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Sage HR mit Flexopus: Abwesenheiten automatisch synchronisieren
Wer hybride Teams effizient managen will, braucht aktuelle Informationen über Anwesenheiten und Abwesenheiten. Mit der Sage HR-Integration von Flexopus fließen Abwesenheitsdaten automatisch aus Ihrem HR-System in Ihre Arbeitsplatzbuchungsplattform – ohne manuelle Übertragung, ohne Umwege.
Was ist die Sage HR-Synchronisation?
Die Sage HR-Integration verbindet Flexopus über eine standardisierte Schnittstelle mit Ihrem Sage HR-System. Dabei werden Abwesenheitsdaten wie Urlaub, Krankheit oder andere Abwesenheitstypen automatisch aus Sage HR ausgelesen und an Flexopus übermittelt.
Die Synchronisation ist rein lesend: Flexopus empfängt die Daten aus Sage HR, nimmt aber keine Veränderungen im HR-System vor. Die Daten werden anhand der E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden abgeglichen. Folgende Informationen werden übertragen:
- Mitarbeiter-ID und Genehmigungsstatus
- Start- und Endzeitpunkt der Abwesenheit
- Abwesenheitstyp (z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit)
- Optionale Notiz zur Abwesenheit
Auf Wunsch lässt sich konfigurieren, dass statt des genauen Abwesenheitstyps nur der Status „Abwesend“ übertragen wird – für mehr Datensparsamkeit im Alltag.
Wozu dient die Integration?
Im hybriden Arbeitsalltag ist es entscheidend zu wissen, wer wann im Büro ist – und wer nicht. Die Sage HR-Integration sorgt dafür, dass diese Informationen in Flexopus stets aktuell sind, ohne dass Mitarbeitende oder Administratoren etwas manuell eintragen müssen.
Typische Anwendungsfälle:
- Abwesenheitsstatus direkt auf der Startseite: Mitarbeitende sehen auf einen Blick, ob Kolleginnen und Kollegen verfügbar, im Homeoffice oder abwesend sind.
- Bessere Buchungsplanung: Wer weiß, wer fehlt, kann Ressourcen gezielter buchen und Engpässe vermeiden.
- Transparenz im Team: Die Anwesenheitsanzeige in Flexopus spiegelt automatisch die aktuellen Abwesenheitsdaten aus Sage HR wider.
- Vorbereitung auf künftige Funktionen: Flexopus arbeitet daran, bestehende Buchungen bei Abwesenheit automatisch zu stornieren, um Ressourcen für andere freizugeben.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der Sage HR-Integration ist unkompliziert und in wenigen Schritten erledigt. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen Sage HR als HRIS-System aus und erteilen die notwendigen Zugriffsberechtigungen in Sage HR. Danach läuft die Synchronisation automatisch im Hintergrund.
Das HRIS-Integrationsmodul ist als optionales Add-on verfügbar und kann auf Anfrage freigeschaltet werden. Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatischer Datenabgleich: Abwesenheiten aus Sage HR erscheinen automatisch in Flexopus – kein manueller Aufwand.
- Aktuelle Verfügbarkeitsanzeige: Teams sehen in Echtzeit, wer anwesend, remote oder abwesend ist.
- Datensparsamkeit nach Maß: Sie entscheiden, ob der genaue Abwesenheitstyp oder nur der Status „Abwesend“ übertragen wird.
- Rein lesende Synchronisation: Flexopus verändert keine Daten in Sage HR – Ihre HR-Daten bleiben immer unter Ihrer Kontrolle.
- Nahtlose Einbindung: Die Integration fügt sich in Ihre bestehende IT-Infrastruktur ein, ohne zusätzliche Tools oder komplizierte Konfigurationen.
- Breite Kompatibilität: Neben Sage HR unterstützt Flexopus über 35 weitere HRIS-Systeme – für maximale Flexibilität.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Werden sensible Abwesenheitsdaten wie Krankheitsdiagnosen übertragen?
Nein. Flexopus übernimmt ausschließlich die Abwesenheitsdaten, die Sage HR über die Schnittstelle bereitstellt – also beispielsweise Zeitraum, Status und Abwesenheitstyp. Diagnosen oder medizinische Details werden zu keinem Zeitpunkt übertragen. Zusätzlich können Sie konfigurieren, dass nur der allgemeine Status „Abwesend“ übertragen wird, ohne Angabe des Grundes.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in Sage HR nachträglich geändert oder gelöscht wird?
Flexopus synchronisiert die Abwesenheitsdaten regelmäßig aus Sage HR. Änderungen oder Löschungen in Sage HR werden dabei berücksichtigt und in Flexopus entsprechend aktualisiert. So bleibt der Abwesenheitsstatus stets auf dem neuesten Stand.
Kann ich selbst steuern, welche Abwesenheitstypen synchronisiert werden?
Ja. Flexopus bietet die Möglichkeit, den Umfang der synchronisierten Daten anzupassen. Sie können beispielsweise festlegen, dass nur bestimmte Abwesenheitstypen übertragen werden oder dass alle Abwesenheiten einheitlich als „Abwesend“ angezeigt werden – ganz nach den Anforderungen Ihres Unternehmens.
Ist die Sage HR-Integration im Standard-Abonnement enthalten?
Das HRIS-Integrationsmodul ist ein optionales Add-on und nicht im Standard-Abonnement enthalten. Es kann jedoch auf Anfrage für alle Kunden freigeschaltet werden. Wenden Sie sich dazu an das Flexopus-Support-Team.
Welche Berechtigungen werden in Sage HR benötigt?
Für die Integration müssen Sie als Administrator in Sage HR die Leseberechtigung für Abwesenheitsdaten erteilen. Flexopus benötigt nur die minimal notwendigen Zugriffsrechte und nimmt keine Schreibzugriffe auf Ihr HR-System vor.