Fourth mit Flexopus: Abwesenheiten nahtlos synchronisieren
Verbinden Sie Fourth mit Flexopus und bringen Sie Abwesenheitsdaten aus Ihrem Workforce-Management-System direkt in Ihre Arbeitsplatzbuchung. So sehen alle Mitarbeitenden auf einen Blick, wer im Büro ist, wer remote arbeitet und wer abwesend ist.
Was ist die Fourth-Synchronisation?
Die Fourth-Integration verbindet Flexopus mit dem cloudbasierten Workforce-Management-System Fourth. Über eine standardisierte Schnittstelle werden Abwesenheitsdaten aus Fourth automatisch an Flexopus übertragen.
Konkret werden folgende Informationen synchronisiert: Mitarbeiter-ID, Start- und Enddatum der Abwesenheit, Status, Abwesenheitstyp sowie optionale Anmerkungen. Die Synchronisation läuft regelmäßig im Hintergrund und hält den Abwesenheitsstatus der Mitarbeitenden in Flexopus aktuell.
Es handelt sich dabei um eine reine Lesezugriff-Synchronisation: Abwesenheitsdaten können nur in Fourth gepflegt werden und werden von dort an Flexopus übertragen. Eine Bearbeitung der Daten über Flexopus ist nicht vorgesehen.
Wozu dient die Integration?
Die Integration schafft Transparenz im Büroalltag. Sobald eine Abwesenheit in Fourth genehmigt wurde, wird sie automatisch in Flexopus sichtbar. Kolleginnen und Kollegen können direkt im Buchungssystem sehen, wer an einem bestimmten Tag anwesend ist und wer nicht.
Das erleichtert die Planung von Büropräsenztagen erheblich: Wer gemeinsam mit dem Team vor Ort arbeiten möchte, kann gezielt prüfen, wann Kolleginnen und Kollegen verfügbar sind. Doppelbuchungen oder unnötige Fahrten ins Büro werden so vermieden.
Zukünftig soll Flexopus außerdem in der Lage sein, bestehende Buchungen bei eingetragenen Abwesenheiten automatisch zu stornieren, damit Ressourcen für andere Mitarbeitende freigegeben werden.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der Fourth-Integration erfolgt direkt im Flexopus-Adminbereich. Als Administrator navigieren Sie zu den Integrationseinstellungen, wählen Fourth als HRIS-System aus und erteilen die notwendigen Berechtigungen in Fourth. Anschließend startet die Synchronisation automatisch.
Das HRIS-Integrationsmodul ist als optionales Zusatzmodul erhältlich und auf Anfrage für alle Kunden verfügbar. Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Genehmigte Abwesenheiten aus Fourth werden automatisch in Flexopus übertragen, ohne manuellen Aufwand.
- Transparenz für alle: Mitarbeitende sehen direkt in Flexopus, wer im Büro, remote oder abwesend ist.
- Bessere Büroplanung: Teams können Präsenzzeiten gezielt koordinieren und unnötige Wege vermeiden.
- Datenschutzkonform: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsinformationen übertragen. Der Abwesenheitstyp kann auf Wunsch abstrahiert werden, sodass nur der Status Abwesend angezeigt wird.
- Weniger manuelle Arbeit: Doppelte Datenpflege entfällt. Abwesenheiten werden einmal in Fourth eingetragen und automatisch in Flexopus sichtbar.
- Zukunftssicher: Die geplante Funktion zur automatischen Stornierung von Buchungen bei Abwesenheit sorgt künftig für noch effizientere Ressourcennutzung.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Werden sensible Gesundheitsdaten aus Fourth an Flexopus übertragen?
Nein, nicht zwingend. Flexopus ermöglicht es, den Abwesenheitstyp (z. B. Krankheit, Urlaub, Elternzeit) zu abstrahieren. Administratoren können einstellen, dass lediglich der Status Abwesend übertragen wird, ohne den konkreten Grund. So lässt sich die Integration datenschutzkonform an die internen Richtlinien des Unternehmens anpassen.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in Fourth geändert oder gelöscht wird?
Änderungen in Fourth werden bei der nächsten Synchronisation automatisch in Flexopus übernommen. Wird eine Abwesenheit in Fourth entfernt oder korrigiert, aktualisiert sich der Status des betroffenen Mitarbeitenden in Flexopus entsprechend.
Kann ich über Flexopus Abwesenheiten in Fourth bearbeiten?
Nein. Es handelt sich um eine reine Lesezugriff-Integration. Abwesenheitsdaten werden ausschließlich aus Fourth gelesen und in Flexopus angezeigt. Eine Bearbeitung oder Erfassung von Abwesenheiten ist nur direkt in Fourth möglich.
Welche Berechtigungen sind für die Integration erforderlich?
Für die Einrichtung benötigen Sie Administratorrechte sowohl in Flexopus als auch in Fourth. In Fourth müssen die notwendigen API-Berechtigungen erteilt werden, damit Flexopus die Abwesenheitsdaten lesen kann. Die Synchronisation erfolgt anschließend automatisch auf Basis der E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden.
Ist das HRIS-Modul im Standard-Abonnement enthalten?
Das HRIS-Integrationsmodul ist ein optionales Zusatzmodul und nicht im Standard-Abonnement enthalten. Es ist jedoch auf Anfrage für alle Kunden verfügbar. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie die Fourth-Integration nutzen möchten.