Zoho People mit Flexopus: Abwesenheiten nahtlos synchronisieren
Verbinden Sie Zoho People mit Flexopus und sorgen Sie dafür, dass Abwesenheitsdaten aus Ihrem HR-System automatisch in der Arbeitsplatzplanung berücksichtigt werden. So behalten alle Mitarbeitenden stets den Überblick – ohne manuelle Pflege.
Was ist die Zoho People-Synchronisation?
Die Zoho People-Integration verbindet Flexopus über eine standardisierte Schnittstelle mit Ihrem HR-System. Dabei werden Abwesenheitsdaten – wie Urlaub, Krankheit oder sonstige Fehlzeiten – aus Zoho People ausgelesen und automatisch an Flexopus übermittelt.
Die Synchronisation ist lesend: Flexopus empfängt die Daten aus Zoho People und stellt sie für die Ressourcenplanung bereit. Änderungen an Abwesenheiten werden direkt in Zoho People vorgenommen und von Flexopus automatisch übernommen.
Folgende Informationen werden dabei übertragen: Mitarbeiter-ID, Genehmigungs-ID, Start- und Enddatum der Abwesenheit, Status, Abwesenheitsart sowie optionale Notizen.
Wozu dient die Integration?
Die Integration sorgt dafür, dass Abwesenheitsinformationen aus Zoho People direkt in Flexopus sichtbar sind – ohne dass Mitarbeitende oder Administratoren Daten doppelt pflegen müssen.
Typische Anwendungsfälle sind:
- Abwesenheitsstatus anzeigen: Genehmigte Abwesenheiten werden automatisch in Flexopus übernommen. Mitarbeitende sehen ihren Status direkt auf der Startseite.
- Verfügbarkeit von Kolleginnen und Kollegen einsehen: In Flexopus ist auf einen Blick erkennbar, wer im Büro anwesend ist, remote arbeitet oder abwesend ist. Das erleichtert die Planung von Teamtagen und die Buchung von Arbeitsplätzen erheblich.
- Ressourcen optimal nutzen: Da Abwesenheiten in Echtzeit bekannt sind, können freie Arbeitsplätze gezielt für andere Mitarbeitende bereitgestellt werden.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der Zoho People-Integration ist unkompliziert und in wenigen Schritten abgeschlossen. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen Zoho People aus und erteilen die notwendigen API-Berechtigungen in Ihrem HR-System. Anschließend synchronisiert Flexopus die Abwesenheitsdaten automatisch auf Basis der E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden.
Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Abwesenheitsdaten aus Zoho People werden regelmäßig und automatisch übertragen – kein manueller Aufwand, keine veralteten Informationen.
- Echtzeit-Überblick: Alle Beteiligten sehen jederzeit, wer verfügbar ist und wer nicht – direkt in der Flexopus-Oberfläche.
- Datenschutzkonform: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Optional kann die Synchronisation so konfiguriert werden, dass statt konkreter Abwesenheitstypen (z. B. Krankheit) nur der allgemeine Status „abwesend“ gespeichert wird.
- Weniger Fehler: Durch den automatisierten Abgleich entfallen manuelle Einträge und die damit verbundenen Fehlerquellen.
- Nahtlose Einbindung in bestehende Prozesse: Die Integration fügt sich in Ihre vorhandene HR-Infrastruktur ein, ohne bestehende Workflows zu verändern.
- Einfache Einrichtung: Die Konfiguration erfordert keine technischen Spezialkenntnisse und ist über das Flexopus-Dashboard zugänglich.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Welche Abwesenheitsdaten werden aus Zoho People übertragen?
Flexopus synchronisiert Abwesenheitseinträge inklusive Start- und Enddatum, Status, Abwesenheitsart sowie optionaler Notizen. Die Übertragung erfolgt auf Basis der E-Mail-Adresse des jeweiligen Mitarbeitenden.
Werden sensible Gesundheitsdaten wie Krankheitsdiagnosen übertragen?
Nein. Es werden ausschließlich die für die Arbeitsplatzplanung relevanten Abwesenheitsinformationen übertragen, z. B. ob jemand abwesend ist und für welchen Zeitraum. Diagnosen oder medizinische Details werden nicht übermittelt. Zusätzlich kann die Integration so konfiguriert werden, dass anstelle des genauen Abwesenheitstyps nur der allgemeine Status „abwesend“ gespeichert wird.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in Zoho People geändert oder gelöscht wird?
Änderungen und Löschungen in Zoho People werden bei der nächsten Synchronisation automatisch in Flexopus übernommen. Die Daten in Flexopus spiegeln damit stets den aktuellen Stand aus Ihrem HR-System wider.
Kann ich die Abwesenheitsdaten direkt in Flexopus bearbeiten?
Nein. Die Synchronisation ist bewusst als reine Leseverbindung ausgelegt. Abwesenheiten werden ausschließlich in Zoho People verwaltet und von dort an Flexopus übermittelt. Das stellt sicher, dass Zoho People als führendes HR-System erhalten bleibt.
Ist die HRIS-Integration im Flexopus-Standardpaket enthalten?
Das HRIS-Integrationsmodul ist ein optionales Zusatzmodul und wird separat erworben. Es steht grundsätzlich allen Kunden auf Anfrage zur Verfügung. Bei Fragen zur Verfügbarkeit wenden Sie sich gerne an das Flexopus-Team.