Obligation de présence : signification et règles pour le travail au bureau

On l'entend de plus en plus souvent dans les médias : de nombreuses entreprises souhaitent « plus de présence » ou «Back to Office» forcer le retour au bureau. Les entreprises qui ont mis en place le télétravail ou le travail à distance pendant la pandémie de Covid tentent progressivement de rendre le bureau à nouveau plus attractif. 

Les employeurs définissent à nouveau plus fréquemment les jours où les équipes doivent travailler ensemble sur site. C'est précisément là qu'intervient l'obligation de présence : elle décrit des directives contraignantes concernant la présence sur le lieu de travail, par exemple certains jours de la semaine ou lors de rendez-vous fixés comme des ateliers ou des journées d'équipe.

L'obligation de présence ne signifie pas pour autant un retour complet au bureau. Les entreprises peuvent, par exemple, définir deux jours de présence par semaine et permettre le travail mobile les autres jours. Ce qui est déterminant, c'est la manière dont le lieu de travail et le travail mobile sont consignés dans le contrat de travail, les accords d'entreprise, les conventions collectives ou les règlements internes. 

Cet article explique l'obligation de présence au bureau en se concentrant sur l'Allemagne. Pour l'Autriche, la Suisse ainsi que d'autres pays de l'UE, des cadres juridiques du travail spécifiques s'appliquent.

Que signifie l'obligation de présence ?

Dans le contexte professionnel, l'obligation de présence signifie que les employés doivent effectuer leur travail à des moments précis et sur un lieu prédéfini. Avec le télétravail et le travail hybride, cette présence est aujourd'hui souvent expressément réglementée par contrat.

Une obligation de présence peut prendre différentes formes :

• travail complet au bureau tous les jours ouvrables habituels
• jours de présence fixes, par exemple le mardi et le jeudi
• un nombre minimum de jours de bureau par semaine ou par mois (en pourcentage ou au prorata)
• présence liée à des événements pour des ateliers, des réunions d'équipe ou des rendez-vous clients
• directives différentes selon l'équipe, le rôle ou l'activité

stratégies de retour au bureau décrit plutôt la tendance à ramener les employés au bureau après une période marquée par le télétravail. Par conséquent, l'obligation de présence et le « retour au bureau » ne sont pas la même chose.

Obligation de présence, présence au bureau et taux de présence : quelle est la différence ?

Ces termes sont souvent utilisés de manière similaire (et fréquemment confondus), mais ils décrivent des aspects différents de la présence au bureau.

• Obligation de présence: directive contraignante de travailler à des moments précis au bureau ou sur un autre lieu de travail de l'entreprise (par ex. trois jours fixes par semaine).
• Présence au bureau: Présence réelle ou souhaitée des collaborateurs au bureau (par exemple, une équipe travaillant principalement sur site le mercredi).
• Jours de présence: Jours spécifiques où les collaborateurs ou les équipes travaillent sur site (par exemple, chaque mardi est une journée d'équipe commune).
• Taux de présence: Indicateur de la part de présence au bureau sur une période donnée (par exemple, 60 % de présence au bureau par mois).

Un taux de présence est donc avant tout une mesure ou un objectif. Ce n'est que lorsqu'il se transforme en règle contraignante qu'il peut devenir une obligation de présence.

Existe-t-il une obligation de présence générale en Allemagne ?

Il n'existe pas en Allemagne de disposition légale imposant aux salariés de travailler un nombre déterminé de jours au bureau. Inversement, il n'existe actuellement aucun droit légal général au travail mobile ou au télétravail. Le ministère fédéral du Travail et des Affaires sociales souligne qu'une réglementation légale pour un droit général au travail mobile n'existe pas à ce jour.

Les règles applicables dépendent notamment du contrat de travail, des accords d'entreprise ou de service, des conventions collectives en vigueur et du pouvoir de direction de l'employeur.

L'employeur peut-il imposer une obligation de présence et un retour au bureau ?

En principe, l'employeur peut, conformément au § 106 du Code industriel (Gewerbeordnung) , préciser le contenu, le lieu et le moment de la prestation de travail selon une appréciation équitable, dans la mesure où ces points ne sont pas déjà fixés par le contrat de travail, un accord d'entreprise, une convention collective ou des dispositions légales.

Si le lieu de travail n'est pas fixé contractuellement et qu'il n'existe aucune règle contraignante en matière de télétravail, une instruction de travailler au bureau peut en principe relever du pouvoir de direction. Si, en revanche, un certain volume de télétravail est expressément garanti par contrat, une instruction contraire ne peut pas remplacer cet accord sans autre forme de procès.

Le comité d'entreprise peut également jouer un rôle. § 87 al. 1 n° 14 BetrVG prévoit un droit de codétermination concernant l'organisation du travail mobile effectué via des technologies de l'information et de la communication. Selon les dispositions concrètes, d'autres domaines de codétermination peuvent être concernés. Vous trouverez un aperçu plus détaillé dans l'article Flexopus Obligation de présence et codétermination du comité d'entrepriseVeuillez fournir le texte que vous souhaitez faire traduire.

Pour les entreprises, la règle est donc la suivante : avant d'introduire une obligation de présence, il convient d'examiner les dispositions contractuelles existantes ainsi que les éventuels droits de participation, et de consulter le comité d'entreprise.

Pourquoi les entreprises introduisent-elles une obligation de présence ?

Les entreprises poursuivent différents objectifs avec des jours de présence fixes. Il s'agit souvent moins de la simple présence physique que d'une meilleure coordination entre les équipes et d'une augmentation de l'efficacité.

1. Favoriser la collaboration en personne: dans certaines situations, les ateliers, la coordination et les processus créatifs sont plus rapides à organiser sur place.
2. Permettre des échanges informels: les conversations spontanées se produisent plus facilement au bureau que dans des environnements de travail entièrement numériques.
3. Soutenir l'intégration et le transfert de connaissances: les nouveaux collaborateurs découvrent plus directement leurs interlocuteurs, les processus et la culture d'entreprise.
4. Rendre les temps d'équipe communs plus prévisibles : Des jours de présence définis évitent que les collaborateurs ne soient régulièrement au bureau sans pour autant s'y croiser.
5. Utiliser l'infrastructure de bureau de manière ciblée : Les salles de réunion, l'équipement technique et les espaces collaboratifs peuvent être utilisés de manière judicieuse lors des journées communes.
6. Faciliter le management et la communication : Pour les projets complexes, la coordination en personne peut utilement compléter les formats numériques.

Avantages et inconvénients d'une obligation de présence

Une obligation de présence au bureau peut structurer la collaboration, mais limite en même temps la flexibilité géographique.

Ce dernier point est souvent sous-estimé dans les bureaux hybrides. Lorsque plusieurs départements ou équipes choisissent les mêmes jours de présence, il est impératif de disposer d'un nombre suffisant de postes de travail, de salles et de places de parking.

Notre expérience chez Flexopus montre que la règle seule ne résout pas les problèmes organisationnels. Les collaborateurs ont besoin de visibilité sur qui est présent, quand, et quelles ressources sont disponibles. Cette prévisibilité est un élément clé du bon fonctionnement des bureaux hybrides. Flexopus permet notamment de gérer les réservations de postes, les présences au bureau et la coordination des équipes. La transparence et une bonne communication sur le changement sont ici essentielles.

Comment instaurer une obligation de présence ?

Une nouvelle règle de présence doit être compréhensible, prévisible et adaptée à la réalité du travail. Voici une courte liste de contrôle :

• Définir clairement l'objectif des jours de présence
• Impliquer les équipes et, le cas échéant, le comité d'entreprise dès le début
• Documenter précisément les règles concernant la fréquence, les exceptions et la planification
• Associer les jours de présence commune à des ateliers, des réunions de coordination ou des formats d'équipe
• Garantir la disponibilité suffisante de postes de travail, de salles de réunion et d'autres ressources
• Réévaluer la règle après une phase de test et l'ajuster si nécessaire

Pour ceux qui souhaitent encourager la présence au bureau via des formats collaboratifs, l'article Événements d'équipe pour renforcer la présence propose des exemples concrets. 

Quelles sont les alternatives à une obligation de présence rigide ?

Toutes les entreprises n'ont pas besoin de jours de bureau fixes pour l'ensemble de leurs effectifs. Les modèles de travail hybrides peuvent être organisés de manière plus nuancée :

• Jours d'équipe : Les équipes fixent un jour de présence commune.
• Quota mensuelle : Les collaborateurs effectuent un nombre défini de jours de présence au bureau par mois.
• Présence liée à des événements : La présence est convenue pour des ateliers, des lancements de projets, l'intégration de nouveaux collaborateurs ou des réunions importantes.
• Modèles autonomes par équipe : Les équipes décident elles-mêmes quand la collaboration en présentiel est pertinente.
• Présence au bureau volontaire : Les entreprises créent des conditions cadres attrayantes sans quota de présence fixe.

La variante adaptée dépend des activités, de la structure des équipes et des espaces de bureau. Le travail hybride offre de nombreux avantages. 

Avec Flexopus en tant que Logiciel de desk sharing les collaborateurs peuvent réserver à l'avance des postes de travail, des salles de réunion et des places de parking, et voir qui travaille au bureau un jour donné. Les entreprises disposent ainsi d'une base prévisible pour le travail hybride, sans avoir à gérer la présence uniquement par des règles rigides. 

Un exemple pratique est fourni par la success story de l'agence numérique Banauten, qui utilise Flexopus depuis 2020 pour son modèle de travail hybride. Comme il n'y avait pas toujours un poste de travail permanent pour chaque personne, les bureaux étaient réservés à l'avance. Les équipes de projet changeantes pouvaient ainsi se réunir de manière ciblée. Ce cas d'usage montre comment la présence et les ressources disponibles peuvent être organisées conjointement dans un modèle de travail hybride.

Conclusion : l'obligation de présence nécessite un objectif clair

Une obligation de présence peut structurer les temps de bureau communs, mais ne doit pas être une fin en soi. L'essentiel est de savoir si la présence apporte un bénéfice concret à la collaboration, à la communication ou à certains processus de travail. Des règles claires et une organisation garantissant la disponibilité de postes et d'espaces adaptés lors des jours de présence sont tout aussi importantes.

Au lieu d'imposer systématiquement un maximum de jours au bureau, les entreprises devraient examiner quelle forme de présence au bureau correspond à leurs missions et à leurs équipes. Entre l'obligation de présence totale et le libre choix du lieu, il existe de nombreux modèles hybrides qui allient engagement et flexibilité, assurant ainsi l'efficacité et l'épanouissement de l'équipe.

Nous serions heureux de vous conseiller sur le thème de l'obligation de présence et sur la manière dont vous pouvez, avec logiciel de gestion de l'espace de travail Flexopus, organiser intelligemment votre présence au bureau.