Pantallas para salas de reuniones ELO con Flexopus
Las oficinas modernas necesitan algo más que un calendario de salas. Con las pantallas para salas de reuniones ELO y la aplicación Flexopus Display, sus empleados pueden ver de un vistazo si una sala está libre u ocupada, directamente en la pantalla situada junto a la puerta.
¿Qué es la integración de pantallas para salas de reuniones ELO?
Las pantallas para salas de reuniones ELO son dispositivos táctiles que se instalan junto a las salas y muestran el estado de reserva actual. En combinación con la aplicación Flexopus Display, las pantallas se conectan a su sistema de gestión de espacios.
Las pantallas muestran en tiempo real si una sala está disponible, ocupada próximamente o reservada en ese momento. El indicador LED de estado permite identificar la disponibilidad incluso desde lejos: verde para libre, naranja para una reserva próxima y rojo para una sala en uso.
La conexión entre la pantalla ELO y Flexopus se realiza a través de la aplicación Flexopus Display, que se instala en el dispositivo y se vincula a la sala mediante un PIN. Los datos de reserva se obtienen directamente del sistema Flexopus y pueden sincronizarse opcionalmente con Microsoft Exchange Online o Google Calendar.
¿Para qué sirve esta integración?
Esta integración conecta su gestión digital de espacios con el entorno físico de la oficina. Los empleados ya no necesitan consultar una aplicación para saber si una sala está libre: la pantalla en la entrada se lo indica directamente.
Los casos de uso típicos son:
- Reservas espontáneas directamente en la pantalla, sin necesidad de aplicación ni inicio de sesión
- Visualización del plan diario con todas las reservas de un vistazo
- Función de check-in: las reservas a las que nadie asiste se liberan automáticamente
- Sincronización con Microsoft Exchange Online o Google Calendar para que las reservas externas también aparezcan en la pantalla
- Prevención de reservas duplicadas mediante una base de datos centralizada y siempre actualizada
¿Qué tan sencilla es la integración?
La configuración es sencilla y no requiere conocimientos técnicos avanzados. La aplicación Flexopus Display se instala en el dispositivo ELO. A continuación, el administrador genera un PIN de seis dígitos en el panel de control de Flexopus y vincula la pantalla a la sala correspondiente.
Los dispositivos pueden añadirse o eliminarse en cualquier momento. Encontrará una guía paso a paso en nuestro centro de ayuda.
¿Qué ventajas ofrece la integración?
- Visibilidad inmediata: El indicador LED de estado muestra la disponibilidad de la sala de un vistazo, incluso a varios metros de distancia.
- Reservas ad-hoc sin inicio de sesión: Las salas pueden reservarse de forma espontánea directamente en la pantalla, sin necesidad de que los empleados inicien sesión.
- Integración fluida con calendarios: Las reservas de Microsoft Exchange Online y Google Calendar se sincronizan automáticamente y se muestran en la pantalla.
- Menos espacios infrautilizados: La función de check-in garantiza que las reservas no utilizadas se liberen automáticamente.
- Privacidad desde el diseño: La información sensible de las reuniones, como el título o la lista de asistentes, no se muestra en la pantalla por motivos de privacidad.
- Gestión sencilla: Las pantallas pueden añadirse, moverse o eliminarse en cualquier momento desde el panel de control del administrador.
- Uso flexible: La solución no solo es apta para salas de reuniones, sino también para cabinas telefónicas, salas creativas y otras áreas privadas.
- Parte de una solución integral: La aplicación de pantalla está integrada directamente en la plataforma Flexopus; no se requiere software adicional.
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Preguntas y respuestas
¿Qué datos se muestran en la pantalla?
El dispositivo muestra el nombre de quien realiza la reserva, el horario diario con todas las reservas y el estado de ocupación actual. Por motivos de privacidad, los títulos de las reuniones y las listas de asistentes no se muestran, protegiendo así la información personal y confidencial.
¿Qué sucede si no se utiliza una reserva?
Flexopus ofrece una función de registro opcional. Si nadie se registra en la pantalla dentro de un periodo definido, la reserva se cancela automáticamente y la sala queda libre. Esto reduce los espacios vacíos y mejora notablemente la ocupación de las salas.
¿La integración funciona con Microsoft Exchange o Google Calendar?
Sí. La aplicación de pantalla de Flexopus puede sincronizarse opcionalmente con Microsoft Exchange Online y Google Calendar. Las reservas creadas a través de estos sistemas aparecen automáticamente en la pantalla, manteniendo todos los canales de reserva consistentes y actualizados.
¿Se pueden modificar o eliminar reservas directamente en la pantalla?
Sí. Las reservas ad hoc pueden crearse y eliminarse directamente en la pantalla, sin necesidad de iniciar sesión ni usar aplicaciones adicionales. Esto facilita enormemente los ajustes espontáneos en el día a día de la oficina.
¿Qué hardware se necesita?
Flexopus desarrolla exclusivamente software. Las pantallas ELO deben ser proporcionadas por el cliente. Se recomiendan dispositivos con conexión eléctrica directa (sin batería integrada) y soporte Power-over-Ethernet para un funcionamiento estable. En la tienda online B2B de Flexopus encontrará soluciones de hardware probadas y recomendadas.