HiBob met Flexopus: synchroniseer afwezigheden naadloos.
Wie hybride teams efficiënt organiseert, heeft actuele informatie nodig over wie aanwezig is, thuiswerkt of afwezig is. Met de HiBob-integratie van Flexopus worden afwezigheidsgegevens uit uw HR-platform automatisch in uw werkplekplanning opgenomen – zonder handmatige aanpassingen en zonder onderbrekingen.
Wat is HiBob-synchronisatie?
HiBob is een modern HR-platform dat met name groeiende en internationaal georiënteerde bedrijven ondersteunt bij het beheren van personeelsgegevens, afwezigheden en organisatiestructuren.
De integratie verbindt HiBob met Flexopus via een gestandaardiseerde interface. Afwezigheidsmeldingen – zoals vakantie, ziekte of andere afwezigheden – worden automatisch vanuit HiBob ingelezen en naar Flexopus overgezet. De synchronisatie vindt regelmatig op de achtergrond plaats, zodat de afwezigheidsstatus van uw medewerkers in Flexopus altijd actueel is.
De volgende gegevens worden overgedragen: werknemers-ID, goedkeurings-ID, begin- en einddatum van afwezigheid, status, type afwezigheid en optionele notities. Dit is een synchronisatie met alleen leesrechten; afwezigheidsgegevens kunnen alleen in HiBob worden gewijzigd.
Wat is het doel van integratie?
De HiBob-integratie maakt afwezigheidsinformatie direct bruikbaar in Flexopus – voor medewerkers, teamleiders en HR. Typische gebruiksscenario's zijn onder andere:
- Maak de afwezigheidsstatus zichtbaar: Medewerkers kunnen direct op het startscherm van Flexopus zien of ze als afwezig geregistreerd staan. De status wordt automatisch overgenomen van HiBob.
- Controleer de beschikbaarheid van collega's: Teams kunnen in één oogopslag in Flexopus zien wie op kantoor is, wie thuiswerkt en wie afwezig is. Dit vereenvoudigt de planning van gezamenlijke fysieke bijeenkomsten aanzienlijk.
- Vrijgeven van boekingsruimtes (binnenkort beschikbaar): Flexopus kan in de toekomst automatisch reserveringen van afwezige medewerkers annuleren om werkplekken vrij te maken voor andere collega's.
Automatische gegevensoverdracht maakt het overbodig om gegevens in twee systemen dubbel bij te houden. Afwezigheden hoeven slechts één keer in HiBob te worden ingevoerd en zijn direct beschikbaar in Flexopus.
Hoe eenvoudig is de integratie?
Het instellen van de HiBob-integratie is eenvoudig en vereist geen technische kennis. Ga als beheerder naar de integratie-instellingen in Flexopus, selecteer HiBob als HRIS-systeem en verleen de benodigde toegangsrechten in HiBob. Flexopus start vervolgens automatisch met het synchroniseren van de afwezigheidsgegevens.
Let op: De HRIS-integratiemodule is een optionele add-onmodule en is op aanvraag beschikbaar voor alle klanten.
Klaar om te beginnen? Voor volledige stapsgewijze installatie-instructies kunt u terecht in ons Helpcentrum.
Wat zijn de voordelen van integratie?
- Automatische synchronisatie: Afwezigheden in HiBob worden automatisch en zonder handmatige tussenkomst in Flexopus bijgewerkt.
- Beter overzicht binnen het team: Alle medewerkers kunnen in één oogopslag zien wie beschikbaar is – of ze nu op kantoor zijn, thuiswerken of afwezig zijn.
- Minder fouten: Omdat gegevens in HiBob slechts één keer worden opgeslagen, worden inconsistenties als gevolg van dubbele gegevensopslag geëlimineerd.
- Gegevensbescherming door ontwerp: alleen de noodzakelijke afwezigheidsgegevens worden verzonden. Optioneel kan het zo worden geconfigureerd dat alleen de status "afwezig" wordt verzonden, zonder de specifieke reden (bijv. (Ziekte of vakantie).
- Eenvoudige installatie: De verbinding is snel geconfigureerd en vereist geen programmeerkennis.
- Inbegrepen in het integratiepakket: De module is op aanvraag beschikbaar voor alle Flexopus-klanten – zonder extra ontwikkelingsinspanningen.
- Toekomstbestendig: Verdere functies, zoals het automatisch annuleren van boekingen tijdens afwezigheid, worden al gepland.
Verdere integraties
.svg)
vragen en antwoorden
Welke afwezigheidsgegevens worden vanuit HiBob overgedragen?
Flexopus synchroniseert afwezigheidsregistraties, inclusief werknemers-ID, begin- en einddatum, status en type afwezigheid. In de instellingen kunt u aangeven of de specifieke reden voor afwezigheid (bijv. Of de afwezigheid (bijvoorbeeld door vakantie of ziekte) wordt overgedragen of dat Flexopus simpelweg de algemene status "afwezig" opslaat. Op deze manier behoudt u volledige controle over de hoeveelheid gedeelde gegevens.
Kan ik afwezigheden bewerken of verwijderen via Flexopus?
Nee. De HiBob-integratie is een alleen-lezen verbinding. Afwezigheidsgegevens kunnen alleen in HiBob worden aangemaakt, gewijzigd of verwijderd. Wijzigingen in HiBob worden vervolgens automatisch overgezet naar Flexopus. Flexopus benadert HiBob niet door ernaar te schrijven.
Wat gebeurt er als een afwezigheid in HiBob wordt verwijderd of gewijzigd?
Flexopus synchroniseert de gegevens van HiBob regelmatig. Als een afwezigheidsmelding in HiBob wordt verwijderd of gewijzigd, wordt deze wijziging ook in Flexopus bijgewerkt tijdens de volgende synchronisatieronde. De afwezigheidsstatus van de betreffende persoon zal dienovereenkomstig worden aangepast.
Voldoet de integratie aan de wetgeving inzake gegevensbescherming?
Ja. Flexopus verzendt alleen de gegevens die nodig zijn voor de synchronisatie van afwezigheid. Daarnaast kunt u het systeem zo configureren dat het alleen een geanonimiseerde status ("afwezig") verzendt, zonder de reden op te geven. De integratie wordt afgehandeld via een externe, gespecialiseerde API-aanbieder die voldoet aan hoge beveiligingsnormen.
Wat zijn de vereisten voor het opzetten van de faciliteit?
Je hebt beheerdersrechten nodig in zowel Flexopus als HiBob. De HRIS-integratiemodule moet in Flexopus worden geactiveerd; deze is op aanvraag beschikbaar voor alle klanten. Vervolgens moet u Flexopus de benodigde API-toegangsrechten verlenen in HiBob, waarna de synchronisatie automatisch start.