Officient mit Flexopus: Abwesenheiten automatisch synchronisieren
Verbinden Sie Officient mit Flexopus und sorgen Sie dafür, dass Abwesenheitsdaten aus Ihrem HR-System automatisch in Ihrer Workplace-Management-Lösung verfügbar sind – ohne manuelle Pflege und ohne doppelten Aufwand.
Was ist die Officient-Synchronisation?
Die Officient-Integration verbindet Ihr HR-System über eine standardisierte Schnittstelle mit Flexopus. Dabei werden Abwesenheitsdaten aus Officient – wie Urlaub, Krankheit oder andere Abwesenheitstypen – automatisch an Flexopus übermittelt und dort für alle Nutzer sichtbar gemacht.
Die Synchronisation läuft regelmäßig im Hintergrund. Flexopus liest die Abwesenheitseinträge aus Officient aus und speichert sie intern. Dabei werden nur die notwendigen Informationen übertragen, zum Beispiel Zeitraum, Status und – sofern gewünscht – der Abwesenheitstyp. Es handelt sich um eine reine Lesezugriff-Synchronisation: Daten werden in Flexopus angezeigt, aber nicht zurück in Officient geschrieben.
Wozu dient die Integration?
Im hybriden Arbeitsalltag ist es wichtig zu wissen, wer wann im Büro ist. Die Officient-Integration macht genau das möglich – ohne zusätzlichen Aufwand für Mitarbeitende oder HR-Teams.
Typische Anwendungsfälle:
- Abwesenheitsstatus sichtbar machen: Ist ein Kollege im Urlaub oder krank, wird das direkt im Flexopus-Homescreen angezeigt. Alle sehen auf einen Blick, wer verfügbar ist.
- Anwesenheit transparent gestalten: Flexopus zeigt, wer im Büro ist, wer remote arbeitet und wer abwesend ist. Das erleichtert die Planung von Präsenztagen und die Zusammenarbeit im Team.
- Ressourcen effizienter nutzen: Wenn bekannt ist, dass Mitarbeitende abwesend sind, können Arbeitsplätze gezielter vergeben und Buchungen besser gesteuert werden.
Die Integration reduziert manuelle Abstimmungen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der Officient-Integration erfolgt direkt über das Flexopus-Adminpanel. Als Administrator navigieren Sie zu den Integrationseinstellungen, wählen Officient als HRIS-System aus und erteilen die benötigten Berechtigungen in Officient. Anschließend startet die Synchronisation automatisch.
Das HRIS-Integrationsmodul ist auf Anfrage für alle Kunden verfügbar und muss separat aktiviert werden.
Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Abwesenheitsdaten aus Officient werden regelmäßig und ohne manuellen Aufwand in Flexopus aktualisiert.
- Transparenz im Team: Alle Mitarbeitenden sehen direkt in Flexopus, wer anwesend, remote oder abwesend ist.
- Weniger Abstimmungsaufwand: HR-Daten müssen nicht doppelt gepflegt werden – Officient bleibt die führende Quelle.
- Datenschutzkonform: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Sensible Informationen wie der genaue Abwesenheitstyp können auf Wunsch ausgeblendet werden.
- Einfache Einrichtung: Die Anbindung ist über das Adminpanel in wenigen Schritten konfiguriert, ohne technisches Fachwissen.
- Im Flexopus-Paket integriert: Die HRIS-Integration ist auf Anfrage für alle Kunden verfügbar und erfordert keine zusätzliche Softwarelösung.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Werden alle Abwesenheitstypen aus Officient synchronisiert?
Standardmäßig werden Abwesenheiten mit Typ, Zeitraum und Status übertragen. Sie können in den Einstellungen festlegen, ob der genaue Abwesenheitstyp (z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit) angezeigt wird oder ob Flexopus lediglich „abwesend“ anzeigt. So behalten Sie die volle Kontrolle darüber, welche Informationen im Team sichtbar sind.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in Officient geändert oder gelöscht wird?
Flexopus synchronisiert die Daten regelmäßig aus Officient. Änderungen oder Löschungen in Officient werden beim nächsten Synchronisationslauf automatisch in Flexopus übernommen. Eine manuelle Anpassung in Flexopus ist nicht erforderlich.
Kann Flexopus Buchungen automatisch stornieren, wenn jemand abwesend ist?
Die Funktion, Buchungen bei Abwesenheit automatisch zu löschen, befindet sich derzeit in Entwicklung und wird in einer zukünftigen Version verfügbar sein. Aktuell werden Abwesenheitsdaten in Flexopus angezeigt, bestehende Buchungen bleiben jedoch bestehen.
Welche Daten werden genau aus Officient übertragen?
Flexopus überträgt ausschließlich abwesenheitsbezogene Informationen: Mitarbeiter-ID, Zeitraum (Start und Ende), Status der Abwesenheit, Abwesenheitstyp (optional konfigurierbar) sowie eine optionale Notiz. Persönliche oder vertragliche Daten aus Officient werden nicht synchronisiert.
Ist die Integration DSGVO-konform?
Ja. Die Verbindung zwischen Officient und Flexopus erfolgt über einen zertifizierten API-Anbieter. Es werden nur die für den Betrieb notwendigen Daten übertragen. Zusätzlich können Sie konfigurieren, welche Abwesenheitsinformationen in Flexopus sichtbar sind, um den Datenschutz im Team zu wahren.