Workday mit Flexopus: Abwesenheitsdaten nahtlos synchronisieren
Verbinden Sie Workday mit Flexopus und bringen Sie Ihre HR-Daten direkt in Ihre Workplace-Management-Lösung. Abwesenheiten werden automatisch übertragen – ohne manuelle Pflege, ohne Umwege.
Was ist die Workday-Synchronisation?
Die Workday-Integration verbindet Flexopus über eine standardisierte Schnittstelle mit Ihrem Workday-System. Dabei werden Abwesenheitsdaten der Mitarbeitenden – also Urlaub, Krankheit oder sonstige Fehlzeiten – automatisch aus Workday ausgelesen und in Flexopus importiert.
Es handelt sich um eine rein lesende Synchronisation: Flexopus empfängt die Daten aus Workday und stellt sie im System bereit. Änderungen an den Abwesenheitsdaten erfolgen ausschließlich in Workday – Flexopus übernimmt diese automatisch beim nächsten Abgleich.
Workday ist eine cloudbasierte Human Capital Management-Plattform (HCM), die zentrale HR-Prozesse wie Personalverwaltung, Abwesenheitsmanagement, Payroll und Talent-Management in einem einheitlichen System vereint.
Wozu dient die Integration?
Die Workday-Integration sorgt dafür, dass Abwesenheitsinformationen nicht mehr manuell in Flexopus gepflegt werden müssen. Sobald ein Abwesenheitseintrag in Workday genehmigt ist, wird dieser automatisch mit Flexopus abgeglichen.
Das ermöglicht konkrete Mehrwerte im Arbeitsalltag:
- Abwesenheitsstatus sichtbar machen: Mitarbeitende sehen direkt auf der Startseite von Flexopus, ob sie oder Kolleginnen und Kollegen abwesend sind.
- Verfügbarkeit im Team erkennen: Flexopus zeigt an, wer im Büro ist, wer remote arbeitet und wer abwesend ist – so lässt sich die Zusammenarbeit besser planen.
- Buchungen bei Abwesenheit automatisch freigeben (demnächst verfügbar): Flexopus kann bestehende Reservierungen abwesender Personen automatisch stornieren, damit Ressourcen für andere Kolleginnen und Kollegen verfügbar bleiben.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der Workday-Integration ist unkompliziert und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen Workday aus und erteilen die notwendigen API-Berechtigungen in Ihrem Workday-System.
Sobald die Verbindung hergestellt ist, synchronisiert Flexopus die Abwesenheitsdaten automatisch – auf Basis der E-Mail-Adressen der Nutzenden. Ein einmaliges Setup genügt, danach läuft der Abgleich im Hintergrund.
Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatischer Datenabgleich: Abwesenheiten aus Workday werden ohne manuellen Aufwand in Flexopus übertragen.
- Transparenz im Team: Alle Beteiligten sehen auf einen Blick, wer verfügbar ist – das erleichtert die Planung von Präsenztagen und Meetings.
- Datenschutzkonform: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Die Art der Abwesenheit (z. B. Urlaub oder Krankheit) kann auf Wunsch anonymisiert werden – Flexopus speichert dann lediglich „abwesend“.
- Einfache Einrichtung: Die Integration ist schnell konfiguriert und läuft danach vollautomatisch im Hintergrund.
- Weniger Fehler: Da die Daten direkt aus Workday stammen, entfallen manuelle Eingaben und damit verbundene Fehlerquellen.
- Nahtlose Einbindung: Die Integration fügt sich ohne zusätzlichen Aufwand in Ihre bestehende IT-Infrastruktur ein.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Welche Daten werden aus Workday übertragen?
Flexopus synchronisiert folgende Abwesenheitsinformationen: Mitarbeiter-ID, Genehmigungs-ID, Start- und Enddatum bzw. -uhrzeit, Status der Abwesenheit, Abwesenheitstyp sowie eine optionale Notiz. Auf Wunsch kann die Übertragung des Abwesenheitstyps deaktiviert werden, sodass nur „abwesend“ gespeichert wird.
Können Abwesenheiten in Flexopus bearbeitet werden?
Nein. Die Synchronisation ist rein lesend. Abwesenheiten können ausschließlich in Workday angelegt, geändert oder gelöscht werden. Flexopus übernimmt die Daten automatisch und spiegelt stets den aktuellen Stand aus Workday wider.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in Workday gelöscht oder geändert wird?
Änderungen und Löschungen in Workday werden beim nächsten Synchronisationslauf automatisch in Flexopus übernommen. Der Abwesenheitsstatus in Flexopus wird entsprechend aktualisiert oder entfernt.
Ist das HRIS-Modul im Standardpaket enthalten?
Das HRIS-Integrationsmodul ist ein zusätzliches Modul, das separat erworben werden kann. Es steht grundsätzlich allen Kunden auf Anfrage zur Verfügung. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie mehr erfahren möchten.
Wie werden Nutzer in Flexopus und Workday einander zugeordnet?
Die Zuordnung erfolgt über die E-Mail-Adresse. Flexopus gleicht die Abwesenheitsdaten anhand der E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden ab. Voraussetzung ist, dass die E-Mail-Adressen in beiden Systemen übereinstimmen.