Obbligo di presenza: significato e regole per il lavoro in ufficio

Si sente sempre più spesso parlare di questo tema nei media: molte aziende desiderano “maggiore presenza” o “Back to Office” incentivare. Le aziende che durante la pandemia di Covid hanno introdotto il lavoro da casa o il lavoro da remoto stanno cercando gradualmente di rendere nuovamente più attraente l'ufficio. 

I datori di lavoro stabiliscono di nuovo più spesso in quali giorni i team debbano lavorare insieme in sede. È proprio qui che entra in gioco l'obbligo di presenza: esso definisce direttive vincolanti sulla presenza presso la sede aziendale, ad esempio in determinati giorni della settimana o in occasione di appuntamenti fissi come workshop o giornate dedicate al team.

Tuttavia, l'obbligo di presenza non implica automaticamente un ritorno completo in ufficio. Le aziende possono, ad esempio, definire due giorni di presenza a settimana e consentire il lavoro mobile nei giorni restanti. Ciò che conta è come il luogo di lavoro e il lavoro mobile siano definiti nel contratto di lavoro, negli accordi aziendali, nei contratti collettivi o nei regolamenti interni. 

Questo articolo illustra l'obbligo di presenza in ufficio con particolare attenzione alla Germania. Per l'Austria, la Svizzera e altri paesi dell'UE si applicano quadri normativi specifici in materia di diritto del lavoro.

Cosa si intende per obbligo di presenza?

Nel contesto lavorativo, l'obbligo di presenza significa che i dipendenti devono svolgere la propria prestazione lavorativa in determinati orari e in un luogo prestabilito. Con il smart working e il lavoro ibrido, questa presenza viene oggi spesso regolata esplicitamente per contratto.

L'obbligo di presenza può assumere diverse forme:

• lavoro svolto interamente in ufficio in tutti i giorni lavorativi regolari
• giorni di presenza fissi, ad esempio martedì e giovedì
• un numero minimo di giorni in ufficio a settimana o al mese (in percentuale o in proporzione)
• presenza legata a specifiche occasioni, come workshop, riunioni di team o appuntamenti con i clienti
• direttive diverse a seconda del team, del ruolo o dell'attività

strategie di rientro in ufficio descrive invece piuttosto la tendenza a riportare i dipendenti in ufficio con maggiore frequenza dopo una fase caratterizzata da un ampio ricorso al lavoro da casa. Pertanto, l'obbligo di presenza e il “Return to Office” non sono la stessa cosa.

Obbligo di presenza, presenza in ufficio e quota di presenza: qual è la differenza?

Questi termini vengono spesso usati in modo simile (e spesso confusi), ma descrivono aspetti diversi della presenza in ufficio.

• Obbligo di presenza: direttiva vincolante che impone di lavorare in ufficio o in un altro luogo di lavoro aziendale in determinati orari (ad esempio, tre giorni fissi a settimana).
• Presenza in ufficio: Presenza effettiva o desiderata dei dipendenti in ufficio (ad esempio, un team lavora prevalentemente in sede il mercoledì).
• Giorni di presenza: Giorni specifici in cui i dipendenti o i team lavorano in sede (ad esempio, ogni martedì è il giorno dedicato al team).
• Quota di presenza: Indicatore della percentuale di presenza in ufficio in un determinato periodo (ad esempio, il 60% di presenza in ufficio al mese).

Una quota di presenza è quindi innanzitutto una metrica o un obiettivo. Solo quando ne deriva una regola vincolante può diventare parte di un obbligo di presenza.

Esiste un obbligo di presenza generale in Germania?

In Germania non esiste una disposizione di legge che imponga ai dipendenti di lavorare in ufficio per un determinato numero di giorni. Viceversa, al momento non esiste nemmeno un diritto legale generale al lavoro mobile o allo smart working. Il Ministero federale del Lavoro e degli Affari Sociali sottolinea che una normativa di legge per un diritto generale al lavoro mobile non è ancora prevista.

Le regole applicabili dipendono in particolare dal contratto di lavoro, dagli accordi aziendali o di servizio, dai contratti collettivi applicabili e dal potere direttivo del datore di lavoro.

Il datore di lavoro può imporre un obbligo di presenza e il rientro in ufficio?

In linea di principio, ai sensi del § 106 del Codice industriale (Gewerbeordnung) il datore di lavoro può definire più precisamente il contenuto, il luogo e l'orario della prestazione lavorativa secondo equità, a condizione che tali punti non siano già stabiliti dal contratto di lavoro, da accordi aziendali, contratti collettivi o disposizioni di legge.

Se il luogo di lavoro non è stabilito contrattualmente e non esiste un accordo vincolante sullo smart working, un'istruzione di lavoro in ufficio può essere generalmente inclusa nel potere direttivo. Se, al contrario, è espressamente garantito contrattualmente un determinato volume di smart working, un'istruzione contraria non può sostituire tale accordo senza ulteriori formalità.

Anche il consiglio di fabbrica può avere un ruolo rilevante. Art. 87 comma 1 n. 14 BetrVG prevede un diritto di co-determinazione per quanto riguarda l'organizzazione del lavoro mobile svolto tramite tecnologie dell'informazione e della comunicazione. A seconda della normativa specifica, potrebbero essere coinvolti ulteriori aspetti soggetti a co-determinazione. Una panoramica più dettagliata è disponibile nell'articolo di Flexopus Obbligo di presenza e co-determinazione del consiglio di fabbricaBitte geben Sie den zu übersetzenden Text ein. Sobald Sie mir den Inhalt zur Verfügung stellen, werde ich ihn unter Berücksichtigung Ihrer Vorgaben präzise ins Italienische übertragen.

Per le aziende vale quindi quanto segue: prima di introdurre un obbligo di presenza, è necessario verificare le clausole contrattuali esistenti ed eventuali diritti di partecipazione, oltre a consultare il consiglio di fabbrica.

Perché le aziende introducono un obbligo di presenza?

Le aziende perseguono diversi obiettivi con giorni di presenza fissi. Spesso non si tratta tanto della semplice presenza fisica, quanto piuttosto di migliorare il coordinamento tra i team e aumentare l'efficacia.

1. Promuovere la collaborazione personale: workshop, riunioni e processi creativi possono essere organizzati più rapidamente in presenza in determinate situazioni.
2. Favorire lo scambio informale: le conversazioni spontanee nascono più facilmente in ufficio che in ambienti di lavoro completamente digitali.
3. Supportare l'onboarding e il trasferimento di conoscenze: i nuovi dipendenti conoscono più direttamente i referenti, i processi e la cultura aziendale.
4. Rendere più prevedibili i tempi comuni del team: Giorni di presenza definiti evitano che i dipendenti siano regolarmente in ufficio senza però incontrarsi quasi mai.
5. Utilizzare l'infrastruttura dell'ufficio in modo mirato: Sale riunioni, dotazioni tecniche e spazi collaborativi possono essere utilizzati in modo efficiente durante i giorni di presenza comune.
6. Facilitare la leadership e la comunicazione: Per progetti complessi, il confronto personale può integrare efficacemente i formati digitali.

Vantaggi e svantaggi di un obbligo di presenza

Un obbligo di presenza in ufficio può strutturare la collaborazione, ma allo stesso tempo limita la flessibilità spaziale.

Proprio quest'ultimo punto viene spesso sottovalutato negli uffici ibridi. Se più reparti o team scelgono gli stessi giorni di presenza, devono essere disponibili postazioni di lavoro, sale e parcheggi a sufficienza.

La nostra esperienza con Flexopus dimostra che la regola da sola non risolve la questione organizzativa. I dipendenti hanno bisogno di trasparenza su chi è presente, quando e quali risorse sono disponibili. Proprio questa pianificabilità è una componente centrale per il funzionamento degli uffici ibridi. A tal fine, Flexopus gestisce, tra le altre cose, la prenotazione delle postazioni, la presenza in ufficio e il coordinamento dei team. La trasparenza e la corretta comunicazione del cambiamento sono fondamentali in questo contesto.

Come dovrebbe essere introdotto l'obbligo di presenza?

Una nuova regola sulla presenza dovrebbe essere comprensibile, pianificabile e adeguata al lavoro effettivo. Ecco una breve lista di controllo:

• Definire chiaramente lo scopo dei giorni di presenza
• Coinvolgere tempestivamente i team ed eventualmente il consiglio di fabbrica
• Documentare in modo univoco le regole su frequenza, eccezioni e pianificazione
• Abbinare le giornate comuni a workshop, riunioni di coordinamento o attività di team
• Garantire un numero sufficiente di postazioni di lavoro, sale riunioni e altre risorse
• Verificare la regolamentazione dopo una fase di test e adattarla se necessario

Chi desidera promuovere maggiormente la presenza in ufficio attraverso formati condivisi troverà esempi concreti nell'articolo Eventi di team per rafforzare la presenza . 

Quali alternative esistono a un rigido obbligo di presenza?

Non tutte le aziende necessitano di giorni fissi in ufficio per l'intero organico. I modelli di lavoro ibridi possono essere organizzati in modo più differenziato:

• Giornate di team: I team stabiliscono un giorno comune.
• Quota mensile: I dipendenti soddisfano un numero definito di giorni in ufficio nell'arco di un mese.
• Presenza basata su eventi: La presenza viene concordata per workshop, avvii di progetti, onboarding o riunioni importanti.
• Modelli di autonomia del team: I team decidono autonomamente quando la collaborazione di persona è utile.
• Presenza volontaria in ufficio: Le aziende creano condizioni quadro interessanti senza quote di presenza fisse.

La variante più adatta dipende dalle attività, dalla struttura del team e dagli spazi in ufficio. Il lavoro ibrido offre molti vantaggi. 

Con Flexopus come Software di desk sharing i dipendenti possono prenotare in anticipo postazioni di lavoro, sale riunioni e parcheggi, oltre a vedere chi è in ufficio in un determinato giorno. In questo modo, le aziende ottengono una base pianificabile per il lavoro ibrido, senza dover gestire la presenza esclusivamente tramite regole rigide. 

Un esempio pratico è fornito dalla success story dell'agenzia digitale Banauten, che utilizza Flexopus dal 2020 per il suo modello di lavoro ibrido. Poiché a volte non era disponibile una postazione fissa per ogni persona, le scrivanie venivano prenotate in anticipo. Ciò ha permesso ai team di progetto, in continua evoluzione, di riunirsi in modo mirato. Il caso d'uso mostra come la presenza e le risorse disponibili possano essere organizzate congiuntamente in un modello di lavoro ibrido.

Conclusione: l'obbligo di presenza richiede uno scopo chiaro

L'obbligo di presenza può strutturare gli orari comuni in ufficio, ma non deve essere fine a se stesso. Ciò che conta è se la presenza apporti un beneficio concreto alla collaborazione, alla comunicazione o a determinati flussi di lavoro. Altrettanto importanti sono regole chiare e un'organizzazione che garantisca la disponibilità di postazioni e spazi adeguati nei giorni di presenza.

Invece di imporre in modo generalizzato il maggior numero possibile di giorni in ufficio, le aziende dovrebbero valutare quale forma di presenza in ufficio si adatti meglio ai propri compiti e ai propri team. Tra l'obbligo di presenza totale e la totale libertà di scelta del luogo esistono numerosi modelli ibridi che coniugano impegno e flessibilità, garantendo un team efficiente e soddisfatto.

Siamo a disposizione per una consulenza sul tema dell'obbligo di presenza e su come organizzare al meglio la presenza in ufficio con software di gestione dell'ambiente di lavoro Flexopus.