HiBob mit Flexopus: Abwesenheiten nahtlos synchronisieren
Wer hybride Teams effizient organisiert, braucht aktuelle Informationen darüber, wer anwesend, im Homeoffice oder abwesend ist. Mit der HiBob-Integration von Flexopus fliessen Abwesenheitsdaten aus Ihrer HR-Plattform automatisch in Ihre Arbeitsplatzplanung ein – ohne manuelle Pflege und ohne Medienbruch.
Was ist die HiBob-Synchronisation?
HiBob ist eine moderne HR-Plattform, die insbesondere wachsende und international aufgestellte Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten und Organisationsstrukturen unterstützt.
Die Integration verbindet HiBob über eine standardisierte Schnittstelle mit Flexopus. Dabei werden Abwesenheitseinträge – etwa Urlaub, Krankheit oder sonstige Fehlzeiten – automatisch aus HiBob ausgelesen und in Flexopus übertragen. Die Synchronisation erfolgt regelmäßig im Hintergrund, sodass der Abwesenheitsstatus Ihrer Mitarbeitenden in Flexopus stets aktuell ist.
Folgende Daten werden dabei übertragen: Mitarbeiter-ID, Genehmigungs-ID, Start- und Enddatum der Abwesenheit, Status, Abwesenheitsart sowie optionale Notizen. Es handelt sich um eine rein lesende Synchronisation – Abwesenheitsdaten können ausschließlich in HiBob geändert werden.
Wozu dient die Integration?
Die HiBob-Integration macht Abwesenheitsinformationen direkt in Flexopus nutzbar – für Mitarbeitende, Teamleiter und HR gleichermaßen. Typische Anwendungsfälle sind:
- Abwesenheitsstatus sichtbar machen: Mitarbeitende sehen auf dem Flexopus-Startbildschirm direkt, ob sie als abwesend eingetragen sind. Der Status wird automatisch aus HiBob übernommen.
- Verfügbarkeit von Kolleginnen und Kollegen prüfen: Teams können in Flexopus auf einen Blick sehen, wer im Büro ist, wer remote arbeitet und wer abwesend ist. Das erleichtert die Planung gemeinsamer Präsenztage erheblich.
- Buchungsflächen freigeben (demnächst verfügbar): Zukünftig kann Flexopus Reservierungen abwesender Mitarbeitender automatisch stornieren, um Arbeitsplätze für andere Kolleginnen und Kollegen freizugeben.
Durch die automatische Übertragung entfällt die doppelte Datenpflege in zwei Systemen. Abwesenheiten müssen nur einmal in HiBob erfasst werden und stehen unmittelbar in Flexopus zur Verfügung.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der HiBob-Integration ist unkompliziert und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen HiBob als HRIS-System aus und erteilen die notwendigen Zugriffsrechte in HiBob. Anschließend startet Flexopus automatisch mit der Synchronisation der Abwesenheitsdaten.
Bitte beachten Sie: Das HRIS-Integrationsmodul ist ein optionales Zusatzmodul und auf Anfrage für alle Kunden verfügbar.
Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Abwesenheiten aus HiBob werden regelmäßig und ohne manuellen Aufwand in Flexopus aktualisiert.
- Bessere Übersicht im Team: Alle Mitarbeitenden sehen auf einen Blick, wer verfügbar ist – ob im Büro, remote oder abwesend.
- Weniger Fehler: Da Daten nur einmal in HiBob gepflegt werden, entfallen Inkonsistenzen durch doppelte Datenhaltung.
- Datenschutz by Design: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Optional lässt sich konfigurieren, dass nur der Status „abwesend“ übermittelt wird, ohne den konkreten Grund (z. B. Krankheit oder Urlaub).
- Einfache Einrichtung: Die Anbindung ist schnell konfiguriert und erfordert keine Programmierkenntnisse.
- Im Integrationspaket enthalten: Das Modul ist auf Anfrage für alle Flexopus-Kunden verfügbar – ohne zusätzliche Entwicklungsaufwand.
- Zukunftssicher: Weitere Funktionen wie die automatische Stornierung von Buchungen bei Abwesenheit sind bereits in Planung.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Welche Abwesenheitsdaten werden aus HiBob übertragen?
Flexopus synchronisiert Abwesenheitseinträge inklusive Mitarbeiter-ID, Start- und Enddatum, Status sowie Abwesenheitsart. Sie können in den Einstellungen festlegen, ob der konkrete Abwesenheitsgrund (z. B. Urlaub oder Krankheit) übertragen wird oder ob Flexopus lediglich den allgemeinen Status „abwesend“ speichert. So behalten Sie die volle Kontrolle über den Umfang der geteilten Daten.
Kann ich Abwesenheiten über Flexopus bearbeiten oder löschen?
Nein. Die HiBob-Integration ist eine rein lesende Verbindung. Abwesenheitsdaten können ausschließlich in HiBob erstellt, geändert oder gelöscht werden. Änderungen in HiBob werden dann automatisch in Flexopus übernommen. Flexopus greift nicht schreibend auf HiBob zu.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in HiBob gelöscht oder geändert wird?
Flexopus synchronisiert die Daten regelmäßig aus HiBob. Wenn ein Abwesenheitseintrag in HiBob gelöscht oder geändert wird, wird diese Änderung beim nächsten Synchronisationslauf auch in Flexopus aktualisiert. Der Abwesenheitsstatus der betroffenen Person wird entsprechend angepasst.
Ist die Integration datenschutzkonform?
Ja. Flexopus überträgt ausschließlich die Daten, die für die Abwesenheitssynchronisation benötigt werden. Zusätzlich können Sie konfigurieren, dass nur ein anonymisierter Status („abwesend“) übertragen wird, ohne Angabe des Grundes. Die Integration wird über einen externen, spezialisierten API-Anbieter abgewickelt, der hohe Sicherheitsstandards erfüllt.
Welche Voraussetzungen sind für die Einrichtung notwendig?
Sie benötigen Administratorrechte sowohl in Flexopus als auch in HiBob. Das HRIS-Integrationsmodul muss in Flexopus aktiviert sein – es ist auf Anfrage für alle Kunden verfügbar. Anschließend erteilen Sie Flexopus in HiBob die notwendigen API-Zugriffsrechte, und die Synchronisation startet automatisch.