Remote werken met Flexopus: afwezigheden automatisch synchroniseren
Wer hybride Teams effizient managen will, braucht aktuelle Informationen darüber, wer im Büro ist und wer nicht. Mit der Remote-Integration von Flexopus werden Abwesenheitsdaten aus Ihrer HR-Plattform automatisch in Flexopus übertragen – ohne manuelle Pflege und ohne Informationsverlust.
Wat is de Remote-synchronisatie?
De Remote-integratie is een eenzijdige gegevenskoppeling tussen het HR-platform Remote en Flexopus. Afwezigheidsgegevens uit Remote – zoals vakantie, ziekte of ander verzuim – worden automatisch naar Flexopus verzonden en daar gebruikt voor de middelen- en kantoorplanning.
De synchronisatie verloopt op basis van het e-mailadres van de medewerkers. De overdracht omvat informatie zoals de afwezigheidsperiode, de status en het type afwezigheid. Flexopus leest deze gegevens uit – er vindt geen terugschrijving naar Remote plaats.
Waarvoor dient de integratie?
De integratie zorgt voor transparantie in de dagelijkse werkzaamheden van hybride teams. Zodra een afwezigheid in Remote is geregistreerd en goedgekeurd, is deze automatisch beschikbaar in Flexopus – zonder dat medewerkers of beheerders handmatig hoeven in te grijpen.
Typische toepassingen zijn:
- Afwezigheidsstatus direct op het Flexopus-startscherm tonen: medewerkers zien direct of ze als afwezig staan gemarkeerd.
- Beschikbaarheid van collega's controleren: in het kantoorplan is in één oogopslag zichtbaar wie aanwezig, op afstand of afwezig is.
- Betere middelenplanning: boekingen en ruimtebezetting kunnen worden geoptimaliseerd op basis van werkelijke aanwezigheidsgegevens.
Hoe eenvoudig is de integratie?
Het instellen van de Remote-integratie is eenvoudig en vereist geen technische voorkennis. Als beheerder navigeert u in Flexopus naar de integratie-instellingen, selecteert u Remote als HRIS-systeem en verleent u de benodigde API-machtigingen in uw Remote-account.
Vervolgens synchroniseert Flexopus de afwezigheidsgegevens automatisch op de achtergrond. Een volledige stapsgewijze handleiding voor de installatie vindt u in ons Helpcentrum.
Wat zijn de voordelen van de integratie?
- Automatische synchronisatie: afwezigheden uit Remote worden zonder handmatige inspanning naar Flexopus overgedragen.
- Actuele teambeschikbaarheid: alle medewerkers zien in realtime wie op kantoor, op afstand of afwezig is.
- Privacyconform: alleen de noodzakelijke afwezigheidsgegevens worden overgedragen. Indien gewenst kan de weergave worden beperkt tot een algemene status ("afwezig"), zonder het specifieke type afwezigheid door te geven.
- Minder fouten: dubbele invoer van afwezigheidsgegevens vervalt – één bron, één waarheid.
- Naadloze integratie: de koppeling sluit aan op bestaande HR-processen zonder de huidige workflows te veranderen.
Verdere integraties
.svg)
Vragen en antwoorden
Welke gegevens worden uit Remote overgedragen?
Flexopus synchroniseert afwezigheidsgegevens inclusief de periode (start- en einddatum), status, type afwezigheid en een optionele notitie. De toewijzing gebeurt via het e-mailadres van de medewerkers. Er worden uitsluitend gegevens overgedragen die noodzakelijk zijn voor de planning.
Kunnen afwezigheidsgegevens in Flexopus worden bewerkt?
Nee. De synchronisatie is uitsluitend bedoeld voor het lezen van gegevens. Afwezigheidsgegevens kunnen alleen in Remote worden beheerd. Flexopus neemt de gegevens over en stelt deze beschikbaar voor de planning, maar schrijft geen wijzigingen terug.
Wat gebeurt er als een afwezigheid in Remote wordt verwijderd of gewijzigd?
Wijzigingen of verwijderingen in Remote worden bij de volgende synchronisatie automatisch in Flexopus doorgevoerd. De afwezigheidsstatus van de betreffende medewerker wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.
Is de Remote-integratie inbegrepen in het Flexopus-pakket?
De HRIS-integratiemodule is een aparte add-on en is niet standaard inbegrepen in het basispakket. Deze is in principe op aanvraag beschikbaar voor alle klanten. Neem voor vragen over de beschikbaarheid en de kosten gerust contact op met het Flexopus-team.
Hoe wordt de gegevensbescherming bij de overdracht gewaarborgd?
De integratie verloopt via een gecertificeerde externe API-aanbieder. Er worden alleen gegevens overgedragen die nodig zijn voor de weergave van afwezigheid in Flexopus. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om het type afwezigheid te anonimiseren en enkel de status "afwezig" door te geven.