Catering & Facility Services - Dienstleister verwalten mit Flexopus
Elia l'Aiutante
Contenuto
Arbeitsplätze und Büros funktionieren nur, wenn alle Abläufe optimal funktionieren und alle Mitarbeitenden gezielt ihren Tätigkeiten nachkommen können. Moderne Büros sind voller talentierter und vielseitiger Menschen, das Hinzuziehen von Drittanbietern ist für manche Aufträge dennoch immernoch unumgänglich.
Egal ob Catering, IT-Dienstleister oder Reinigungsservice: In vielen Bereichen ist es die richtige Entscheidung, externe Unterstützung hinzuzuziehen. Mit Flexopus lassen sich Dienstleister und Drittanbieter einfach digitalisieren, verwalten und in das Workplace Management mit aufnehmen.
So behalten Sie stets den Überblick über alle anwesenden und zukünftigen Dienstleister und können den gesamten Prozess von der Einladung bis zum Abschluss mit Flexopus einsehen und verwalten.
Catering & Facility Services mit Flexopus
Mit Flexopus Catering & Services lassen sich Dienstleister papierlos und unkompliziert registrieren, erfassen und beauftragen. Hier kann jeder erdenkliche Drittanbieter direkt mit in die Planung aufgenommen werden, ohne das gewohnte Arbeitsumfeld von Flexopus zu verlassen.
In Kombination mit dem Raumbuchungssystem lassen sich so ganze Besprechungen von Anfang bis Ende durchplanen: Vom Vorspeisen-Catering zu Beginn bis zum Reinigungsservice danach - mit Flexopus behalten Sie die Kontrolle.
Ablauf einer Catering- oder Service-Buchung
Der Ablauf einer Catering- oder Service-Buchung erfolgt im gewohnten Umfeld der Flexopus-Anwendung. Hier kann - ähnlich wie bei Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen - direkt von der Startseite auf die Buchungskachel zugegriffen werden.
In der Buchungsübersicht auf Nutzerebene erscheinen Catering- und Service-Buchungen gemeinsam mit allen zukünftigen Buchungen. Zudem lassen sich alle Daten immer über den Adminbereich einsehen und verwalten.
Der eigentlich Ablauf erfolgt in einfachen Schritten, es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, eine Buchung zu hinterlegen:
Einzelbuchung von Catering und Services
- Auswahl “Catering & Services”
- Details eingeben (Titel, Datum, Ort, Anbieter und Anmerkungen)
- (Optional) Position auswählen
- Speichern
Der angelegte Auftragnehmer erhält den Auftrag direkt per Mail. Hier sind zudem alle Details (Titel, Datum, Ort, Anmerkungen) hinterlegt.
Zubuchen von Catering & Services über die Raumbuchung
Voraussetzung hierfür ist das aktivieren der Ereignis-Management-Option. Hier wird die einfache Raumbuchung erweitert und zu einer Ereigniserstellung umgemünzt, bei der eine detailliertere Erstellung von Meetings und Besprechungen möglich ist. Zu den Ereignissen kann auch ein Catering- oder Serviceauftrag hinzugefügt werden:
- Auswahl “Neues Ereignis”
- Details eingeben (Name, Datum, Zeit, Ort)
- Auswahl “Serviceauftrag hinzufügen”
- Details eingeben (Ort, Anbieter, Anmerkungen)
- Speichern
Nach dem Speichern wird das erstellte Ereignis zusammen mit dem Catering & Service-Auftrag gespeichert und in der Buchungsübersicht hinterlegt. Der Auftragnehmer wird per E-Mail informiert und erhält so alle nötigen Details über den Auftrag.
Hinterlegen von Auftragnehmern für Catering & Services
Jeder Auftragnehmer muss zu Beginn im Adminbereich hinterlegt werden. So behalten die Administratoren den Überblick über alle hinterlegten Auftragnehmer und können diese ebenso verwalten.
Neben den Details zum Anbieter können hier zudem die assoziierten Gebäude und die geführten Positionen verwaltet werden. So wird den Nutzern nur das gezeigt, was auch wirklich angeboten wird und fälschliche Buchungen werden vermieden.
Es liegt zudem eine Übersicht über alle aktiven Aufträge vor, welche auch rückwirkend eingesehen werden kann. So kann sichergestellt werden, wer an welchem Tag im Gebäude war - im Falle einer nötigen rückwirkenden Kontaktaufnahme.
Service Provider Funktionen
Das Catering & Service Modul erweitert die gewohnte Flexopus-Anwendung um eine weitere Kachel. Mit der Aktivierung des Moduls kommt eine Vielzahl an nützlichen Funktionen hinzu:
Catering- und Serviceanbieter
Verwalten Sie Serviceanbieter, die in Ihrem Gebäude Dienstleistungen vollziehen. Das kann beispielsweise ein externer Catering-Dienstleister sein, der Verpflegung für Besprechungen bereitstellt, ein Hausmeisterservice, der regelmäßige Kontrollen durchführt oder ein IT-Service-Desk, der sich um IT-relevante Themen kümmert.
Angebotene Services verwalten
Im Admin-Bereich lassen sich Dienstleister und deren Positionen verwalten. Hier lässt sich nahezu alles nach Belieben abbilden. Von Getränken und Leihmaterial bis zu Reinigungen, Bestuhlungen oder Entsorgungsdiensten.
Bestellungen verwalten
Catering- und Facility-Services lassen sich als Administrator ganz einfach und intuitiv verwalten. Über den Reiter “Serviceanbieter” lassen sich alle Bestellungen in Echtzeit darstellen und flexibel anpassen.
Bestellungen genehmigen
Bestimmen Sie Rolleninhaber und deren Zugriffsberechtigungen auf externe Dienstleister. So kann bestimmt werden, welche Drittanbieter eine Freigabe benötigen und können mit dem Kostenstellen-Feature ihre Ausgaben im Blick behalten.
Bestellungen limitieren
Definieren Sie die Rahmenbedingungen für Bestellungen der Catering- und Facility-Services selbst. Sie haben volle Kontrolle über bestellbare Stückzahlen, wie weit im Voraus bestellt werden muss und wie spontan Änderungen möglich sind.
Sie haben volle Kontrolle über die Funktionen, den Nutzen und die Einschränkungen rund um ihre angelegten Service Provider und können somit persönlich definieren, in welchem Rahmen die Drittanbieter genutzt und gebucht werden können.
Use Cases für Catering & Facility Services
Die Fallbeispiele für Catering & Facility Services sind vielfältig, reichen von einer einfachen Bestellung bis hin zu großzügig angelegten Arbeitsaufträgen und können dabei jegliche Form und Komplexität annehmen.
Fall 1
So kann es sein, dass einem ihrer Mitarbeitenden ein Fehler unterlaufen ist und jetzt die Spülmaschine in der hauseigenen Küche kaputt gegangen ist. Um überflüssige Endlos-Kommunikation zu vermeiden, haben sie vorsorglich bereits eine Sanitär- & Handwerker Firma im Adminbereich hinterlegt. Um einen Überblick über die Kosten zu behalten, erfordert jeder neue Auftrag zuerst die Freigabe durch den Location Manager.
Die betroffene Person kümmert sich also selbstständig um den Auftrag, sorgt dafür, dass die verantwortlichen Personen am Tag der Bestellung anwesend sind und wickelt den ganzen Arbeitsaufwand selbst ab. Dem Administrator bleibt letztendlich lediglich die Aufgabe, den Auftrag freizugeben und die Kostenstelle zuzuordnen.
Fall 2
Eine große Besprechung steht an. Ein neuer Vertragspartner kommt mit einigen Vertretern persönlich vorbei. Der Besuch soll reibungslos und so gemütlich wie möglich ablaufen. Über das Raumbuchungssystem erstellen Sie als Admin eine neue Buchung.
Sie fügen alle nötigen Mitarbeitenden hinzu und wollen zudem ein kleines Catering beauftragen. Aufgrund der hohen Personenzahl benötigen Sie zusätzlich eine neue Bestuhlung der Besprechungsräume. Das Meeting soll um 9 Uhr beginnen.
Sie fügen der Raumbuchung zwei Service-Buchungen hinzu. Eine für das Catering mit 10 Brezeln um 8:45 Uhr. Die Bestuhlung soll bereits am Abend davor durchgeführt werden. Sie passen die Zeit für diesen Auftrag dementsprechend an und bestellen die Firma auf 17:30 am Vortag.
Mit einem Klick tätigen Sie gleichzeitig die Raumbuchung, informieren alle teilnehmenden Mitarbeitenden und beauftragen im selben Moment die beiden Service-Anbieter. Das Meeting ist somit vorbereitet und komplett in Flexopus hinterlegt. Sie behalten stets den Überblick.
Vorteile von Catering & Facility Services
Die Anbindung von Catering & Facility Services in ihr Workplace Management System bietet zahlreiche Vorteile. Flexopus lässt sich hierbei reibungslos mit dem Feature nutzen und somit intuitiv in ihren Arbeitsalltag integrieren:
- App Anbindung:
Buchungen lassen sich über den Nutzerbereich auch über die Flexopus Android und iOS App tätigen und verwalten.
- Kosten im Blick:
Mit Bestell-Limits und Kostenstellenzuordnungen behalten Sie alle Ausgaben im Blick, auch wenn mehrere Personen buchen.
- Nutzerfreundlichkeit:
Der Buchungsprozess gleicht den bestehenden Abläufen. Somit kann das Feature direkt von allen genutzt werden.
- Multifunktional:
Es gibt mehrere Wege, Buchungen zu tätigen und alle benötigten Services lassen sich nach ihren Wünschen definieren.
- Anbieterverwaltung:
Die Listenansicht aller Dienstleister ermöglicht einen unkomplizierten Zugriff und eine einfache Übersicht.
- Gebäudezuordnung:
Anbieter können unterschiedlichen Gebäuden zugeordnet werden. So wird nur da gebucht, wo es auch vorgesehen ist.
- Kategorien:
Bestellbare Produkte lassen sich in Kategorien unterteilen, um den Bestellprozess so einfach und effizient wie möglich zu halten.
- DSGVO-Konform:
Genau wie bei allen Flexopus Produkten und Diensten werden Daten streng nach DSGVO und ISO27001 in Deutschland verarbeitet.
Fazit
Mit Flexopus haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Catering- und Facility Services einfach und effizient zu verwalten, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren. Die Integration der Catering und Facility Services in das Workplace Management System ermöglicht eine nahtlose Planung und Organisation von externen Dienstleistern – sei es für Meetings, Veranstaltungen oder alltägliche Aufgaben. Durch die benutzerfreundliche Oberfläche, die flexible Anpassbarkeit und die vollständige Transparenz bei Bestellungen und Kosten bleibt der administrative Aufwand minimal, während die Qualität der Dienstleistungsangebote stets gewährleistet ist. Flexopus trägt so nicht nur zu einem reibungslosen Ablauf im Büroalltag bei, sondern sorgt auch dafür, dass jedes Detail von der Buchung bis zur Abrechnung professionell und nach höchsten Qualitätsstandards gehandhabt wird.
.jpg)
