HR Works mit Flexopus: Abwesenheiten automatisch synchronisieren
Mit der Flexopus HRIS-Integration werden Abwesenheitsdaten aus HR Works automatisch an Flexopus übertragen – ohne manuelle Pflege, ohne Datenverlust.
Was ist die HR Works-Synchronisation?
Die HR Works-Integration verbindet Flexopus mit Ihrem HR-System über eine gesicherte Schnittstelle. Dabei werden Abwesenheitseinträge – wie Urlaub, Krankheit oder sonstige Fehlzeiten – automatisch aus HR Works ausgelesen und in Flexopus hinterlegt.
Die Synchronisation erfolgt lesend: Flexopus empfängt die Daten aus HR Works, nimmt jedoch keine Änderungen am HR-System vor. Abgeglichen wird auf Basis der E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden. Folgende Informationen werden übertragen:
- Mitarbeiter-ID und Genehmigungs-ID
- Start- und Enddatum der Abwesenheit
- Status der Abwesenheit (z. B. genehmigt)
- Art der Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit)
Wozu dient die Integration?
Die Verbindung zwischen HR Works und Flexopus schafft mehr Transparenz im Büroalltag. Sobald eine Abwesenheit in HR Works genehmigt ist, wird sie automatisch in Flexopus sichtbar – ohne dass Mitarbeitende oder Administratoren etwas manuell eintragen müssen.
Typische Anwendungsfälle:
- Abwesenheitsstatus anzeigen: Kollegen sehen direkt auf der Startseite, wer heute im Büro ist, remote arbeitet oder abwesend ist.
- Bessere Büroplanung: Teams können ihre Anwesenheit gezielter koordinieren, da Abwesenheiten automatisch berücksichtigt werden.
- Weniger manuelle Arbeit: Abwesenheiten müssen nicht doppelt gepflegt werden – einmal in HR Works, einmal in Flexopus.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der HR Works-Integration ist unkompliziert und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen HR Works aus und erteilen die erforderlichen API-Berechtigungen in Ihrem HR-System. Anschließend synchronisiert Flexopus die Abwesenheitsdaten automatisch.
Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Abwesenheiten aus HR Works werden ohne manuellen Aufwand in Flexopus aktualisiert.
- Mehr Transparenz im Team: Alle sehen auf einen Blick, wer anwesend, remote oder abwesend ist.
- Datenschutzkonform: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Sensible Details können auf Wunsch ausgeblendet werden.
- Keine Doppelpflege: Abwesenheiten müssen nur einmal in HR Works eingetragen werden.
- Einfache Einrichtung: Die Integration ist schnell aktiviert und erfordert keine IT-Kenntnisse.
- Nahtlose Einbindung: HR Works ist Teil eines Netzwerks von über 35 unterstützten HRIS-Systemen in Flexopus.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Werden persönliche Daten wie Krankheitsdiagnosen übertragen?
Nein. Es werden ausschließlich die für die Planung relevanten Abwesenheitsinformationen synchronisiert, also z. B. Zeitraum, Status und Abwesenheitsart. Flexopus kann auf Wunsch so konfiguriert werden, dass nur der allgemeine Status „abwesend“ angezeigt wird, ohne die konkrete Art der Abwesenheit.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in HR Works geändert oder gelöscht wird?
Flexopus synchronisiert die Daten regelmäßig aus HR Works. Änderungen oder Löschungen werden dabei automatisch übernommen, sodass die Informationen in Flexopus immer aktuell sind.
Können Mitarbeitende ihre Abwesenheiten in Flexopus bearbeiten?
Nein. Die Synchronisation ist rein lesend. Abwesenheiten können nur in HR Works angelegt oder geändert werden. Flexopus übernimmt die Daten automatisch, nimmt aber selbst keine Änderungen am HR-System vor.
Ist die HRIS-Integration im Flexopus-Standardpaket enthalten?
Das HRIS-Integrationsmodul ist ein separates Add-on und nicht automatisch im Standardumfang enthalten. Es steht grundsätzlich allen Kunden auf Anfrage zur Verfügung. Sprechen Sie uns gerne an, um mehr zu erfahren.
Wie werden die Daten zwischen HR Works und Flexopus übertragen?
Flexopus nutzt einen spezialisierten API-Anbieter, der eine einheitliche Schnittstelle zu mehr als 35 HRIS-Systemen bereitstellt. Die Verbindung erfolgt über eine gesicherte API-Anbindung, für die im HR-System entsprechende Berechtigungen erteilt werden müssen.