Remote mit Flexopus: Abwesenheiten automatisch synchronisieren
Wer hybride Teams effizient managen will, braucht aktuelle Informationen darüber, wer im Büro ist und wer nicht. Mit der Remote-Integration von Flexopus werden Abwesenheitsdaten aus Ihrer HR-Plattform automatisch in Flexopus übertragen – ohne manuelle Pflege und ohne Informationsverlust.
Was ist die Remote-Synchronisation?
Die Remote-Integration ist eine einseitige Datenschnittstelle zwischen der HR-Plattform Remote und Flexopus. Abwesenheitseinträge aus Remote – etwa Urlaub, Krankheit oder sonstige Fehlzeiten – werden automatisch an Flexopus übermittelt und dort für die Ressourcen- und Büroplanung genutzt.
Die Synchronisation erfolgt auf Basis der E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden. Die Übertragung umfasst Informationen wie Abwesenheitszeitraum, Status und Abwesenheitstyp. Flexopus liest diese Daten aus – eine Rückschreibung in Remote findet nicht statt.
Wozu dient die Integration?
Die Integration schafft Transparenz im Arbeitsalltag hybrider Teams. Sobald eine Abwesenheit in Remote erfasst und genehmigt ist, steht sie automatisch in Flexopus zur Verfügung – ohne dass Mitarbeitende oder Administratoren manuell eingreifen müssen.
Typische Anwendungsfälle sind:
- Abwesenheitsstatus direkt im Flexopus-Homescreen anzeigen: Mitarbeitende sehen sofort, ob sie als abwesend markiert sind.
- Verfügbarkeit von Kolleginnen und Kollegen prüfen: Im Büroplan ist auf einen Blick erkennbar, wer anwesend, remote oder abwesend ist.
- Bessere Ressourcenplanung: Buchungen und Flächenauslastung können auf Basis realer Anwesenheitsdaten optimiert werden.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der Remote-Integration ist unkompliziert und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen Remote als HRIS-System aus und erteilen die notwendigen API-Berechtigungen in Ihrem Remote-Konto.
Anschließend synchronisiert Flexopus die Abwesenheitsdaten automatisch im Hintergrund. Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Abwesenheiten aus Remote werden ohne manuellen Aufwand in Flexopus übertragen.
- Aktuelle Teamverfügbarkeit: Alle Mitarbeitenden sehen in Echtzeit, wer im Büro, remote oder abwesend ist.
- Datenschutzkonform: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Auf Wunsch kann die Anzeige auf einen allgemeinen Status („abwesend“) beschränkt werden, ohne den konkreten Abwesenheitstyp zu übermitteln.
- Weniger Fehler: Doppelpflege von Abwesenheitsdaten entfällt – eine Quelle, eine Wahrheit.
- Nahtlose Einbindung: Die Integration fügt sich in bestehende HR-Prozesse ein, ohne bestehende Workflows zu verändern.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Welche Daten werden aus Remote übertragen?
Flexopus synchronisiert Abwesenheitseinträge inklusive Zeitraum (Start- und Enddatum), Status, Abwesenheitstyp und optionaler Notiz. Die Zuordnung erfolgt über die E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden. Es werden ausschließlich die für die Planung notwendigen Daten übertragen.
Können Abwesenheitsdaten in Flexopus bearbeitet werden?
Nein. Die Synchronisation ist rein lesend. Abwesenheitsdaten können ausschließlich in Remote gepflegt werden. Flexopus übernimmt die Daten und stellt sie für die Planung bereit, schreibt aber keine Änderungen zurück.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in Remote gelöscht oder geändert wird?
Änderungen oder Löschungen in Remote werden bei der nächsten Synchronisation automatisch in Flexopus übernommen. Der Abwesenheitsstatus des betroffenen Mitarbeitenden wird entsprechend aktualisiert.
Ist die Remote-Integration im Flexopus-Paket enthalten?
Das HRIS-Integrationsmodul ist ein separates Add-on und nicht standardmäßig im Basispaket enthalten. Es ist grundsätzlich für alle Kunden auf Anfrage verfügbar. Bei Fragen zur Verfügbarkeit und zu den Kosten wenden Sie sich gerne an das Flexopus-Team.
Wie wird der Datenschutz bei der Übertragung gewährleistet?
Die Integration wird über einen zertifizierten externen API-Anbieter abgewickelt. Es werden nur die Daten übertragen, die für die Abwesenheitsanzeige in Flexopus benötigt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Abwesenheitstyp zu anonymisieren und lediglich den Status „abwesend“ zu übermitteln.