Perbility Helix mit Flexopus: Abwesenheiten automatisch synchronisieren
Verbinden Sie Perbility Helix mit Flexopus und sorgen Sie dafür, dass Abwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeitenden automatisch in Ihrer Arbeitsplatzbuchungslösung verfügbar sind – ohne manuelle Pflege und ohne Medienbruch.
Was ist die Perbility Helix-Synchronisation?
Die HRIS-Integration zwischen Perbility Helix und Flexopus ist eine einseitige Datenschnittstelle: Abwesenheitsinformationen, die in Perbility Helix gepflegt werden, werden automatisch an Flexopus übertragen und dort für die Ressourcenplanung genutzt.
Konkret synchronisiert Flexopus folgende Daten aus Perbility Helix: Mitarbeiter-ID, Genehmigungsstatus, Start- und Endzeitpunkt der Abwesenheit, Abwesenheitstyp sowie eine optionale Notiz. Die Zuordnung der Daten erfolgt über die E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden.
Flexopus nutzt für die Anbindung einen externen, einheitlichen API-Dienst, der eine sichere und standardisierte Verbindung zu Perbility Helix herstellt.
Wozu dient die Integration?
Die Integration sorgt dafür, dass Abwesenheitsdaten aus Perbility Helix direkt in den Buchungsalltag von Flexopus einfließen. Das ermöglicht eine realistischere Planung und mehr Transparenz im Team.
Typische Anwendungsfälle:
- Abwesenheitsstatus sichtbar machen: Genehmigte Abwesenheiten aus Perbility Helix werden automatisch in Flexopus angezeigt. Mitarbeitende sehen ihren Status direkt auf dem Startbildschirm.
- Verfügbarkeit von Kolleginnen und Kollegen überblicken: Flexopus zeigt an, wer im Büro ist, wer remote arbeitet und wer abwesend ist – ohne dass jemand manuell etwas eintragen muss.
- Ressourcenplanung verbessern: Da Abwesenheiten automatisch bekannt sind, können Arbeitsplätze und Räume effizienter belegt und verwaltet werden.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der Perbility Helix-Integration ist unkompliziert und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen Perbility Helix als HRIS-System aus und erteilen die notwendigen API-Berechtigungen in Perbility Helix. Anschließend startet die Synchronisation automatisch.
Hinweis: Das HRIS-Integrationsmodul ist ein zusätzliches Modul und kann auf Anfrage freigeschaltet werden.
Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Abwesenheitsdaten aus Perbility Helix werden regelmäßig übertragen – ohne manuellen Aufwand.
- Mehr Transparenz im Team: Alle Beteiligten sehen auf einen Blick, wer verfügbar ist – das erleichtert die Zusammenarbeit und Planung im hybriden Büroalltag.
- Datenschutzkonform: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Flexopus kann so konfiguriert werden, dass lediglich der Status „abwesend“ übermittelt wird – ohne Angabe des Abwesenheitstyps (z. B. Krankheit oder Urlaub).
- Weniger Fehler: Da Daten direkt aus dem HR-System stammen, entfallen manuelle Einträge und die damit verbundenen Fehlerquellen.
- Nahtlose Einbindung in bestehende IT-Infrastruktur: Perbility Helix bleibt das führende System für HR-Daten. Flexopus liest die Informationen lediglich aus – es werden keine Daten zurückgeschrieben.
- Einfache Einrichtung: Die Verbindung ist schnell hergestellt und erfordert keine komplexen technischen Konfigurationen.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Werden sensible Abwesenheitsgründe wie Krankheit an Flexopus übertragen?
Nicht zwingend. Flexopus kann so konfiguriert werden, dass nur der allgemeine Abwesenheitsstatus übertragen wird, ohne den genauen Grund (z. B. Krankheit, Elternzeit oder Urlaub) preiszugeben. So bleibt die Privatsphäre der Mitarbeitenden gewahrt.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in Perbility Helix geändert oder gelöscht wird?
Die Synchronisation ist fortlaufend. Änderungen oder Löschungen von Abwesenheiten in Perbility Helix werden bei der nächsten Synchronisation auch in Flexopus aktualisiert. Abwesenheitsdaten können nicht direkt über Flexopus verändert werden – Perbility Helix bleibt das führende System.
Welche Berechtigungen sind für die Einrichtung erforderlich?
Für die Einrichtung werden Administratorrechte sowohl in Flexopus als auch in Perbility Helix benötigt. In Perbility Helix müssen die entsprechenden API-Berechtigungen erteilt werden, damit Flexopus auf die Abwesenheitsdaten zugreifen kann.
Kann ich die Integration auch ohne zusätzliche Kosten nutzen?
Das HRIS-Integrationsmodul ist ein optionales Zusatzmodul und nicht standardmäßig im Flexopus-Abonnement enthalten. Es kann auf Anfrage freigeschaltet werden. Wenden Sie sich dafür an den Flexopus-Support.
Wie werden Mitarbeitende in Flexopus den Abwesenheitseinträgen aus Perbility Helix zugeordnet?
Die Zuordnung erfolgt automatisch über die E-Mail-Adresse. Voraussetzung ist, dass die E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden in beiden Systemen identisch hinterlegt ist.