Obbligo di presenza: significato e regole per il lavoro in ufficio

Se ne sente parlare sempre più spesso nei media: molte aziende vogliono promuovere una "maggiore presenza" o il "ritorno in ufficio". Le aziende che durante la pandemia di Covid hanno introdotto il lavoro da casa o il lavoro da remoto stanno cercando gradualmente di rendere di nuovo più attraente l'ufficio. 

I datori di lavoro stabiliscono sempre più spesso in quali giorni i team devono lavorare insieme in sede. È proprio qui che entra in gioco il tema dell'obbligo di presenza: esso descrive le direttive vincolanti sulla presenza sul posto di lavoro, ad esempio in determinati giorni della settimana o in occasione di appuntamenti fissi come workshop o giornate di team.

Tuttavia, l'obbligo di presenza non significa automaticamente un ritorno completo in ufficio. Le aziende possono, ad esempio, definire due giorni di presenza a settimana e consentire il lavoro mobile nei giorni rimanenti. È fondamentale verificare come il luogo di lavoro e il lavoro mobile siano definiti nel contratto di lavoro, negli accordi aziendali, nei contratti collettivi o nei regolamenti interni. 

Questo articolo illustra l'obbligo di presenza in ufficio con particolare attenzione alla Germania. Per l'Austria, la Svizzera e altri paesi dell'UE si applicano quadri normativi specifici in materia di diritto del lavoro.

Cosa significa obbligo di presenza?

Nel contesto lavorativo, l'obbligo di presenza significa che i dipendenti devono svolgere la propria attività lavorativa in orari determinati e in un luogo prestabilito. Con il lavoro da casa e il lavoro ibrido, questa presenza viene oggi spesso regolata esplicitamente per contratto.

L'obbligo di presenza può assumere diverse forme:

• lavoro svolto interamente in ufficio in tutti i giorni lavorativi regolari
• giorni di presenza fissi, ad esempio martedì e giovedì
• un numero minimo di giorni in ufficio a settimana o al mese (in percentuale o in proporzione)
• presenza basata su necessità specifiche per workshop, riunioni di team o appuntamenti con i clienti
• direttive diverse a seconda del team, del ruolo o dell'attività

Il "Return to Office" descrive invece piuttosto la tendenza a riportare i dipendenti in ufficio con maggiore frequenza dopo una fase caratterizzata da un ampio ricorso al lavoro da casa. Pertanto, l'obbligo di presenza e il "Return to Office" non sono la stessa cosa.

Obbligo di presenza, presenza in ufficio e quota di presenza: qual è la differenza?

Questi termini vengono spesso usati in modo simile (e talvolta confusi), ma descrivono aspetti diversi della presenza in ufficio.

• Obbligo di presenza: direttiva vincolante che impone di lavorare in ufficio o in un altro luogo di lavoro aziendale in determinati orari (ad es. tre giorni fissi a settimana).
• Presenza in ufficio: presenza effettiva o desiderata dei dipendenti in ufficio (ad es. un team che lavora prevalentemente in sede il mercoledì).
• Giorni di presenza: giorni concreti in cui i dipendenti o i team lavorano in sede (ad es. ogni martedì è il giorno dedicato al team).
• Quota di presenza: indicatore che misura la percentuale di presenza in ufficio in un determinato periodo (ad es. 60% di presenza in ufficio al mese).

La quota di presenza è quindi innanzitutto una metrica o un obiettivo. Solo quando si trasforma in una regola vincolante può diventare parte di un obbligo di presenza.

Esiste un obbligo di presenza generale in Germania?

In Germania non esiste una disposizione di legge che imponga ai dipendenti di lavorare in ufficio per un numero specifico di giorni. Allo stesso tempo, non esiste attualmente un diritto legale generale al lavoro mobile o allo smart working. Il Ministero federale del Lavoro e degli Affari Sociali sottolinea che non esiste ancora una normativa che garantisca un diritto generale al lavoro mobile.

Le regole applicabili dipendono in particolare dal contratto di lavoro, dagli accordi aziendali, dai contratti collettivi di lavoro e dal potere direttivo del datore di lavoro.

Il datore di lavoro può imporre un obbligo di presenza e il rientro in ufficio?

In linea di principio, ai sensi del § 106 del Codice industriale (Gewerbeordnung), il datore di lavoro può definire il contenuto, il luogo e l'orario della prestazione lavorativa secondo equità, a condizione che tali aspetti non siano già stati stabiliti dal contratto di lavoro, da accordi aziendali, contratti collettivi o disposizioni di legge.

Se il luogo di lavoro non è stabilito contrattualmente e non esiste un accordo vincolante sullo smart working, l'ordine di lavorare in ufficio può rientrare nel potere direttivo. Se, al contrario, è stato espressamente garantito contrattualmente un certo volume di smart working, un ordine contrario non può sostituire tale accordo senza ulteriori formalità.

Anche il consiglio di fabbrica (Betriebsrat) può avere un ruolo. Il § 87 comma 1 n. 14 della legge sulla costituzione aziendale (BetrVG) prevede un diritto di co-determinazione nella definizione del lavoro mobile svolto tramite tecnologie dell'informazione e della comunicazione. A seconda della normativa specifica, potrebbero essere coinvolti ulteriori aspetti di co-determinazione. Un quadro più dettagliato è disponibile nell'articolo di Flexopus Obbligo di presenza e co-determinazione del consiglio di fabbrica.

Per le aziende vale quindi quanto segue: prima di introdurre un obbligo di presenza, è necessario verificare le clausole contrattuali esistenti ed eventuali diritti di partecipazione, oltre a consultare il consiglio di fabbrica.

Perché le aziende introducono un obbligo di presenza?

Le aziende perseguono obiettivi diversi con giorni di presenza fissi. Spesso non si tratta solo di una questione di presenza fisica, ma di migliorare il coordinamento tra i team e aumentare l'efficacia.

1. Promuovere la collaborazione personale: workshop, riunioni e processi creativi possono essere organizzati più rapidamente in presenza in determinate situazioni.
2. Favorire lo scambio informale: le conversazioni spontanee nascono più facilmente in ufficio che in ambienti di lavoro completamente digitali.
3. Supportare l'onboarding e il trasferimento di conoscenze: i nuovi collaboratori imparano a conoscere referenti, processi e cultura aziendale in modo più diretto.
4. Rendere più prevedibili i momenti di team: giorni di presenza definiti evitano che i collaboratori, pur recandosi regolarmente in ufficio, finiscano per non incontrarsi quasi mai.
5. Utilizzare l'infrastruttura dell'ufficio in modo mirato: sale riunioni, dotazioni tecniche e spazi collaborativi possono essere sfruttati in modo efficiente durante i giorni di presenza comune.
6. Agevolare la leadership e la comunicazione: per i progetti complessi, il confronto di persona può integrare efficacemente i formati digitali.

L'obbligo di presenza è quindi utile soprattutto quando è chiaro il motivo per cui il tempo in ufficio viene trascorso insieme e tale scopo viene comunicato chiaramente.

Vantaggi e svantaggi dell'obbligo di presenza

L'obbligo di presenza in ufficio può strutturare la collaborazione, ma allo stesso tempo limita la flessibilità spaziale.

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Proprio quest'ultimo punto viene spesso sottovalutato negli uffici ibridi. Se più reparti o team scelgono gli stessi giorni di presenza, devono essere disponibili postazioni di lavoro, spazi e parcheggi a sufficienza.

La nostra esperienza con Flexopus dimostra che la regola da sola non risolve la questione organizzativa. I collaboratori hanno bisogno di trasparenza su chi è presente, quando e quali risorse sono disponibili. Proprio questa pianificabilità è una componente centrale per il funzionamento degli uffici ibridi. Flexopus gestisce, tra le altre cose, la prenotazione delle postazioni, le presenze in ufficio e il coordinamento dei team. La trasparenza e la corretta comunicazione del cambiamento sono fondamentali in questo contesto.

Come dovrebbe essere introdotto un obbligo di presenza?

Una nuova regola sulla presenza dovrebbe essere comprensibile, pianificabile e adeguata al lavoro effettivo. Ecco una breve lista di controllo:

• Definire chiaramente lo scopo dei giorni di presenza
• Coinvolgere tempestivamente i team ed eventualmente il consiglio di fabbrica
• Documentare in modo univoco le regole su frequenza, eccezioni e pianificazione
• abbinare i giorni di presenza comune a workshop, riunioni o attività di team
• garantire la disponibilità di postazioni di lavoro, sale riunioni e altre risorse
• Verificare la normativa dopo una fase di test e adattarla se necessario

Chi desidera incentivare maggiormente la presenza in ufficio attraverso formati condivisi troverà nell'articolo Eventi di team per rafforzare la presenza esempi concreti. 

Quali alternative esistono a un rigido obbligo di presenza?

Non tutte le aziende necessitano di giorni fissi in ufficio per l'intero organico. I modelli di lavoro ibrido possono essere organizzati in modo più differenziato:

• Giornate di team: i team stabiliscono un giorno comune.
• Quota mensile: i dipendenti completano un numero definito di giorni in ufficio nell'arco di un mese.
• Presenza basata sulle occasioni: la presenza viene concordata per workshop, avvii di progetti, onboarding o riunioni importanti.
• Modelli autonomi di team: i team decidono autonomamente quando la collaborazione di persona è utile.
• Presenza volontaria in ufficio: le aziende creano condizioni quadro interessanti senza quote di presenza fisse.

La variante più adatta dipende dalle attività, dalla struttura del team e dagli spazi in ufficio. Il lavoro ibrido offre molti vantaggi. 

Con Flexopus come software di desk sharing i dipendenti possono prenotare in anticipo postazioni di lavoro, sale riunioni e parcheggi, vedendo chi sarà in ufficio in un determinato giorno. In questo modo, le aziende ottengono una base pianificabile per il lavoro ibrido, senza dover gestire la presenza esclusivamente tramite regole rigide. 

Un esempio pratico è fornito dalla storia di successo dell'agenzia digitale Banauten, che utilizza Flexopus dal 2020 per il suo modello di lavoro ibrido. Poiché a volte non era disponibile una postazione fissa per ogni persona, le postazioni venivano prenotate in anticipo. Ciò ha permesso ai team di progetto variabili di riunirsi in modo mirato. Il caso d'uso mostra come la presenza e le risorse disponibili possano essere organizzate congiuntamente in un modello di lavoro ibrido.

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In sintesi: l'obbligo di presenza richiede uno scopo chiaro

L'obbligo di presenza può strutturare gli orari di lavoro in ufficio, ma non deve essere un fine a se stesso. Ciò che conta è che la presenza apporti un beneficio concreto alla collaborazione, alla comunicazione o a determinati flussi di lavoro. Altrettanto importanti sono regole chiare e un'organizzazione che garantisca la disponibilità di postazioni e spazi adeguati nei giorni di presenza.

Invece di imporre un numero elevato di giorni in ufficio in modo indiscriminato, le aziende dovrebbero valutare quale forma di presenza si adatti meglio ai propri compiti e ai propri team. Tra l'obbligo di presenza totale e la totale libertà di scelta del luogo di lavoro esistono numerosi modelli ibridi, capaci di coniugare impegno e flessibilità per garantire un team efficiente e soddisfatto.

Siamo a disposizione per una consulenza sull'obbligo di presenza e su come utilizzare il software di gestione dell'ufficio Flexopus per organizzare al meglio la presenza in sede.