El fin del papeleo: cómo la gestión de activos digitales hace que la oficina sea más inteligente

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Lunes por la mañana en la oficina: el proyector de la reunión ha desaparecido, la bicicleta eléctrica para la cita con el cliente ya está sacada y nadie sabe quién tuvo el portátil de repuesto por última vez. ¿Te suena familiar? ¡No es de extrañar! Con oficinas en constante expansión y una fuerza laboral ampliamente dispersa, es fácil perder la noción de las cosas.

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Un estructurado Administración de activos asegura que esas escenas sean cosa del pasado. Con la solución adecuada, siempre tendrás el control de todos los recursos de la empresa y tu equipo empezará la semana con tranquilidad.

Por qué la gestión de activos es esencial

Incluso el mejor concepto de lugar de trabajo pierde efecto si los equipos, vehículos o dispositivos de trabajo no se gestionan de forma transparente. Sin una gestión estructurada del inventario, se produce rápidamente un caos invisible: los dispositivos desaparecen, las responsabilidades no están claras, las necesidades se superponen y se pierde un valioso tiempo de trabajo.

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Un sistema profesional de gestión de activos puede ayudar en este sentido. Agrupa toda la información de forma centralizada en un solo lugar y hace que el uso de los activos sea comprensible.
Esto permite a los equipos saber en todo momento:

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• Qué recursos están disponibles
• Quién usa o ha reservado un activo específico
• Cuándo vencen el mantenimiento o las devoluciones
  
  

El resultado: más transparencia, menos coordinación y costes más bajos.
La gestión de activos digitales es esencial, especialmente en los modelos de trabajo híbridos en los que los empleados cambian entre la oficina, la oficina doméstica y las citas externas. Garantiza que todos los recursos se utilicen de forma óptima, independientemente del lugar desde el que trabaje.

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Además, ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos de cumplimiento y a realizar un seguimiento de los ciclos de vida, el mantenimiento y las responsabilidades. Esto no solo reduce el trabajo administrativo, sino también el riesgo de pérdidas y reservas incorrectas.

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En resumen:
La gestión de activos ya no es algo que «es bueno tener», sino la base de la vida moderna en la oficina.

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Caso de uso 1: un empleado quiere pedir prestado un vehículo de piscina

Lisa trabaja en ventas y tiene una cita con un cliente fuera de la ciudad para el día siguiente. Para ello, quiere utilizar uno de los vehículos de la empresa, un caso clásico de gestión de activos.

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En el pasado, Lisa habría escrito varios correos electrónicos, hecho una llamada telefónica o mirado una lista de Excel para comprobar qué vehículo estaba disponible. Hoy, simplemente abre la herramienta de reservas digitales:

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• Puede ver de un vistazo qué vehículos de piscina están disponibles.
• Con un solo clic, reserva el automóvil deseado durante el período de tiempo requerido.
• El sistema documenta automáticamente el conductor, el tiempo, el kilometraje y la duración de la reserva.

Tras su uso, Lisa puede marcar el vehículo como «devuelto» con unos pocos clics. La empresa se beneficia de dos maneras:

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• Transparencia: todos pueden ver qué vehículo está en uso en tiempo real.
• Eficiencia: sin reservas dobles, sin errores de conciliación.
• Trazabilidad: todas las reservas y usos se documentan a prueba de auditorías.

Caso de uso: cuando un nuevo empleado está inscrito en la escuela

Un nuevo colega comienza a trabajar para la empresa, llamémoslo Tom.
Para que pueda comenzar de inmediato en su primer día de trabajo, debe preparar una gran cantidad de equipo: computadora portátil, monitor, auriculares, tarjeta de acceso y tal vez incluso un teléfono celular de trabajo.

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Con el software adecuado, el equipo de Office puede ver exactamente qué dispositivos están disponibles y a quién están asignados actualmente. Con solo unos pocos clics, los recursos necesarios se reservan para Tom y se asignan de forma permanente. Lo siguiente se documenta automáticamente en segundo plano:

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• Quién recibió qué dispositivo y cuándo
• Números de serie y estado de los activos transferidos
• Ciclos de mantenimiento o fechas de reemplazo
  
  

Esto no solo brinda al departamento de TI una visión general del inventario de equipos, sino también de RRHH y Administración de instalaciones sepa qué equipo está en circulación en todo momento.

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Si Tom deja la empresa en algún momento, puede simplemente retirar todo su inventario de su perfil y reasignarlo, sin caos, pérdidas ni largas conciliaciones.

Caso de uso: cuando los casilleros se administran digitalmente

Los empleados necesitan instalaciones de almacenamiento seguras para sus pertenencias personales, dispositivos técnicos o documentos, especialmente cuando ya no hay lugares de trabajo permanentes.

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Con un sistema de gestión de activos digitales, los casilleros también pueden gestionarse de forma centralizada y utilizarse de forma eficiente.

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Un ejemplo práctico:
Sarah trabaja en la oficina en días alternos y necesita un casillero esos días para guardar de forma segura su portátil y sus pertenencias personales. Con el sistema de reservas digital, puede reservar una taquilla gratuita con solo unos pocos clics. El sistema le asigna automáticamente un compartimento disponible y, de forma opcional, incluso con una cerradura digital o un código QR de acceso.

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El equipo de la instalación ve en tiempo real el plan en vivo

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• Qué casilleros están actualmente ocupados o vacíos
• Qué asignatura se asigna a quién
• y cuando las reservas finalizan o deben ampliarse.
  
  

Las asignaciones temporales (por ejemplo, para pasantes, invitados externos o equipos de proyecto) también se pueden gestionar de forma fácil y comprensible.

Todo bajo control con el software de gestión de activos Flexopus

Ya sea un vehículo empresarial, un portátil o un armario, los ejemplos presentados muestran la diversidad de los equipos de trabajo modernos en la vida cotidiana de la oficina. Pero es solo con una plataforma central que muchas soluciones individuales se convierten en un proceso uniforme y sencillo. Justo aquí viene el Software de gestión de activos Flexopus entra en el juego.

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Con Flexopus, las empresas controlan todos los activos en un solo lugar, desde la asignación hasta el uso y la rentabilidad.

El sistema combina un funcionamiento intuitivo con la máxima transparencia y está completamente integrado en Flexopus Workplace Ecosistema integrado.

Así es como las empresas se benefician de Flexopus:

• Descripción general central: todos los activos, desde los vehículos de la piscina hasta los monitores, se registran digitalmente y se pueden recuperar en cualquier momento.
• Asignación y devolución sencillas: los empleados reservan, reciben o devuelven los dispositivos con solo unos clics a través del panel de control o mediante un código QR.
• Procesos automatizados: las devoluciones se documentan automáticamente.
• Alto nivel de seguridad: la gestión de funciones y derechos garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a los activos confidenciales.
• Integración perfecta: el módulo complementa perfectamente las soluciones Flexopus existentes, como Software para compartir escritorioDG, eso Gestión de visitantes o el Aplicación de visualización de salas de reuniones.
  
  

Especialmente en tiempos de trabajo híbrido, es crucial usar los recursos de manera eficiente y administrarlos de manera transparente. Morir Software de gestión de activos Flexopus crea la base ideal para ello: alojada de forma flexible, segura y totalmente compatible con el RGPD en servidores europeos.

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Esto convierte la administración en una visión general real, y el trabajo diario de oficina en un trabajo inteligente.

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