Office met Flexopus: Automatisch afwezigheden synchroniseren
Koppel Officient aan Flexopus en zorg ervoor dat afwezigheidsgegevens uit uw HR-systeem automatisch beschikbaar zijn in uw werkplekbeheersysteem – zonder handmatig onderhoud en zonder dubbel werk.
Wat is officierssynchronisatie?
De kantoorintegratie verbindt uw HR-systeem met Flexopus via een gestandaardiseerde interface. Afwezigheidsgegevens van Officient – zoals vakantie, ziekte of andere vormen van afwezigheid – worden automatisch naar Flexopus verzonden en daar voor alle gebruikers zichtbaar gemaakt.
De synchronisatie vindt regelmatig op de achtergrond plaats. Flexopus leest de afwezigheidsmeldingen van Officient en slaat deze intern op. Alleen de noodzakelijke informatie wordt doorgegeven, zoals de periode, de status en – indien gewenst – het type afwezigheid. Dit is een synchronisatie die alleen leesrechten heeft: de gegevens worden weergegeven in Flexopus, maar niet teruggeschreven naar Officient.
Wat is het doel van integratie?
In een hybride werkomgeving is het belangrijk om te weten wie er op kantoor is en wanneer. Office-integratie maakt dat precies mogelijk – zonder extra inspanning van medewerkers of HR-teams.
Typische gebruiksscenario's:
- Maak de afwezigheidsstatus zichtbaar: als een collega op vakantie is of ziek is, wordt dit direct weergegeven op het startscherm van Flexopus. Iedereen kan in één oogopslag zien wie beschikbaar is.
- Aanwezigheidsinformatie transparant maken: Flexopus laat zien wie op kantoor is, wie thuiswerkt en wie afwezig is. Dit maakt het makkelijker om fysieke bijeenkomsten te plannen en om binnen het team samen te werken.
- Efficiënter gebruik van middelen: Wanneer bekend is dat medewerkers afwezig zijn, kunnen taken effectiever worden verdeeld en boekingen beter worden beheerd.
Integratie vermindert handmatige coördinatie en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen altijd op de hoogte zijn.
Hoe eenvoudig is de integratie?
De Officient-integratie wordt rechtstreeks via het Flexopus-beheerpaneel ingesteld. Ga als beheerder naar de integratie-instellingen, selecteer Officient als HRIS-systeem en verleen de benodigde machtigingen in Officient. De synchronisatie start vervolgens automatisch.
De HRIS-integratiemodule is op aanvraag beschikbaar voor alle klanten en moet apart worden geactiveerd.
Voor volledige stapsgewijze installatie-instructies kunt u terecht in ons Helpcentrum.
Wat zijn de voordelen van integratie?
- Automatische synchronisatie: Afwezigheidsgegevens van Officient worden regelmatig en zonder handmatige tussenkomst in Flexopus bijgewerkt.
- Transparantie binnen het team: Alle medewerkers kunnen in Flexopus direct zien wie aanwezig, op afstand of afwezig is.
- Minder coördinatie-inspanning: HR-gegevens hoeven niet dubbel te worden bijgehouden – Officient blijft de belangrijkste bron.
- Voldoet aan de privacywetgeving: alleen de noodzakelijke afwezigheidsgegevens worden doorgegeven. Gevoelige informatie, zoals het exacte type afwezigheid, kan op verzoek worden afgeschermd.
- Eenvoudige installatie: De verbinding kan in slechts enkele stappen via het beheerderspaneel worden geconfigureerd, zonder dat technische kennis vereist is.
- Geïntegreerd in het Flexopus-pakket: HRIS-integratie is op aanvraag beschikbaar voor alle klanten en vereist geen extra softwareoplossing.
Verdere integraties
.svg)
vragen en antwoorden
Worden alle afwezigheidstypen van Officient gesynchroniseerd?
Standaard worden afwezigheden overgedragen met type, periode en status. In de instellingen kunt u aangeven of het exacte type afwezigheid (bijv. Of Flexopus nu "afwezig" weergeeft (bijv. vakantie, ziekte, ouderschapsverlof) of gewoon "afwezig". Op deze manier behoudt u volledige controle over welke informatie het team kan zien.
Wat gebeurt er als een afwezigheid in Officient wordt gewijzigd of verwijderd?
Flexopus synchroniseert de gegevens van Officient regelmatig. Wijzigingen of verwijderingen in Officient worden tijdens de volgende synchronisatierun automatisch overgezet naar Flexopus. Handmatige aanpassing is bij Flexopus niet nodig.
Kan Flexopus boekingen automatisch annuleren als iemand afwezig is?
De functie om boekingen automatisch te verwijderen tijdens afwezigheid is momenteel in ontwikkeling en zal beschikbaar zijn in een toekomstige versie. Momenteel worden afwezigheidsgegevens weergegeven in Flexopus, maar bestaande boekingen blijven behouden.
Welke specifieke gegevens worden door Officient overgedragen?
Flexopus verzendt alleen informatie met betrekking tot afwezigheid: werknemers-ID, periode (begin en einde), afwezigheidsstatus, afwezigheidstype (optioneel instelbaar) en een optionele notitie. Persoonlijke of contractuele gegevens van Officient worden niet gesynchroniseerd.
Voldoet de integratie aan de AVG?
Ja. De verbinding tussen Officient en Flexopus wordt tot stand gebracht via een gecertificeerde API-aanbieder. Alleen de voor de werking noodzakelijke gegevens worden verzonden. Daarnaast kunt u in Flexopus configureren welke afwezigheidsinformatie zichtbaar is om de gegevensprivacy binnen het team te beschermen.