Obligation de présence : définition et règles pour le travail au bureau

On l'entend de plus en plus souvent dans les médias : de nombreuses entreprises souhaitent favoriser le « retour au bureau » ou une « présence accrue ». Les entreprises qui avaient mis en place le télétravail ou le travail à distance pendant la pandémie de Covid tentent progressivement de rendre le bureau à nouveau plus attractif. 

Les employeurs définissent à nouveau plus fréquemment les jours où les équipes doivent travailler ensemble sur site. C'est précisément là qu'intervient le thème de l'obligation de présence : elle décrit des directives contraignantes concernant la présence sur le lieu de travail, par exemple certains jours de la semaine ou lors de rendez-vous fixés comme des ateliers ou des journées d'équipe.

L'obligation de présence ne signifie pas pour autant un retour complet au bureau. Les entreprises peuvent, par exemple, définir deux jours de présence par semaine et permettre le travail mobile les autres jours. Ce qui est déterminant, c'est la manière dont le lieu de travail et le travail mobile sont consignés dans le contrat de travail, les accords d'entreprise, les conventions collectives ou les règlements internes. 

Cet article explique l'obligation de présence au bureau en se concentrant sur l'Allemagne. Pour l'Autriche, la Suisse et d'autres pays de l'UE, des cadres juridiques spécifiques en matière de droit du travail s'appliquent.

Que signifie l'obligation de présence ?

Dans le contexte professionnel, l'obligation de présence signifie que les employés doivent effectuer leur travail à des moments précis et dans un lieu prédéfini. Avec le télétravail et le travail hybride, cette présence est aujourd'hui souvent explicitement régie par contrat.

Une obligation de présence peut prendre différentes formes :

• travail complet au bureau tous les jours ouvrables habituels
• jours de présence fixes, par exemple le mardi et le jeudi
• un nombre minimum de jours au bureau par semaine ou par mois (en pourcentage ou au prorata)
• présence liée à des événements spécifiques pour des ateliers, des réunions d'équipe ou des rendez-vous clients
• directives différentes selon l'équipe, le rôle ou l'activité

Le « Return to Office » décrit plutôt la tendance à ramener davantage les employés au bureau après une période marquée par une forte proportion de télétravail. Par conséquent, l'obligation de présence et le « Return to Office » ne sont pas la même chose.

Obligation de présence, présence au bureau et taux de présence : quelle est la différence ?

Ces termes sont souvent utilisés de manière similaire (et fréquemment confondus), mais ils décrivent des aspects différents de la présence au bureau.

• Obligation de présence : exigence contraignante de travailler au bureau ou sur un autre lieu de travail de l'entreprise à des moments déterminés (par ex. trois jours fixes par semaine).
• Présence au bureau : présence effective ou souhaitée des collaborateurs au bureau (par ex. une équipe travaillant majoritairement sur site le mercredi).
• Jours de présence : jours concrets où les collaborateurs ou les équipes travaillent sur site (par ex. chaque mardi est une journée d'équipe commune).
• Taux de présence : indicateur mesurant la part de présence au bureau sur une période donnée (par ex. 60 % de présence au bureau par mois).

Un taux de présence est donc avant tout une mesure ou un objectif. Ce n'est que lorsqu'il se transforme en règle contraignante qu'il peut devenir une composante d'une obligation de présence.

Existe-t-il une obligation de présence générale en Allemagne ?

Il n'existe pas en Allemagne de disposition légale imposant aux salariés de travailler un nombre déterminé de jours au bureau. Inversement, il n'existe actuellement aucun droit légal général au travail mobile ou au télétravail. Le ministère fédéral du Travail et des Affaires sociales souligne qu'aucune réglementation légale instaurant un droit général au travail mobile n'a été adoptée à ce jour.

Les règles applicables dépendent notamment du contrat de travail, des accords d'entreprise ou de service, des conventions collectives en vigueur et du pouvoir de direction de l'employeur.

L'employeur peut-il imposer une obligation de présence et un retour au bureau ?

En principe, conformément au § 106 du Code industriel (Gewerbeordnung), l'employeur peut préciser le contenu, le lieu et le moment de la prestation de travail selon une appréciation équitable, dans la mesure où ces points ne sont pas déjà fixés par le contrat de travail, un accord d'entreprise, une convention collective ou des dispositions légales.

Si le lieu de travail n'est pas fixé contractuellement et qu'il n'existe aucune règle contraignante en matière de télétravail, une instruction de travailler au bureau peut, en principe, relever du pouvoir de direction. Si, en revanche, un certain volume de télétravail est expressément garanti par contrat, une instruction contraire ne peut pas remplacer cet accord sans autre forme de procès.

Le comité d'entreprise peut également jouer un rôle. Le § 87 al. 1 n° 14 de la loi sur l'organisation des entreprises (BetrVG) prévoit un droit de codétermination concernant l'organisation du travail mobile effectué via les technologies de l'information et de la communication. Selon la réglementation concrète, d'autres cas de codétermination peuvent être concernés. Vous trouverez un aperçu plus détaillé dans l'article Flexopus Obligation de présence et codétermination du comité d'entreprise.

Pour les entreprises, la règle est donc la suivante : avant d'introduire une obligation de présence, il convient d'examiner les clauses contractuelles existantes et, le cas échéant, les droits de participation, ainsi que de consulter le comité d'entreprise.

Pourquoi les entreprises introduisent-elles une obligation de présence ?

Les entreprises poursuivent différents objectifs avec des jours de présence fixes. Il s'agit souvent moins de la simple présence que d'une meilleure coordination entre les équipes et d'une augmentation de l'efficacité.

1. Favoriser la collaboration personnelle : les ateliers, les concertations et les processus créatifs peuvent être organisés plus rapidement sur site dans certaines situations.
2. Favoriser les échanges informels : les conversations spontanées naissent plus facilement au bureau que dans des environnements de travail entièrement numériques.
3. Soutenir l'intégration et le transfert de connaissances : les nouveaux collaborateurs découvrent plus directement leurs interlocuteurs, les processus et la culture d'entreprise.
4. Rendre les temps d'équipe plus prévisibles : des jours de présence définis évitent que les collaborateurs ne se croisent à peine alors qu'ils sont régulièrement au bureau.
5. Utiliser l'infrastructure de bureau de manière ciblée : les salles de réunion, l'équipement technique et les espaces collaboratifs peuvent être utilisés efficacement lors des journées communes.
6. Faciliter le leadership et la communication : pour les projets complexes, la coordination en personne peut utilement compléter les formats numériques.

Une obligation de présence ne déploie donc ses effets que s'il est clair pourquoi le temps passé ensemble au bureau est nécessaire et si cela est clairement communiqué.

Avantages et inconvénients d'une obligation de présence

Une obligation de présence au bureau peut structurer la collaboration, mais limite en même temps la flexibilité géographique.

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Ce dernier point est souvent sous-estimé dans les bureaux hybrides. Si plusieurs départements ou équipes choisissent les mêmes jours de présence, il faut disposer d'un nombre suffisant de postes de travail, de salles et de places de parking.

Notre expérience chez Flexopus montre que la règle seule ne résout pas la question organisationnelle. Les collaborateurs ont besoin de transparence sur qui est présent et quand, ainsi que sur les ressources disponibles. C'est précisément cette prévisibilité qui est un élément central du bon fonctionnement des bureaux hybrides. Flexopus permet notamment de gérer les réservations de postes de travail, les présences au bureau et la coordination d'équipe. La transparence et une bonne communication sur le changement sont ici essentielles.

Comment introduire une obligation de présence ?

Une nouvelle règle de présence doit être compréhensible, prévisible et adaptée à la réalité du travail. Voici une petite liste de contrôle :

• Définir clairement l'objectif des jours de présence
• Impliquer les équipes et, le cas échéant, le comité d'entreprise dès le début
• Documenter clairement les règles concernant la fréquence, les exceptions et la planification
• Associer les journées communes à des ateliers, des réunions de coordination ou des formats d'équipe
• Garantir un nombre suffisant de postes de travail, de salles de réunion et d'autres ressources
• Réévaluer la réglementation après une phase de test et l'adapter si nécessaire

Pour ceux qui souhaitent encourager la présence au bureau par le biais de formats collaboratifs, l'article Événements d'équipe pour renforcer la présence propose des exemples concrets. 

Quelles sont les alternatives à une obligation de présence rigide ?

Toutes les entreprises n'ont pas besoin de jours de bureau fixes pour l'ensemble de leurs effectifs. Les modèles de travail hybrides peuvent être organisés de manière plus nuancée :

• Journées d'équipe : les équipes fixent un jour commun.
• Quota mensuel : les collaborateurs effectuent un nombre défini de jours de bureau par mois.
• Présence liée à des événements : la présence est convenue pour des ateliers, des lancements de projets, des intégrations ou des réunions importantes.
• Modèles autonomes par équipe : les équipes décident elles-mêmes quand la collaboration en présentiel est pertinente.
• Présence volontaire au bureau : les entreprises créent un cadre attrayant sans quota de présence fixe.

La variante adaptée dépend des activités, de la structure de l'équipe et des espaces de bureau. Le travail hybride offre de nombreux avantages. 

Avec Flexopus, en tant que logiciel de desk sharing , les collaborateurs peuvent réserver à l'avance des postes de travail, des salles de réunion et des places de parking, et voir qui travaille au bureau un jour donné. Les entreprises disposent ainsi d'une base planifiable pour le travail hybride, sans avoir à gérer la présence uniquement par des règles rigides. 

Un exemple pratique est fourni par la success story de l'agence numérique Banauten, qui utilise Flexopus depuis 2020 pour son modèle de travail hybride. Comme il n'y avait pas toujours un poste de travail dédié pour chaque personne, les places étaient réservées à l'avance. Cela a permis aux équipes de projet changeantes de se réunir de manière ciblée. Ce cas d'usage montre comment la présence et les ressources disponibles peuvent être organisées conjointement dans un modèle de travail hybride.

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Conclusion : l'obligation de présence doit avoir un objectif clair

Une obligation de présence peut structurer les temps de travail au bureau, mais elle ne doit pas être une fin en soi. L'essentiel est de déterminer si cette présence apporte une valeur ajoutée concrète à la collaboration, à la communication ou à certains processus de travail. Il est tout aussi important d'établir des règles claires et une organisation garantissant la disponibilité d'espaces et de postes de travail adaptés lors des jours de présence.

Plutôt que d'imposer un nombre maximal de jours de bureau de manière uniforme, les entreprises devraient évaluer quelle forme de présence au bureau correspond le mieux à leurs missions et à leurs équipes. Entre le présentiel intégral et le télétravail total, il existe de nombreux modèles hybrides qui allient engagement et flexibilité pour assurer l'efficacité et le bien-être des équipes.

Nous serions ravis de vous conseiller sur l'obligation de présence et sur la manière dont vous pouvez, grâce à notre logiciel de gestion de l'espace de travail Flexopus, organiser intelligemment votre présence au bureau.