HeavenHR mit Flexopus: Abwesenheiten automatisch synchronisieren
Verbinden Sie HeavenHR mit Flexopus und sorgen Sie dafür, dass Abwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeitenden stets aktuell im Buchungssystem verfügbar sind – ohne manuelle Pflege und ohne Umwege.
Was ist die HeavenHR-Synchronisation?
Die HeavenHR-Integration verbindet Ihr HR-System mit Flexopus über eine standardisierte Schnittstelle. Dabei werden Abwesenheitsdaten aus HeavenHR automatisch an Flexopus übertragen und dort für alle relevanten Funktionen nutzbar gemacht.
Konkret synchronisiert Flexopus folgende Informationen aus HeavenHR:
- Start- und Enddatum der Abwesenheit
- Abwesenheitsstatus (z. B. genehmigt, ausstehend)
- Art der Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit)
- Interne Kennungen zur eindeutigen Zuordnung
Die Synchronisation ist rein lesend: Abwesenheitsdaten werden aus HeavenHR bezogen, aber nicht von Flexopus verändert. Die Datenpflege bleibt vollständig in HeavenHR.
Wozu dient die Integration?
Die Verbindung zwischen HeavenHR und Flexopus schafft einen nahtlosen Informationsfluss zwischen HR und Workplace Management. Typische Anwendungsfälle sind:
- Abwesenheitsstatus sichtbar machen: Genehmigte Abwesenheiten werden automatisch in Flexopus angezeigt. Kolleginnen und Kollegen sehen auf einen Blick, wer im Büro, im Homeoffice oder abwesend ist.
- Verfügbarkeit im Team planen: Mitarbeitende können bei der Buchung von Arbeitsplätzen berücksichtigen, wer wann anwesend ist – für bessere Abstimmung und effektivere Zusammenarbeit.
- Buchungen bei Abwesenheit freigeben (demnächst verfügbar): Flexopus kann Reservierungen abwesender Personen automatisch stornieren, damit Arbeitsplätze nicht unnötig blockiert werden.
Kurz gesagt: Die Integration reduziert manuelle Abstimmung und sorgt dafür, dass Ihre Workplace-Daten immer dem tatsächlichen Anwesenheitsstatus entsprechen.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der HeavenHR-Integration ist unkompliziert und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den HRIS-Integrationseinstellungen, wählen HeavenHR aus und erteilen die erforderlichen API-Berechtigungen in Ihrem HeavenHR-Konto.
Sobald die Verbindung hergestellt ist, beginnt Flexopus automatisch mit der Synchronisation der Abwesenheitsdaten – auf Basis der hinterlegten E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden.
Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Abwesenheiten aus HeavenHR werden regelmäßig und automatisch in Flexopus aktualisiert – kein manueller Abgleich notwendig.
- Transparente Anwesenheit: Alle Mitarbeitenden sehen direkt in Flexopus, wer verfügbar, remote oder abwesend ist.
- Weniger Fehler: Durch den automatisierten Datenaustausch entfallen fehleranfällige manuelle Eingaben.
- Datenschutzkonform: Es werden nur die für die Workplace-Verwaltung notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Sensible HR-Details können auf Wunsch ausgeblendet werden – Flexopus kann statt des konkreten Grundes einfach nur „abwesend“ anzeigen.
- Schnelle Einrichtung: Die Verbindung ist in wenigen Schritten hergestellt – ohne IT-Projekt oder aufwändige Konfiguration.
Weitere Integrationen
.svg)
Fragen und Antworten
Welche Abwesenheitsdaten werden übertragen?
Flexopus synchronisiert Abwesenheitseinträge inklusive Start- und Enddatum, Status, Art der Abwesenheit sowie interne Kennungen zur Zuordnung. Auf Wunsch kann die Übertragung so konfiguriert werden, dass nur der Abwesenheitsstatus („abwesend“) übertragen wird, ohne den konkreten Grund – zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten.
Können über Flexopus Abwesenheiten in HeavenHR geändert werden?
Nein. Die Integration ist rein lesend. Flexopus empfängt Abwesenheitsdaten aus HeavenHR, nimmt aber keine Änderungen im HR-System vor. Die Datenpflege erfolgt ausschließlich in HeavenHR.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in HeavenHR gelöscht oder geändert wird?
Flexopus synchronisiert regelmäßig die aktuellen Daten aus HeavenHR. Änderungen oder Löschungen werden entsprechend übernommen, sodass der Abwesenheitsstatus in Flexopus stets dem aktuellen Stand in HeavenHR entspricht.
Ist die Integration DSGVO-konform?
Ja. Die Datenübertragung erfolgt über einen zertifizierten API-Dienstleister. Es werden nur die für den Betrieb von Flexopus notwendigen Abwesenheitsinformationen verarbeitet. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Übertragung sensibler Details wie Abwesenheitstyp zu deaktivieren.
Muss die HRIS-Integration separat erworben werden?
Das HRIS-Integrationsmodul ist ein optionales Add-on und nicht standardmäßig im Flexopus-Paket enthalten. Es kann jedoch auf Anfrage für alle Kunden freigeschaltet werden. Sprechen Sie hierzu gerne unser Vertriebsteam an.