Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) im Desk Sharing: Sicherheit am flexiblen Arbeitsplatz

Flexopus mit 2FA schützt Ihre Daten im Desk Sharing.

Die moderne Arbeit 4.0 bringt eine Menge neue Herausforderungen mit sich. Was viele Unternehmen dabei vernachlässigen, ist die IT-Sicherheit – doch im aktuellen Zeitalter ist diese wichtiger denn je, vor allem wenn Sie mit sensiblen Daten und Finanzen zu tun haben. 

Vor allem bei hybriden Arbeitsmodellen ist erhöhte Sicherheit unverzichtbar. Wenn Ihre Mitarbeitenden zwischen Home Office und Büro wechseln, greifen sie von verschiedenen Standorten auf Unternehmensdaten zu. Diese Flexibilität erhöht das Sicherheitsrisiko erheblich. 

Hier kommt die Zwei-Faktor-Authentifizierung ins Spiel: Sie schützt sensible Daten zuverlässig, selbst wenn Passwörter kompromittiert werden. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die 2FA wissen müssen.

Was ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)?

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ein Sicherheitsverfahren, das zwei verschiedene Authentifizierungsschritte kombiniert. 

Bei der traditionellen Anmeldung reicht ein Passwort aus. Das Problem: Wird das Passwort gestohlen, haben Unbefugte sofortigen vollen Zugriff auf alle Daten, die auch Ihre Mitarbeitenden einsehen können. In einem Open Space Office oder beim Desk Sharing, wo verschiedene Angestellte dieselben Geräte nutzen, potenziert sich dieses Risiko.

Die zweistufige Authentifizierung löst dieses Problem, indem sie einen zweiten, unabhängigen Sicherheitsfaktor hinzufügt. Selbst wenn Cyberkriminelle das Passwort erhalten, können sie ohne den zweiten Faktor keinen Schaden anrichten. In Kombination mit einer wirkungsvollen Leadership 4.0 wird 2FA zunehmend zum Standard.

Wie funktioniert eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)?

Das Funktionsprinzip der Zwei-Faktor-Authentifizierung beruht auf drei Kategorien, von denen zwei kombiniert werden: 

1. Passwort
2. Smartphone, PC oder sonstige physische Geräte
3. Biometrische Merkmale

Der Anmeldeprozess läuft folgendermaßen ab: Zuerst geben Sie Benutzername und Passwort ein. Anschließend fordert das System einen zweiten Nachweis – zum Beispiel einen Code, der auf das Smartphone geschickt wird. Nur wenn beide Faktoren korrekt sind, erhalten Ihre Mitarbeitenden Zugriff. 

Vorteile der Zwei-Faktor-Authentifizierung für Desk Sharing

In flexiblen Arbeitsumgebungen entfaltet die Zwei-Faktor-Authentifizierung ihre Stärken besonders deutlich und schafft eine vertrauensvolle Grundlage für moderne Arbeitskonzepte. 

Die Vorteile erstrecken sich dabei über alle Unternehmensbereiche und beeinflussen sowohl die operative Effizienz als auch die strategische Ausrichtung Ihres Unternehmens:

• Erhöhte Datensicherheit: Selbst bei kompromittierten Passwörtern bleiben Unternehmensdaten geschützt, da der zweite Authentifizierungsfaktor eine zusätzliche Barriere bildet.
• Kostenreduktion: Weniger Sicherheitsvorfälle bedeuten geringere Ausgaben für Schadensbehebung, IT-Support und Ausfallzeiten.
• Compliance: Viele Branchenstandards und Datenschutzverordnungen verlangen mittlerweile 2FA. So können Sie auch rechtliche Risiken minimieren.
• Vertrauen: Die Gewissheit, dass persönliche und berufliche Daten sicher sind, reduziert Stress und steigert das Vertrauen von Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kunden gleichermaßen.
• Flexibilität ohne Kompromisse: Activity Based Working, Home Office und Flex Offices werden erst durch 2FA wirklich sicher umsetzbar, da der Schutz personengebunden und nicht arbeitsplatzabhängig ist.
• Produktivitätssteigerung: Wenn Ihre Angestellten sich vollständig auf ihre Arbeit konzentrieren können, ohne sich Sorgen über Datensicherheit machen zu müssen, fördert das die Produktivität.

2FA: Welche Methoden gibt es?

Beispiele zur Zwei-Faktor-Authentifizierung gibt es viele, denn in den letzten Jahren ist die Bedeutung von IT-Sicherheit maßgeblich gestiegen. Die Vielfalt der verfügbaren ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die für Ihre Bedürfnisse passende Lösung zu wählen:

Authenticator-Apps

Authenticator-Apps wie Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder FreeOTP stellen die populärste Methode dar. Sie generieren alle 30 Sekunden neue, sechsstellige Codes lokal auf dem Smartphone. Der große Vorteil: Die Codes benötigen keine Internetverbindung und funktionieren ideal für Workation oder Home Office im Ausland.

SMS-basierte Codes

Diese Methode sendet Einmal-Codes per SMS an das registrierte Mobiltelefon. Obwohl diese Strategie besonders einfach ist, gilt sie heute als weniger sicher, da SMS-Nachrichten abgefangen werden können.

Biometrische Verfahren

Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung sorgen für höchste Benutzerfreundlichkeit bei gleichbleibender Sicherheit. Diese Methode ist besonders praktisch in hybriden Arbeitsmodellen, da sie keine zusätzlichen Geräte erfordert und sehr schnell funktioniert.

Warum sollte man 2FA im Desk Sharing einsetzen?

Die Implementierung von Zwei-Faktor-Authentifizierung in Desk Sharing Umgebungen ist eine strategische Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens – denn wenn Mitarbeitende und Führungskräfte Vertrauen in die IT-Sicherheit haben, steht Ihrem Unternehmenserfolg nichts mehr im Wege. Dennoch ist ein gelungenes Veränderungsmanagement essenziell, um die neuen Prozesse einzuführen.

Doch die Zwei-Faktor-Authentifizierung gilt nicht nur für Ihr Unternehmen selbst, sondern auch für Ihre Partner und Softwares. Wählen Sie eine Desk Sharing Plattform wie Flexopus, die eine intuitive Arbeitsplatzbuchung ermöglicht und gleichzeitig 2FA nahtlos integriert. Die Einrichtung erfolgt einfach: In Kombination mit einer Authentifizierungs-App tauschen der Flexopus Server und Ihr Gerät einen Token aus, indem Sie einen QR-Code scannen oder einen Code manuell eingeben.

Wenn sich Ihre Teams anschließend bei Flexopus anmelden, werden sie nach Benutzername und Passwort aufgefordert, als zweiten Schritt ein Einmalpasswort einzugeben. Dieses sechsstellige Passwort wird von der App generiert und ändert sich regelmäßig.

Die Entmaterialisierung des Arbeitsplatzes wird somit nicht zum Sicherheitsrisiko, sondern zur Chance – die Vorteile und Flexibilität moderner Arbeitsplatzkonzepte lassen sich nämlich nur dann nachhaltig ausschöpfen, wenn Ihre Sicherheitsinfrastruktur mithalten kann.

Fazit

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung hat sich von einer optionalen Sicherheitsmaßnahme zu einem unverzichtbaren Baustein moderner Unternehmen entwickelt. Besonders in Desk Sharing Umgebungen, wo täglich verschiedene Mitarbeitenden dieselben Geräte nutzen, schafft 2FA die notwendige Sicherheitsebene. 

Unternehmen, die auf flexible Arbeitsmodelle setzen, können mit 2FA aber nicht nur zusätzliche Sicherheit aufbauen, sondern auch das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden und Kunden stärken – eine Investition, die sich langfristig auszahlt.