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Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung: So wird mobiles Arbeiten im öffentlichen Dienst möglich

Gina Schumacher

In einer zunehmend flexiblen Arbeitsumgebung gewinnt das Konzept der hybriden Arbeit immer weiter an Bedeutung – selbst im öffentlichen Dienst ist dieses Konzept mittlerweile angekommen. Allerdings führt die moderne Arbeitsumgebung in der öffentlichen Verwaltung nicht selten zu Herausforderungen. Doch es gibt Wege, auch im öffentlichen Dienst flexibel zwischen Arbeitsplatz und Homeoffice zu wechseln, während Ressourcen effizient genutzt werden.

Erfahren Sie, wie das hybride Arbeitsmodell in der öffentlichen Verwaltung umgesetzt werden kann und wie Desk Sharing Plattformen wie Flexopus eine maßgeschneiderte Lösung bieten, um den spezifischen Anforderungen dieses Bereichs gerecht zu werden.

Warum macht Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung Sinn? 

Homeoffice in der öffentlichen Verwaltung

Die Arbeitsweise in der öffentlichen Verwaltung wandelt sich zunehmend, was sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringt. Die traditionelle Präsenzkultur weicht einer flexibleren Arbeitsweise, die es den Mitarbeitenden im öffentlichen Dienst ermöglicht, zwischen dem Büro und dem Homeoffice zu pendeln. 

Trotz der Herausforderungen bieten hybride Arbeitsmodelle zahlreiche Vorteile, darunter eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, eine gesteigerte Produktivität sowie eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit. Indem Sie diese Veränderungen aktiv mitgestalten und zeitnah die richtigen Maßnahmen ergreifen, können Sie die hybride Arbeitsweise effektiv an die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung anpassen und ihre Vorteile voll ausschöpfen.

Doch wie organisiert man ein Team, das von den unterschiedlichsten Standorten aus arbeitet? Denn zweifelsohne erfordert dieses neue Modell eine grundlegende Umstellung der Arbeitsabläufe und eine Anpassung der technischen Infrastruktur, um eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten. Zudem müssen Führungskräfte neue Führungsansätze entwickeln, um MitarbeiterInnen auch auf Distanz effektiv zu führen und zu unterstützen. 

All das ist jedoch einfacher, als Sie denken – dank innovativen Desk Sharing Lösungen wie Flexopus, die eine entscheidende Rolle bei der effizienten und erfolgreichen Umsetzung hybrider Arbeitsmodelle spielen.

Desk Sharing Plattformen bieten eine zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung von Arbeitsplatzressourcen: Sie ermöglichen es, Arbeitsplätze, Parkplätze und Besprechungsräume im Büro zu reservieren, zu verwalten und zu optimieren. Durch die intuitive Benutzeroberfläche können Ihre Mitarbeitenden ganz einfach ihren Arbeitsplatz für den gewünschten Tag und die gewünschte Zeit reservieren, was den organisatorischen Aufwand erheblich reduziert. So können Sie jederzeit transparent sehen, wer wann wo arbeitet.

Worauf sollte bei der Einführung von Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung geachtet werden? 

Desk-Sharing in der öffentlichen Verwaltung

Bei der Einführung von Desk Sharing im öffentlichen Dienst sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu fördern. 

Achten Sie bei der Implementierung auf folgende Aspekte:

  • Kommunikation mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern:
    Kommunizieren Sie Ihren Teams die Umstellung rechtzeitig und transparent. Zeigen Sie die Gründe für die Einführung von Desk Sharing auf und erläutern Sie die Vorteile für die Mitarbeitenden. Durch offene Change Kommunikation können Sie mögliche Bedenken und Fragen frühzeitig klären und Unzufriedenheit innerhalb Ihres Teams vermeiden.
  • Angemessene Planung:
    Eine gründliche Planung ist entscheidend für den Erfolg der Desk Sharing Einführung. Diese Planung umfasst die Identifizierung der Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden, die Bewertung der verfügbaren Ressourcen und Arbeitsplätze, die Festlegung von Richtlinien für die Nutzung der Arbeitsplätze, die Verteilung von Zugriffsrechten und Rollen sowie die Implementierung eines geeigneten Zeitplans für die Umstellung.
  • Schulung Ihres Teams:
    Bereiten Sie Ihre Mitarbeitenden sorgfältig auf die Anpassungen vor und bieten Sie Schulungen zur Nutzung des Desk Sharing Tools an. So beseitigen Sie Unsicherheiten und vereinfachen das Buchen von Arbeitsplätzen, die Einhaltung von Richtlinien und die effiziente Nutzung der Plattform. Durch die Schulung zeigen Sie Ihrem Team außerdem, welche Vorteile Desk Sharing in ihrem Arbeitsalltag haben wird.
  • Auswahl eines geeigneten Desk-Sharing-Tools:
    Natürlich ist die Auswahl der passenden Desk Sharing Software entscheidend für den Erfolg. Das Tool sollte benutzerfreundlich, zuverlässig und an die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung angepasst sein – achten Sie dabei auf die Konformität mit den verschiedenen Verordnungen wie Barrierefreiheit und Datenschutz. 

Flexopus: Die ideale Desk Sharing Lösung für die öffentliche Verwaltung 

Eine Desk Sharing Lösung, die alle Besonderheiten der öffentlichen Verwaltung berücksichtigt, ist Flexopus. Dank der langjährigen Erfahrung und dem speziellen Fokus auf die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors bietet diese Plattform eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Anforderungen.

Flexopus hat bereits eine Vielzahl von Kunden aus dem kommunalen Bereich erfolgreich bei der Einführung von Desk Sharing unterstützt. Von der Einbindung der Gremien bis hin zum Abschluss von EVB-IT-Verträgen – Flexopus wurde sorgfältig darauf ausgelegt, die spezifischen Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung zu bewältigen.

Datenschutz wird großgeschrieben

Dass es sich bei Flexopus um die optimale Lösung für den öffentlichen Dienst handelt, zeigt sich insbesondere, wenn es um die Sicherheit sensibler Daten geht. Mit einem Fokus auf Datenschutz bietet Flexopus eine Reihe von Funktionen, die den speziellen Anforderungen des öffentlichen Dienstes gerecht werden:

  • Die Daten werden in hochsicheren, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert, wodurch eine strenge Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und eine maximale Sicherheit gewährleistet wird. Zudem ist auch die Flexopus Anwendung an sich ISO 27001 - zertifiziert. Dank der DSGVO-Konformität und der regelmäßigen Schulungen der Mitarbeitenden in Datenschutz und Datensicherheit erfüllt Flexopus alle Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung.
  • Flexopus setzt auf "Privacy by default" und "Privacy by design" – bewährte Best Practices im Datenschutz. Ein wichtiger Aspekt ist die Anonymisierung von Daten, die Sie dank Flexopus individuell konfigurieren können. Das bedeutet, u.a. dass personenbezogene Daten nach einer bestimmten Zeit anonymisiert werden, um die Privatsphäre der Beteiligten zu schützen. Zusätzlich können NutzerInnen selbst entscheiden, ob Ihre Klarnamen angezeigt werden oder nicht.
  • Interne und externe Audits sowie regelmäßige automatisierte Überprüfungen des Dienstes sorgen dafür, dass zu jedem Zeitpunkt höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden. Durch regelmäßige Release-Updates wird die Funktionalität der Desk Sharing Lösung ständig verbessert und die Sicherheit erhöht. Mit Flexopus können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Daten in sicheren Händen sind.

Barrierefreiheit garantiert

Flexopus ist außerdem darauf ausgerichtet, eine barrierefreie Erfahrung für alle NutzerInnen zu bieten. Die Desk Sharing Plattform entspricht den Richtlinien der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) und der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV), um sicherzustellen, dass sie für alle Menschen zugänglich ist – unabhängig von ihren individuellen Bedürfnissen und Einschränkungen. Flexopus garantiert eine inklusive Umgebung, in der jedes Ihrer Teammitglieder effektiv und ohne Hindernisse arbeiten kann.

Fazit zum Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung

Desk Sharing erweist sich als innovative Lösung, um Ressourcen im öffentlichen Dienst effizient zu nutzen und flexible Arbeitsmodelle zu ermöglichen. Durch die Implementierung von Desk Sharing Plattformen wie Flexopus können Sie die Herausforderungen der hybriden Arbeit bewältigen, indem Ihre Mitarbeitenden flexibel und dennoch transparent zwischen Büro und Home Office wechseln können. 

So tragen Desk Sharing Lösungen zur Steigerung der Produktivität bei, während sie eine bessere Work-Life-Balance fördern – ohne dabei die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung außer Acht zu lassen. Mit einer sorgfältigen Planung, der Schulung Ihrer Teams und der Auswahl der richtigen Technologie können Sie die Vorteile von Desk Sharing auch im öffentlichen Dienst voll ausschöpfen und eine moderne und effiziente Arbeitsumgebung schaffen.

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Markus Merkle
Sales Manager