UKG Pro mit Flexopus: Abwesenheitsdaten nahtlos synchronisieren
UKG Pro mit Flexopus verbinden, um Abwesenheitsdaten wie Krankheit, Urlaub oder andere Fehlzeiten aus dem HR-System zentral an Flexopus zu übermitteln.
Was ist die UKG Pro-Synchronisation?
UKG Pro ist eine cloudbasierte Human-Capital-Management-Plattform, die Unternehmen bei der Verwaltung von Personalstammdaten, Abwesenheiten, Payroll und Workforce-Analysen unterstützt. Die Plattform richtet sich vor allem an mittelständische und große Organisationen.
Die Integration zwischen UKG Pro und Flexopus ist eine lesende Synchronisation: Abwesenheitsdaten aus UKG Pro – wie Urlaub, Krankheit oder andere Fehlzeiten – werden automatisch an Flexopus übermittelt und dort für die jeweiligen Nutzer hinterlegt. Die Verbindung erfolgt über eine einheitliche API-Schnittstelle, die eine zuverlässige und sichere Datenweitergabe gewährleistet.
Folgende Daten werden synchronisiert: Mitarbeiter-ID, Abwesenheitsstatus, Start- und Endzeitpunkt, Abwesenheitstyp sowie optionale Notizen. Auf Wunsch kann die Übertragung auf eine vereinfachte Darstellung beschränkt werden – zum Beispiel wird statt dem konkreten Abwesenheitstyp nur "abwesend" übermittelt.
Wozu dient die Integration?
Die UKG Pro-Integration sorgt dafür, dass Abwesenheitsinformationen aus dem HR-System automatisch in Flexopus verfügbar sind – ohne manuelle Übertragung oder doppelte Datenpflege.
Typische Anwendungsfälle:
- Abwesenheitsstatus sichtbar machen: Mitarbeitende sehen direkt in Flexopus, ob sie als abwesend eingetragen sind.
- Verfügbarkeit von Kollegen überblicken: Teams können in Flexopus sehen, wer im Büro ist, remote arbeitet oder abwesend ist – ideal für die Planung gemeinsamer Präsenztage.
- Ressourcen optimal nutzen: Wenn bekannt ist, wer abwesend ist, können Buchungen entsprechend geplant und Ressourcen effizienter genutzt werden.
Damit entfällt der Aufwand, Abwesenheiten manuell in Flexopus einzutragen. Alle relevanten Informationen aus UKG Pro stehen automatisch zur Verfügung.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der UKG Pro-Integration ist unkompliziert und erfordert keine tiefgreifenden technischen Kenntnisse. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen UKG Pro aus und erteilen die erforderlichen Berechtigungen in Ihrem UKG Pro-System. Anschließend startet die Synchronisation automatisch.
Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Abwesenheitsdaten aus UKG Pro werden regelmäßig und automatisch in Flexopus aktualisiert – kein manueller Aufwand.
- Transparenz im Team: Alle Mitarbeitenden sehen auf einen Blick, wer anwesend, remote oder abwesend ist.
- Datenschutzkonform: Die Übertragung lässt sich auf das Notwendige beschränken – z.B. nur „abwesend“ statt dem konkreten Abwesenheitsgrund.
- Weniger Fehler: Durch die automatische Übertragung entfallen manuelle Eingaben und damit verbundene Fehlerquellen.
- Bessere Raumplanung: Abwesenheitsdaten helfen dabei, Buchungen und Ressourcen im Büro gezielter zu planen.
- Einfache Einrichtung: Die Integration ist schnell konfiguriert und benötigt keine komplexe IT-Infrastruktur.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Werden Abwesenheitsdaten aus Flexopus zurück nach UKG Pro übertragen?
Nein. Es handelt sich um eine rein lesende Synchronisation. Abwesenheitsdaten fließen ausschließlich von UKG Pro nach Flexopus. Änderungen müssen weiterhin direkt in UKG Pro vorgenommen werden.
Welche Daten werden genau übertragen? Werden sensible Informationen wie Krankheitsdiagnosen weitergegeben?
Es werden ausschließlich organisatorisch relevante Abwesenheitsdaten übertragen: Mitarbeiter-ID, Zeitraum der Abwesenheit, Status und Abwesenheitstyp. Sensible medizinische Informationen wie Diagnosen werden nicht synchronisiert. Zusätzlich kann die Übertragung so konfiguriert werden, dass statt dem Abwesenheitstyp nur „abwesend“ übermittelt wird.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in UKG Pro geändert oder gelöscht wird?
Flexopus synchronisiert die Abwesenheitsdaten regelmäßig mit UKG Pro. Änderungen oder Löschungen in UKG Pro werden beim nächsten Synchronisationslauf entsprechend in Flexopus aktualisiert.
Ist das HRIS-Integrationsmodul im Standard-Abo enthalten?
Das HRIS-Integrationsmodul wird separat erworben und ist auf Anfrage für alle Flexopus-Kunden verfügbar. Sprechen Sie uns gerne an, um mehr über die Möglichkeiten und Konditionen zu erfahren.
Welche Berechtigungen sind für die Integration erforderlich?
Für die Einrichtung benötigen Sie Administratorrechte in beiden Systemen – sowohl in Flexopus als auch in UKG Pro. In UKG Pro müssen die erforderlichen API-Berechtigungen erteilt werden, damit Flexopus die Abwesenheitsdaten lesen kann.