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Libérer le potentiel : Optimiser les espaces de bureau vides grâce aux logiciels de partage de bureau

Gina Schumacher

Le paysage du travail moderne a subi une profonde transformation, notamment accélérée par l'avènement de la pandémie de COVID-19. À l'ère du travail hybride, où le travail à distance et le travail au bureau coexistent, il est essentiel d'explorer des solutions innovantes pour éviter les bureaux vides et maximiser l'utilité des espaces commerciaux.

Comment la fréquentation des bureaux a-t-elle évolué depuis la pandémie ?

La pandémie a donné naissance à une nouvelle norme de travail : le travail hybride. Selon le Münchner Ifo-Institut, ce modèle flexible est devenu la norme, permettant aux employés de concilier efficacement le travail à distance et le travail au bureau. Même avant la pandémie, il était rare d'atteindre un taux de présence au bureau de 100 % en raison de facteurs tels que les vacances, les congés de maladie et les voyages d'affaires. 

"Actuellement, 12,3 % de tous les lieux de travail locaux sont sous-utilisés au cours d'une journée moyenne en raison du travail à domicile. Avant la pandémie de coronavirus en 2019, ce chiffre n'était que de 4,6 %", explique Simon Krause, expert de l'ifo. "La proportion de postes de travail inutilisés dans les bureaux a donc à peu près triplé." Le travail hybride reconnaît le besoin de flexibilité, et l'idée conventionnelle selon laquelle tout le monde au bureau est en train d'évoluer en même temps.

Effets sur le marché immobilier

L'évolution vers le travail hybride n'a pas seulement modifié notre façon de travailler, elle a également eu des répercussions sur le marché de l'immobilier. La demande d'espaces de bureaux traditionnels a connu un changement de paradigme. Les entreprises réévaluent désormais leurs besoins en matière d'espace, en mettant de plus en plus l'accent sur la flexibilité et la rentabilité. Cette évolution a des répercussions sur l'immobilier commercial, en influençant les tendances en matière de location et la valeur des biens immobiliers.

Optimisation de l'espace grâce au partage de bureau

Les entreprises se tournent vers des solutions innovantes pour optimiser l'utilisation de l'espace de bureau, et le partage de bureau est apparu comme un élément qui change la donne. Le partage de bureau permet aux employés d'utiliser l'espace de bureau en fonction de leurs besoins, évitant ainsi le scénario des bureaux vides. Flexopus, en tant qu'outil de partage de bureau avant-gardiste, s'avère inestimable dans ce contexte. Voici pourquoi :

  • Allocation dynamique des postes de travail : Flexopus permet une allocation dynamique des postes de travail en fonction des besoins réels en matière d'occupation. Grâce au Live Plan, les employés ont toujours un aperçu général de l'occupation actuelle de leur bureau.
  • Efficacité des ressources : En partageant des bureaux, les entreprises peuvent réduire de manière significative le besoin d'espace de bureau excédentaire, ce qui se traduit par des économies considérables. La fonction Smart Analytics de Flexopus surveille l'utilisation du bien immobilier pour permettre des décisions éclairées sur l'optimisation de l'espace.
  • Intégration parfaite : Flexopus s'intègre de manière transparente dans les infrastructures de bureau existantes, ce qui permet une transition sans heurt et efficace vers le partage de bureau. Par exemple, Flexopus peut être intégré dans MS Teams et MS Outlook.
  • Interface facile à utiliser : L'interface conviviale de Flexopus optimise l'expérience de partage de bureau pour les employés et la direction. Il n'est pas nécessaire de passer par un processus d'intégration fastidieux - vous pouvez commencer tout de suite.

Transformer des bureaux vides en espaces de vie

L'une des conséquences innovantes de la tendance au partage de bureau est la transformation potentielle de bureaux vides en espaces de vie polyvalents. La réduction de la demande de grands espaces de bureaux permet de reconvertir l'immobilier commercial. Les villes commencent déjà à tirer parti de cette opportunité, en convertissant les espaces de bureaux sous-utilisés en centres de coworking dynamiques, en centres communautaires ou en d'autres installations essentielles.

  • Réutilisation adaptative : Les bureaux vides peuvent être transformés pour répondre aux besoins évolutifs de la communauté, favorisant ainsi un environnement urbain plus dynamique et plus réactif.
  • Collaboration communautaire : Les espaces de coworking créés des anciens bureaux en encourageant la collaboration, la mise en réseau et la pollinisation croisée d'idées entre divers professionnels.
  • Développement urbain durable : La transformation de bureaux vacants en espaces multifonctionnels s’aligne sur les objectifs de développement urbain durable, en favorisant l'utilisation efficace des ressources et en réduisant l'empreinte carbone associée aux espaces de bureaux traditionnels.

Les espaces vides peuvent également être utilisés pour améliorer l'expérience des employés au sein de l'entreprise. Il existe de nombreux exemples de transformation de ces espaces de bureaux. Parmi les solutions créatives et intéressantes, citons : 

  • Dédier l'espace au sport et au bien-être
  • Installer une cuisine ou un coin café
  • Des espaces pour les activités de renforcement de l'esprit d'équipe (mur d'escalade, jeux de société, etc.)
  • Ouvrir un centre d'apprentissage et de formation, etc.
  • Coin canapé avec smart TV et console de jeux pour se détendre

Conclusion

Dans le cadre de l'évolution du monde du travail, l'optimisation des espaces de bureau par le biais du partage de bureau apparaît comme une stratégie clé. Flexopus est à l'avant-garde de ce mouvement, offrant un outil puissant pour rationaliser les processus de partage de bureaux, réduire les coûts et améliorer la flexibilité du lieu de travail. Alors que nous assistons à la reconversion de bureaux vides en espaces communautaires dynamiques, le potentiel d'un développement urbain dynamique et durable devient évident. L'avenir du travail est dynamique et, en adoptant des solutions innovantes, nous pouvons transformer les défis en opportunités, en veillant à ce que les espaces de bureaux restent dynamiques et utiles dans les années à venir.

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Markus Merkle
Directeur des ventes