HiBob mit Flexopus: Abwesenheiten nahtlos synchronisieren

Was ist die HiBob-Synchronisation?

HiBob ist eine moderne HR-Plattform, die insbesondere wachsende und international aufgestellte Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten und Organisationsstrukturen unterstützt.

Die Integration verbindet HiBob über eine standardisierte Schnittstelle mit Flexopus. Dabei werden Abwesenheitseinträge – etwa Urlaub, Krankheit oder sonstige Fehlzeiten – automatisch aus HiBob ausgelesen und in Flexopus übertragen. Die Synchronisation erfolgt regelmäßig im Hintergrund, sodass der Abwesenheitsstatus Ihrer Mitarbeitenden in Flexopus stets aktuell ist.

Folgende Daten werden dabei übertragen: Mitarbeiter-ID, Genehmigungs-ID, Start- und Enddatum der Abwesenheit, Status, Abwesenheitsart sowie optionale Notizen. Es handelt sich um eine rein lesende Synchronisation – Abwesenheitsdaten können ausschließlich in HiBob geändert werden.

Wozu dient die Integration?

Die HiBob-Integration macht Abwesenheitsinformationen direkt in Flexopus nutzbar – für Mitarbeitende, Teamleiter und HR gleichermaßen. Typische Anwendungsfälle sind:

• Abwesenheitsstatus sichtbar machen: Mitarbeitende sehen auf dem Flexopus-Startbildschirm direkt, ob sie als abwesend eingetragen sind. Der Status wird automatisch aus HiBob übernommen.
• Verfügbarkeit von Kolleginnen und Kollegen prüfen: Teams können in Flexopus auf einen Blick sehen, wer im Büro ist, wer remote arbeitet und wer abwesend ist. Das erleichtert die Planung gemeinsamer Präsenztage erheblich.
• Buchungsflächen freigeben (demnächst verfügbar): Zukünftig kann Flexopus Reservierungen abwesender Mitarbeitender automatisch stornieren, um Arbeitsplätze für andere Kolleginnen und Kollegen freizugeben.

Durch die automatische Übertragung entfällt die doppelte Datenpflege in zwei Systemen. Abwesenheiten müssen nur einmal in HiBob erfasst werden und stehen unmittelbar in Flexopus zur Verfügung.

Wie einfach ist die Integration?

Die Einrichtung der HiBob-Integration ist unkompliziert und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen HiBob als HRIS-System aus und erteilen die notwendigen Zugriffsrechte in HiBob. Anschließend startet Flexopus automatisch mit der Synchronisation der Abwesenheitsdaten.

Bitte beachten Sie: Das HRIS-Integrationsmodul ist ein optionales Zusatzmodul und auf Anfrage für alle Kunden verfügbar.

Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.

Welche Vorteile hat die Integration?

• Automatische Synchronisation: Abwesenheiten aus HiBob werden regelmäßig und ohne manuellen Aufwand in Flexopus aktualisiert.
• Bessere Übersicht im Team: Alle Mitarbeitenden sehen auf einen Blick, wer verfügbar ist – ob im Büro, remote oder abwesend.
• Weniger Fehler: Da Daten nur einmal in HiBob gepflegt werden, entfallen Inkonsistenzen durch doppelte Datenhaltung.
• Datenschutz by Design: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Optional lässt sich konfigurieren, dass nur der Status „abwesend“ übermittelt wird, ohne den konkreten Grund (z. B. Krankheit oder Urlaub).
• Einfache Einrichtung: Die Anbindung ist schnell konfiguriert und erfordert keine Programmierkenntnisse.
• Im Integrationspaket enthalten: Das Modul ist auf Anfrage für alle Flexopus-Kunden verfügbar – ohne zusätzliche Entwicklungsaufwand.
• Zukunftssicher: Weitere Funktionen wie die automatische Stornierung von Buchungen bei Abwesenheit sind bereits in Planung.