HeavenHR met Flexopus: Automatisch afwezigheden synchroniseren
Koppel HeavenHR aan Flexopus en zorg ervoor dat de afwezigheidsgegevens van uw medewerkers altijd actueel en beschikbaar zijn in het boekingssysteem – zonder handmatig onderhoud en zonder omwegen.
Wat is HeavenHR-synchronisatie?
De HeavenHR-integratie verbindt uw HR-systeem met Flexopus via een gestandaardiseerde interface. Afwezigheidsgegevens van HeavenHR worden automatisch overgedragen naar Flexopus en daar beschikbaar gesteld voor alle relevante functies.
Flexopus synchroniseert specifiek de volgende informatie van HeavenHR:
- Begin- en einddatum van afwezigheid
- Afwezigheidsstatus (bijv. (goedgekeurd, in behandeling)
- Soort afwezigheid (bijv. Vakantie, ziekte, ouderschapsverlof)
- Interne identificatoren voor unieke toewijzing
De synchronisatie is alleen-lezen: afwezigheidsgegevens worden opgehaald uit HeavenHR, maar niet gewijzigd door Flexopus. Het databeheer blijft volledig binnen HeavenHR.
Wat is het doel van integratie?
De koppeling tussen HeavenHR en Flexopus zorgt voor een naadloze informatiestroom tussen HR en werkplekbeheer. Typische gebruiksscenario's zijn onder andere:
- Maak de afwezigheidsstatus zichtbaar: Goedgekeurde afwezigheden worden automatisch weergegeven in Flexopus. Collega's kunnen in één oogopslag zien wie op kantoor is, thuiswerkt of afwezig is.
- Beschikbaarheid van het team plannen: Medewerkers kunnen bij het reserveren van werkplekken rekening houden met wie wanneer aanwezig zal zijn – voor een betere coördinatie en effectievere samenwerking.
- Reserveringen vrijgeven tijdens afwezigheid (binnenkort beschikbaar): Flexopus kan reserveringen van afwezige medewerkers automatisch annuleren, zodat werkplekken niet onnodig geblokkeerd blijven.
Kortom: de integratie vermindert handmatige afstemming en zorgt ervoor dat uw werkplekgegevens altijd de werkelijke aanwezigheidsstatus weergeven.
Hoe eenvoudig is de integratie?
Het instellen van de HeavenHR-integratie is eenvoudig en vereist geen technische kennis. Ga als beheerder naar de HRIS-integratie-instellingen in Flexopus, selecteer HeavenHR en verleen de benodigde API-machtigingen in uw HeavenHR-account.
Zodra de verbinding tot stand is gebracht, begint Flexopus automatisch met het synchroniseren van afwezigheidsgegevens op basis van de opgeslagen e-mailadressen van uw medewerkers.
Klaar om te beginnen? Voor volledige stapsgewijze installatie-instructies kunt u terecht in ons Helpcentrum.
Wat zijn de voordelen van integratie?
- Automatische synchronisatie: Afwezigheden uit HeavenHR worden regelmatig en automatisch bijgewerkt in Flexopus – handmatige synchronisatie is niet nodig.
- Transparante aanwezigheid: Alle medewerkers kunnen in Flexopus direct zien wie beschikbaar, op afstand of afwezig is.
- Minder fouten: Geautomatiseerde gegevensuitwisseling elimineert foutgevoelige handmatige invoer.
- Voldoet aan de privacywetgeving: alleen de afwezigheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor het werkplekbeheer worden overgedragen. Gevoelige HR-gegevens kunnen desgewenst worden verborgen – Flexopus kan bijvoorbeeld eenvoudigweg 'afwezig' weergeven in plaats van de specifieke reden.
- Snelle installatie: De verbinding wordt in slechts enkele stappen tot stand gebracht – zonder IT-project of complexe configuratie.
Verdere integraties
.svg)
vragen en antwoorden
Welke afwezigheidsgegevens worden overgedragen?
Flexopus synchroniseert afwezigheidsgegevens, waaronder begin- en einddatum, status, type afwezigheid en interne identificatiegegevens voor toewijzing. Indien gewenst kan de verzending zo worden geconfigureerd dat alleen de afwezigheidsstatus ("afwezig") wordt verzonden, zonder de specifieke reden – ter bescherming van gevoelige werknemersgegevens.
Kunnen afwezigheden in HeavenHR via Flexopus worden gewijzigd?
Nee. De integratie is puur leesbaar. Flexopus ontvangt afwezigheidsgegevens van HeavenHR, maar brengt geen wijzigingen aan in het HR-systeem. Het gegevensbeheer vindt uitsluitend plaats in HeavenHR.
Wat gebeurt er als een afwezigheid in HeavenHR wordt verwijderd of gewijzigd?
Flexopus synchroniseert regelmatig de meest recente gegevens van HeavenHR. Wijzigingen of verwijderingen worden automatisch toegepast, zodat de afwezigheidsstatus in Flexopus altijd overeenkomt met de huidige status in HeavenHR.
Voldoet de integratie aan de AVG?
Ja. De gegevensoverdracht verloopt via een gecertificeerde API-serviceprovider. Alleen de afwezigheidsinformatie die nodig is voor de werking van Flexopus wordt verwerkt. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om het verzenden van gevoelige gegevens, zoals het type afwezigheid, uit te schakelen.
Moet de HRIS-integratie apart worden aangeschaft?
De HRIS-integratiemodule is een optionele add-on en is niet standaard inbegrepen in het Flexopus-pakket. Het kan echter op verzoek voor alle klanten worden geactiveerd. Neem voor deze kwestie contact op met ons verkoopteam.