Charlie met Flexopus: synchroniseer afwezigheden naadloos
Met de integratie tussen Charlie en Flexopus worden afwezigheidsgegevens automatisch overgedragen – zonder handmatige invoer of dubbel werk.
Wat is de Charlie-synchronisatie?
De Charlie-integratie koppelt Flexopus via een gestandaardiseerde interface aan uw Charlie HR-systeem. Afwezigheidsgegevens, zoals vakantie, ziekte of ander verlof, worden automatisch uit Charlie ingelezen en in Flexopus opgeslagen.
Dit is een eenzijdige synchronisatie: Flexopus ontvangt gegevens uit Charlie, maar brengt zelf geen wijzigingen aan in het HR-systeem. De afwezigheidsgegevens worden gekoppeld op basis van het e-mailadres van de gebruiker.
De volgende informatie wordt gesynchroniseerd: medewerkers-ID, goedkeurings-ID, begin- en eindtijd van de afwezigheid, status, notitie en type afwezigheid. Desgewenst kan de overdracht worden vereenvoudigd – bijvoorbeeld door alleen "afwezig" weer te geven in plaats van het specifieke type (vakantie, ziekte, ouderschapsverlof).
Waarvoor dient de integratie?
De koppeling tussen Charlie en Flexopus zorgt ervoor dat afwezigheidsinformatie direct zichtbaar is in het werkplekbeheer. Dit maakt een betere planning en efficiënter gebruik van kantoorruimtes mogelijk.
Typische toepassingen:
- Medewerkers zien hun eigen afwezigheidsstatus direct op het startscherm in Flexopus.
- Collega's kunnen zien wie er op een bepaalde dag op kantoor is, op afstand werkt of afwezig is – ideaal voor het coördineren van kantoordagen.
- Afwezigheidsgegevens uit Charlie worden automatisch verwerkt, zonder dat iemand deze handmatig in Flexopus hoeft in te voeren.
- Boekingen kunnen in de toekomst automatisch worden geannuleerd bij afwezigheid, zodat middelen beschikbaar blijven voor anderen.
Hoe eenvoudig is de integratie?
Het instellen van de Charlie-integratie is in enkele stappen geregeld. Als beheerder navigeert u in Flexopus naar de integratie-instellingen, selecteert u Charlie als HR-systeem en verleent u de benodigde API-rechten in Charlie. Daarna start Flexopus automatisch met de synchronisatie.
De HRIS-integratiemodule is beschikbaar als optionele uitbreiding en kan op aanvraag worden geactiveerd. De koppeling verloopt via een uniforme API-provider die de verbinding met Charlie en andere HR-systemen standaardiseert.
Klaar om te beginnen? Een volledige stapsgewijze handleiding voor de installatie vindt u in ons Helpcentrum.
Wat zijn de voordelen van de integratie?
- Automatische synchronisatie: Afwezigheden uit Charlie worden zonder handmatig werk in Flexopus overgenomen.
- Betere transparantie: Iedereen ziet in één oogopslag wie beschikbaar is – op kantoor, op afstand of afwezig.
- Privacyconform: Alleen voor Flexopus relevante afwezigheidsgegevens worden overgedragen. De detailgraad is configureerbaar.
- Geen dubbel werk: Gegevens hoeven alleen in Charlie te worden bijgehouden en zijn automatisch beschikbaar in Flexopus.
- Optimaal gebruik van middelen: Vrije capaciteit wordt zichtbaar, wat een efficiëntere bezetting van werkplekken en ruimtes mogelijk maakt.
- Inbegrepen: De integratie is op aanvraag beschikbaar voor alle klanten – zonder extra installatiekosten.
Verdere integraties
.svg)
Vragen en antwoorden
Worden afwezigheden in realtime overgedragen?
De synchronisatie verloopt regelmatig en automatisch. Zodra een afwezigheid in Charlie is goedgekeurd, wordt deze snel in Flexopus verwerkt. Handmatige updates zijn niet nodig.
Welke gegevens worden uit Charlie overgedragen? Zien collega's de exacte reden van afwezigheid?
Standaard worden het type afwezigheid, de periode, de status en andere relevante velden gesynchroniseerd. Op verzoek kan de overdracht zo worden geconfigureerd dat collega's alleen zien dat iemand afwezig is, zonder de specifieke reden (zoals ziekte of vakantie). Zo behoudt u volledige controle over de transparantie van gegevens.
Wat gebeurt er als een afwezigheid in Charlie achteraf wordt gewijzigd of verwijderd?
Wijzigingen en verwijderingen in Charlie worden bij de volgende synchronisatie automatisch in Flexopus doorgevoerd. De status in Flexopus weerspiegelt altijd de actuele situatie in Charlie.
Kan Flexopus bestaande boekingen automatisch annuleren als iemand afwezig is?
Deze functie is in ontwikkeling en zal in de toekomst beschikbaar zijn. Zodra deze is geactiveerd, kan Flexopus reserveringen automatisch vrijgeven wanneer er voor de betreffende periode een afwezigheid is geregistreerd.
Is de HRIS-module inbegrepen in mijn huidige Flexopus-pakket?
De HRIS-integratiemodule is een optionele uitbreiding die op aanvraag voor alle klanten kan worden geactiveerd. Neem hiervoor gerust contact op met ons supportteam.