SAP SuccessFactors mit Flexopus: Abwesenheiten automatisch synchronisieren
Flexopus verbindet sich mit SAP SuccessFactors, um Abwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeitenden automatisch in das Buchungssystem zu übertragen. So wissen alle im Team jederzeit, wer verfügbar ist – ohne manuelle Pflege und ohne doppelte Datenhaltung.
Was ist die SAP SuccessFactors-Synchronisation?
SAP SuccessFactors ist eine cloudbasierte Human Capital Management (HCM) Plattform von SAP. Sie wird weltweit eingesetzt, um Personalprozesse zu standardisieren, zu automatisieren und zu analysieren.
Die Integration zwischen SAP SuccessFactors und Flexopus stellt eine Leseverbindung zu Ihrem HR-System her. Flexopus ruft dabei regelmäßig die Abwesenheitsdaten der Mitarbeitenden ab und speichert diese intern. Synchronisiert werden Informationen wie Abwesenheitszeitraum, Status, Abwesenheitstyp (z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit) sowie eine optionale Notiz.
Die Synchronisation läuft automatisch im Hintergrund. Abwesenheitsdaten können über Flexopus eingesehen, aber nicht verändert werden – Änderungen erfolgen weiterhin ausschließlich in SAP SuccessFactors.
Wozu dient die Integration?
Die Integration sorgt dafür, dass Abwesenheitsinformationen aus SAP SuccessFactors direkt in Flexopus sichtbar sind. Das ermöglicht eine bessere Planung und transparentere Zusammenarbeit im Büro.
Typische Anwendungsfälle der Integration:
- Abwesenheitsstatus direkt einsehen: Genehmigte Abwesenheiten werden automatisch in Flexopus übernommen. Mitarbeitende sehen ihren Status direkt auf der Startseite.
- Verfügbarkeit von Kolleginnen und Kollegen: In Flexopus ist auf einen Blick erkennbar, wer im Büro ist, wer remote arbeitet und wer abwesend ist. Das vereinfacht die Abstimmung erheblich.
- Automatische Buchungsbereinigung (demnächst): Flexopus kann künftig bestehende Reservierungen bei eingetragener Abwesenheit automatisch stornieren, damit Ressourcen für andere freigegeben werden.
Wie einfach ist die Einrichtung?
Die Einrichtung der SAP SuccessFactors-Integration ist unkompliziert und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen SAP SuccessFactors aus und erteilen die erforderlichen API-Berechtigungen in Ihrem HR-System.
Sobald die Verbindung hergestellt ist, läuft die Synchronisation automatisch. Es sind keine weiteren manuellen Schritte notwendig.
Beräit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Abwesenheitsdaten aus SAP SuccessFactors werden regelmäßig und ohne manuellen Aufwand in Flexopus aktualisiert.
- Mehr Transparenz im Team: Alle Mitarbeitenden sehen in Echtzeit, wer verfügbar ist – das fördert die Zusammenarbeit und erleichtert die Büroplanung.
- Weniger Fehler und Doppelpflege: Da die Daten direkt aus SAP SuccessFactors kommen, entfällt die manuelle Übertragung – und damit auch das Risiko von Fehlern oder veralteten Informationen.
- Datenschutz by Design: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Sensible Details wie der genaue Abwesenheitstyp können auf Wunsch ausgeblendet werden – Flexopus speichert dann lediglich „abwesend“.
- Nahtlose Einbindung in bestehende IT-Infrastruktur: Die Integration fügt sich ohne zusätzliche Middleware in Ihre vorhandene HR-Landschaft ein.
- Read-only-Zugriff: Flexopus liest ausschließlich Daten aus SAP SuccessFactors – es werden keine Daten zurückgeschrieben oder verändert.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Welche Daten werden aus SAP SuccessFactors übertragen?
Flexopus synchronisiert Abwesenheitseinträge mit folgenden Informationen: Mitarbeiter-ID, Genehmigungsstatus, Start- und Enddatum der Abwesenheit, Abwesenheitstyp sowie eine optionale Notiz. Auf Wunsch kann die Übertragung so konfiguriert werden, dass nur der Status „abwesend“ gespeichert wird – ohne Angabe des konkreten Grundes.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in SAP SuccessFactors geändert oder gelöscht wird?
Flexopus synchronisiert die Daten regelmäßig mit SAP SuccessFactors. Änderungen oder Löschungen werden dabei automatisch übernommen. Stornierte oder abgelehnte Abwesenheiten werden in Flexopus entsprechend aktualisiert.
Ist die Integration datenschutzkonform?
Ja. Die Integration ist als reine Leseschnittstelle konzipiert – Flexopus schreibt keine Daten zurück in SAP SuccessFactors. Es werden nur die Daten übertragen, die für die Anzeige von Abwesenheiten in Flexopus notwendig sind. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Detailgrad der übertragenen Informationen einzuschränken, um sensible HR-Daten zu schützen.
Kann ich steuern, welche Abwesenheitstypen synchronisiert werden?
Flexopus bietet die Möglichkeit, den Umfang der synchronisierten Informationen zu konfigurieren. So können Sie beispielsweise festlegen, dass anstelle des konkreten Abwesenheitstyps (Urlaub, Krankheit, Elternzeit) lediglich der allgemeine Status „abwesend“ angezeigt wird.
Ist das HRIS-Modul in meinem Flexopus-Paket enthalten?
Das HRIS-Integrationsmodul ist ein zusätzliches Modul, das separat erworben werden kann. Es ist grundsätzlich für alle Kunden auf Anfrage verfügbar. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Interesse haben.