Fourth with Flexopus: Seamless Synchronize absenties
Koppel Fourth aan Flexopus en importeer afwezigheidsgegevens rechtstreeks vanuit uw personeelsbeheersysteem in uw werkplekboekingen. Op deze manier kunnen alle medewerkers in één oogopslag zien wie op kantoor is, wie thuiswerkt en wie afwezig is.
Wat is de vierde synchronisatie?
De Fourth-integratie verbindt Flexopus met het cloudgebaseerde personeelsbeheersysteem Fourth. Afwezigheidsgegevens van Fourth worden automatisch via een gestandaardiseerde interface naar Flexopus overgebracht.
Concreet wordt de volgende informatie gesynchroniseerd: werknemers-ID, begin- en einddatum van afwezigheid, status, type afwezigheid en optionele notities. De synchronisatie vindt regelmatig op de achtergrond plaats en zorgt ervoor dat de afwezigheidsstatus van medewerkers in Flexopus actueel blijft.
Dit is een synchronisatie die alleen leesrechten heeft: afwezigheidsgegevens kunnen alleen in Fourth worden bijgehouden en worden van daaruit naar Flexopus overgebracht. Het is niet de bedoeling om de gegevens via Flexopus te bewerken.
Wat is het doel van integratie?
Integratie zorgt voor transparantie in het dagelijkse kantoorleven. Zodra een afwezigheid in Fourth is goedgekeurd, is deze automatisch zichtbaar in Flexopus. Collega's kunnen in het boekingssysteem direct zien wie er op een bepaalde dag aanwezig is en wie niet.
Dit vereenvoudigt de planning van de werkdagen op kantoor aanzienlijk: iedereen die op locatie met het team wil samenwerken, kan specifiek controleren wanneer collega's beschikbaar zijn. Dit voorkomt dubbele boekingen of onnodige ritten naar kantoor.
In de toekomst moet Flexopus ook in staat zijn om bestaande boekingen automatisch te annuleren wanneer afwezigheden worden geregistreerd, zodat resources vrijkomen voor andere medewerkers.
Hoe eenvoudig is de integratie?
De vierde integratie wordt rechtstreeks in het Flexopus-beheergebied ingesteld. Ga als beheerder naar de integratie-instellingen, selecteer Fourth als HRIS-systeem en verleen de benodigde machtigingen in Fourth. De synchronisatie start vervolgens automatisch.
De HRIS-integratiemodule is beschikbaar als optionele add-on en kan op aanvraag aan alle klanten worden geleverd. Voor volledige stapsgewijze installatie-instructies kunt u terecht in ons Helpcentrum.
Wat zijn de voordelen van integratie?
- Automatische synchronisatie: Goedgekeurde afwezigheden van Fourth worden automatisch en zonder handmatige tussenkomst overgezet naar Flexopus.
- Transparantie voor iedereen: Medewerkers kunnen in Flexopus direct zien wie op kantoor is, wie thuiswerkt of wie afwezig is.
- Verbeterde kantoorplanning: Teams kunnen hun aanwezigheidstijden effectiever op elkaar afstemmen en onnodige reizen vermijden.
- Voldoet aan de privacywetgeving: alleen de noodzakelijke afwezigheidsinformatie wordt doorgegeven. Het afwezigheidstype kan desgewenst worden geabstraheerd, zodat alleen de status "Afwezig" wordt weergegeven.
- Minder handmatig werk: Dubbel onderhoud van gegevens wordt geëlimineerd. Afwezigheden worden eenmalig ingevoerd in Fourth en zijn automatisch zichtbaar in Flexopus.
- Toekomstbestendig: De geplande functie voor het automatisch annuleren van boekingen bij afwezigheid zorgt voor een nog efficiënter gebruik van resources in de toekomst.
Verdere integraties
.svg)
vragen en antwoorden
Worden gevoelige gezondheidsgegevens van Fourth overgedragen aan Flexopus?
Nee, niet per se. Flexopus biedt de mogelijkheid om het type afwezigheid te specificeren (bijv. (om ziekte, vakantie en ouderschapsverlof buiten beschouwing te laten). Beheerders kunnen het systeem zo configureren dat alleen de status "Afwezig" wordt verzonden, zonder de reden op te geven. Hierdoor kan de integratie worden aangepast aan de interne richtlijnen van het bedrijf, in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming.
Wat gebeurt er als een afwezigheid in het vierde leerjaar wordt gewijzigd of verwijderd?
Wijzigingen in Fourth worden tijdens de volgende synchronisatie automatisch in Flexopus opgenomen. Als een afwezigheid in Fourth wordt verwijderd of gecorrigeerd, wordt de status van de betreffende medewerker in Flexopus dienovereenkomstig bijgewerkt.
Kan ik afwezigheden in het vierde leerjaar bewerken met Flexopus?
Nee. Dit is een alleen-lezen integratie. Afwezigheidsgegevens worden uitsluitend van Fourth gelezen en in Flexopus weergegeven. Afwezigheden kunnen alleen rechtstreeks in Fourth worden bewerkt of geregistreerd.
Welke machtigingen zijn vereist voor de integratie?
Voor deze configuratie hebt u beheerdersrechten nodig in zowel Flexopus als Fourth. Ten vierde moeten de benodigde API-rechten worden verleend, zodat Flexopus de afwezigheidsgegevens kan lezen. De synchronisatie vindt vervolgens automatisch plaats op basis van de e-mailadressen van de medewerkers.
Is de HRIS-module inbegrepen in het standaardabonnement?
De HRIS-integratiemodule is een optionele add-onmodule en is niet inbegrepen in het standaardabonnement. Het is echter op aanvraag beschikbaar voor alle klanten. Neem contact met ons op als u gebruik wilt maken van de Fourth-integratie.