt stets den aktuellen Stand aus Charlie wider.
Kann Flexopus bestehende Buchungen automatisch stornieren, wenn jemand abwesend ist?
Diese Funktion ist in Entwicklung und wird künftig verfügbar sein. Sobald sie aktiviert ist, kann Flexopus Reservierungen automatisch freigeben, wenn für den entsprechenden Zeitraum eine Abwesenheit vorliegt.
Ist das HRIS-Modul in meinem bestehenden Flexopus-Paket enthalten?
Das HRIS-Integrationsmodul ist ein optionales Zusatzmodul, das auf Anfrage für alle Kunden freigeschaltet werden kann. Sprechen Sie dazu gerne unser Support-Team an.