Fourth mit Flexopus: Abwesenheiten nahtlos synchronisieren

Was ist die Fourth-Synchronisation?

Die Fourth-Integration verbindet Flexopus mit dem cloudbasierten Workforce-Management-System Fourth. Über eine standardisierte Schnittstelle werden Abwesenheitsdaten aus Fourth automatisch an Flexopus übertragen.

Konkret werden folgende Informationen synchronisiert: Mitarbeiter-ID, Start- und Enddatum der Abwesenheit, Status, Abwesenheitstyp sowie optionale Anmerkungen. Die Synchronisation läuft regelmäßig im Hintergrund und hält den Abwesenheitsstatus der Mitarbeitenden in Flexopus aktuell.

Es handelt sich dabei um eine reine Lesezugriff-Synchronisation: Abwesenheitsdaten können nur in Fourth gepflegt werden und werden von dort an Flexopus übertragen. Eine Bearbeitung der Daten über Flexopus ist nicht vorgesehen.

Wozu dient die Integration?

Die Integration schafft Transparenz im Büroalltag. Sobald eine Abwesenheit in Fourth genehmigt wurde, wird sie automatisch in Flexopus sichtbar. Kolleginnen und Kollegen können direkt im Buchungssystem sehen, wer an einem bestimmten Tag anwesend ist und wer nicht.

Das erleichtert die Planung von Büropräsenztagen erheblich: Wer gemeinsam mit dem Team vor Ort arbeiten möchte, kann gezielt prüfen, wann Kolleginnen und Kollegen verfügbar sind. Doppelbuchungen oder unnötige Fahrten ins Büro werden so vermieden.

Zukünftig soll Flexopus außerdem in der Lage sein, bestehende Buchungen bei eingetragenen Abwesenheiten automatisch zu stornieren, damit Ressourcen für andere Mitarbeitende freigegeben werden.

Wie einfach ist die Integration?

Die Einrichtung der Fourth-Integration erfolgt direkt im Flexopus-Adminbereich. Als Administrator navigieren Sie zu den Integrationseinstellungen, wählen Fourth als HRIS-System aus und erteilen die notwendigen Berechtigungen in Fourth. Anschließend startet die Synchronisation automatisch.

Das HRIS-Integrationsmodul ist als optionales Zusatzmodul erhältlich und auf Anfrage für alle Kunden verfügbar. Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.

Welche Vorteile hat die Integration?

• Automatische Synchronisation: Genehmigte Abwesenheiten aus Fourth werden automatisch in Flexopus übertragen, ohne manuellen Aufwand.
• Transparenz für alle: Mitarbeitende sehen direkt in Flexopus, wer im Büro, remote oder abwesend ist.
• Bessere Büroplanung: Teams können Präsenzzeiten gezielt koordinieren und unnötige Wege vermeiden.
• Datenschutzkonform: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsinformationen übertragen. Der Abwesenheitstyp kann auf Wunsch abstrahiert werden, sodass nur der Status Abwesend angezeigt wird.
• Weniger manuelle Arbeit: Doppelte Datenpflege entfällt. Abwesenheiten werden einmal in Fourth eingetragen und automatisch in Flexopus sichtbar.
• Zukunftssicher: Die geplante Funktion zur automatischen Stornierung von Buchungen bei Abwesenheit sorgt künftig für noch effizientere Ressourcennutzung.