Hybrides Arbeiten mit Shared Desk Software
Mit der Shared Desk Software von Flexopus gestalten Sie die Verwaltung und Buchung flexibler Arbeitsplätze einfacher denn je. Unterstützen Sie hybride Arbeitsmodelle und optimieren Sie Ihre Büroorganisation – intuitiv, schnell und zuverlässig.
.webp)
Funktionen der Shared Desk Software
Interaktive Büropläne
Die professionell und modern aufbereiteten Gebäudepläne in Flexopus sorgen für einen visuell vereinfachten Buchungsprozess. So finden Mitarbeiter garantiert auf den ersten Blick den gewünschten Arbeitsplatz. Mit dem integrierten Karteneditor können Administratoren die Karten direkt in der Anwendung erstellen und bearbeiten.
Flexible vs. feste vs. mobile Arbeitsplätze
Mit Flexopus können sowohl flexibel buchbare Arbeitsplätze als auch die fest zugewiesene Arbeitsplätze verwaltet werden. Darüber hinaus können Mitarbeiter auch eine Buchung für mobiles Arbeiten bzw. Homeoffice tätigen. Mit Flexopus können Sie das für ihr Unternehmen passende Hybrid Work Konzept individuell realisieren. Wir beraten Sie gerne dabei!
Verwaltung mit Gruppen
Nicht immer sollen alle Arbeitsplätze für jeden Mitarbeiter buchbar sein. Steuern Sie die Berechtigungen der Mitarbeiter mithilfe von Benutzergruppen in Flexopus und schaffen Sie so exklusive Heimatbereiche (Homezones) für ihre Teams bzw. Abteilungen. Sie können die Berechtigungen pro Gebäude, Etage oder auch nur für einzelne Arbeitsplätze vergeben.
Wer ist heut im Büro?
Mit der Flexopus Live-Karte können Sie die Arbeitsplatzreservierungen ihrer Kollegen auf einen Blick einsehen - entweder direkt auf dem interaktiven Gebäudeplan oder in einer Kalenderansicht mit verschiedenen Filterfunktionen. Planen Sie so ihre perfekte Arbeitswoche und kommen Sie dann ins Büro, wenn auch ihre (Lieblings-) Kollegen da sind.
Smarte Büro Statistiken
An welchen Tagen ist viel bzw. wenig los im Büro? Was sind die beliebtesten Arbeitsplätze? Mit den Statistiken in Flexopus haben sie die Auslastung ihrer Büros immer im Blick. Die Auslastungsquote kann dabei pro Gebäude, pro Etage oder pro Arbeitsplatz berechnet werden. Mit diesen Daten können Sie ihre Büroflächen perfekt optimieren und Geld sparen.
Shared Desk Software für hybride Büros
Flexible Arbeitsplätze verwalten
Entscheiden Sie, welche Arbeitsplätze gebucht werden können, hinterlegen Sie besondere Merkmale oder sperren Sie Tische temporär.
Arbeitsplätze fest zuweisen
Arbeitsplätze können aber auch fest einer Person zugewiesen werden, sofern nicht alle Mitarbeiter am flexiblen Desk Sharing Modell teilnehmen.
Homeoffice abbilden
Wer aus dem Homeoffice bzw. mobil arbeiten möchte, kann das in Flexopus hinterlegen, damit die Kollegen wissen, wer wann remote arbeitet.

Home Zone Bereich
Home Zone Bereich
Home Zone Bereich
Home Zone Bereich
Verfügbares Arbeitsplatz
Verfügbares Arbeitsplatz
Verfügbares Arbeitsplatz
Verfügbares Arbeitsplatz
Fester Arbeitsplatz
Fester Arbeitsplatz
Fester Arbeitsplatz
Fester Arbeitsplatz
Gebuchtes Arbeitplatz
Gebuchtes Arbeitplatz
Gebuchtes Arbeitplatz
Gebuchtes Arbeitplatz
Gesperrter Arbeitsplatz
Gesperrter Arbeitsplatz
Gesperrter Arbeitsplatz
Gesperrter Arbeitsplatz
Dein Arbeitsplatz
Dein Arbeitsplatz
Dein Arbeitsplatz
Dein Arbeitsplatz
Drucker / Austattung
Drucker / Austattung
Drucker / Austattung
Drucker / Austattung
Buchen Sie einen Demo-Call!
Haben Sie Interesse oder Fragen?
Das alles kann die Shared Desk Software
Check-in-Funktion
Mit der Check-in-Funktion kann eine digitale Anwesenheitsbestätigung eingeholt werden.
Echtzeitübersicht
Kollegen können in der App in Echtzeit sehen, wer wo sitzt und ob der Lieblingsplatz noch frei ist.
Feste Arbeitsplätze
Ordnen Sie Mitarbeitern mit dauerhaftem Schreibtischbedarf gezielt feste Sitzplätze zu.
Interaktive Karten
Unsere intuitiven Büropläne zeigen verfügbare Arbeitsplätze visuell und vereinfachen die Buchung.
QR-Code Buchung
Am Tisch abgebrachten QR-Code mit dem Smartphone scannen und Arbeitsplatz spontan reservieren.

Homeoffice
Mitarbeitende können Homeoffice-Tage planen, sehen Anwesenheiten und koordinieren hybride Arbeitsmodelle nahtlos.

Kalenderintegration
Mit der Kalender-Integration werden Buchungen per iCal-Datei direkt im Google- oder Outlook-Kalender sichtbar.
Buchungsbestätigungen
Flexopus versendet Buchungsbestätigungen und Tagesübersichten, um Nutzende über ihre Reservierungen zu informieren.
Buchen Sie einen Demo-Call!
Haben Sie Interesse oder Fragen?
Wieso braucht man eine Shared Desk Software?

Shared Schreibtisch in nur 3 Schritten buchen
Mit Flexopus buchen Sie Shared Desks schnell und unkompliziert in nur 3 Schritten: Datum und Zeit auswählen, Gebäude wählen, Shared Desk aussuchen - fertig! So unterstützt Flexopus flexible Arbeitsmodelle und eine optimale Büroorganisation.
Shared Schreibtisch in nur 3 Schritten buchen
Mit Flexopus buchen Sie Shared Desks schnell und unkompliziert in nur 3 Schritten: Datum und Zeit auswählen, Gebäude wählen, Shared Desk aussuchen - fertig! So unterstützt Flexopus flexible Arbeitsmodelle und eine optimale Büroorganisation.


Bequem nach gewünschten Ausstattungsmerkmalen filtern
Mit Flexopus können Sie Ihren Shared Desk Arbeitsplatz bequem nach gewünschten Ausstattungsmerkmalen filtern, wie z. B. Monitor, Stehpult oder Docking Station. So finden Sie schnell den idealen Platz für Ihre individuellen Anforderungen.
Bequem nach gewünschten Ausstattungsmerkmalen filtern
Mit Flexopus können Sie Ihren Shared Desk Arbeitsplatz bequem nach gewünschten Ausstattungsmerkmalen filtern, wie z. B. Monitor, Stehpult oder Docking Station. So finden Sie schnell den idealen Platz für Ihre individuellen Anforderungen.


Lieblingskolleg*innen und Lieblingstische im Handumdrehen finden
Mit Flexopus können Sie Ihre Lieblingskolleg*innen und bevorzugte Arbeitsplätze speichern, um diese bei der nächsten Buchung schnell und einfach wiederzufinden und die Zusammenarbeit sowie Ihren Arbeitsalltag noch einfacher zu gestalten.
Lieblingskolleg*innen und Lieblingstische im Handumdrehen finden
Mit Flexopus können Sie Ihre Lieblingskolleg*innen und bevorzugte Arbeitsplätze speichern, um diese bei der nächsten Buchung schnell und einfach wiederzufinden und die Zusammenarbeit sowie Ihren Arbeitsalltag noch einfacher zu gestalten.


Praktische Gruppenverwaltung mit Flexopus
Mit der Gruppenverwaltung von Flexopus lassen sich Abteilungs- und Gruppenzugehörigkeiten Ihrer Belegschaft ganz einfach organisieren. Dies eröffnet zahlreiche Möglichkeiten, wie die Verwaltung von Zutrittsrechten, Buchungslimits und weiteren Funktionen.
Praktische Gruppenverwaltung mit Flexopus
Mit der Gruppenverwaltung von Flexopus lassen sich Abteilungs- und Gruppenzugehörigkeiten Ihrer Belegschaft ganz einfach organisieren. Dies eröffnet zahlreiche Möglichkeiten, wie die Verwaltung von Zutrittsrechten, Buchungslimits und weiteren Funktionen.

Schnittstellen und Integrationen der Shared Desk Software
Fragen & Antworten
Was ist Shared Desk Software und wie funktioniert sie?
Shared Desk Software wie Flexopus vereinfacht die Organisation und Verwaltung flexibler Arbeitsplätze im hybriden Arbeitsmodell. Sie bietet Funktionen wie die Buchung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen, eine Echtzeit-Übersicht über anwesende Kolleg*innen sowie Check-in- und Check-out-Optionen. So wird sichergestellt, dass es bei der Büropräsenz keine Engpässe bei geteilten Arbeitsplätzen gibt.
Welche Funktionen sind in Shared Desk Software enthalten?
Die Shared Desk Software Flexopus bietet umfassende Funktionen wie die Buchung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen sowie eine interaktive Kartennavigation und Kalenderintegration. Sie ermöglicht Check-in/Check-out, bietet ausführliche Analysefunktionen, Gruppen- und Zugriffsverwaltung sowie mobile Verfügbarkeit. Zusätzlich lässt sich Flexopus nahtlos in die Google Suite sowie Microsoft Outlook und Microsoft Teams integrieren.
Welche Vorteile bietet die Nutzung von Shared Desk Software?
Ein entscheidender Vorteil von Shared Desk Software liegt in der optimierten Nutzung von Büroflächen, der Förderung der Zusammenarbeit unter Kolleg*innen und der vereinfachten Organisation hybrider Bürokonzepte mit Desk Sharing. Zudem schafft sie Transparenz über verfügbare Arbeitsplätze, hilft Unternehmen Kosten zu senken und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen durch eine flexible und bedarfsgerechte Arbeitsplatzgestaltung.
Wie kann Shared Desk Software zur Produktivität beitragen?
Shared Desk Software vereinfacht die Arbeitsplatzbuchung, spart Zeit und minimiert den Suchaufwand. Sie unterstützt Mitarbeitende zudem bei der Planung ihres Arbeitstages, indem sie die Filterung nach benötigten Ausstattungsmerkmalen wie höhenverstellbaren Tischen oder Docking-Stationen ermöglicht. Darüber hinaus bietet sie Echtzeit-Transparenz über die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und erleichtert somit die Koordination mit Kolleg*innen. Somit kann die Produktivität gesteigert werden.
Ist Shared Desk Software DSGVO-konform?
Die Shared Desk Software Flexopus entspricht den DSGVO-Vorgaben und gewährleistet eine sichere Datenverarbeitung. Gehostet auf Servern in Deutschland, schützt sie die personenbezogenen Daten der Nutzer*innen durch umfassende Sicherheitsmaßnahmen und umfangreiche Datenschutzeinstellungen. Flexopus verfolgt das Prinzip "Privacy by Default" und stellt den Schutz der Privatsphäre in den Mittelpunkt. So können Mitarbeiter*innen u.a. ihre Namen anonymisieren.
Kann man mit einer Shared Desk Software auch Arbeitsplätze für Gäste buchen?
Die Shared Desk Software Flexopus ermöglicht es, bei aktivierter Funktion auch Arbeitsplätze für Gäste zu reservieren. Mitarbeitende können so unkompliziert Arbeitsplätze für externe Besucher*innen buchen. Zusätzlich stellt Flexopus mit dem Modul „Besuchermanagement“ eine Lösung zur Registrierung und Dokumentation von Gästen im Büro bereit, inklusive einer Integration für Empfang oder Pforte.
Blogbeiträge zum Thema Shared Desk
.webp)