Aanwezigheidsplicht: betekenis en regels voor werken op kantoor

Je hoort het steeds vaker in de media: veel bedrijven willen "meer aanwezigheid" of "back to office" stimuleren. Bedrijven die tijdens de coronapandemie thuiswerken of remote werken hebben ingevoerd, proberen het kantoor stapsgewijs weer aantrekkelijker te maken. 

Werkgevers bepalen weer vaker op welke dagen teams samen op locatie moeten werken. Precies hier komt het onderwerp aanwezigheidsplicht om de hoek kijken: het beschrijft bindende afspraken over de aanwezigheid op de werkplek, bijvoorbeeld op bepaalde weekdagen of bij vastgelegde bijeenkomsten zoals workshops of teamdagen.

Aanwezigheidsplicht betekent daarbij niet automatisch een volledige terugkeer naar kantoor. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld twee kantoordagen per week vastleggen en op de overige dagen mobiel werken toestaan. Doorslaggevend is hoe de werkplek en mobiel werken zijn vastgelegd in het arbeidscontract, in bedrijfsreglementen, cao's of interne afspraken. 

Dit artikel belicht de aanwezigheidsplicht op kantoor met de focus op Duitsland. Voor Oostenrijk, Zwitserland en andere EU-landen gelden eigen arbeidsrechtelijke kaders.

Wat betekent aanwezigheidsplicht?

Aanwezigheidsplicht betekent in een werkcontext dat werknemers hun werkzaamheden op bepaalde tijden op een voorgeschreven locatie moeten uitvoeren. Met thuiswerken en hybride werken wordt deze aanwezigheid tegenwoordig vaak expliciet contractueel vastgelegd.

Een aanwezigheidsplicht kan verschillende vormen aannemen:

• volledig werken op kantoor op alle reguliere werkdagen
• vaste kantoordagen, bijvoorbeeld dinsdag en donderdag
• een minimumaantal kantoordagen per week of maand (in procenten of naar rato)
• aanwezigheid op basis van gelegenheid voor workshops, teamvergaderingen of klantafspraken
• verschillende richtlijnen per team, rol of functie

Return to Office beschrijft daarentegen eerder de ontwikkeling om werknemers na een fase met veel thuiswerken weer vaker naar kantoor te halen. Daarom zijn aanwezigheidsplicht en "Return to Office" niet hetzelfde.

Aanwezigheidsplicht, kantooraanwezigheid en aanwezigheidspercentage – wat is het verschil?

De termen worden vaak op vergelijkbare wijze gebruikt (en ook vaak verward), maar ze beschrijven verschillende aspecten van de aanwezigheid op kantoor.

• Aanwezigheidsplicht: Bindende richtlijn om op bepaalde tijden op kantoor of op een andere bedrijfsmatige werklocatie te werken (bijv. drie vastgestelde dagen per week).
• Kantooraanwezigheid: De feitelijke of gewenste aanwezigheid van medewerkers op kantoor (bijv. een team werkt op woensdag grotendeels op locatie).
• Aanwezigheidsdagen: Concrete dagen waarop medewerkers of teams op locatie werken (bijv. elke dinsdag is een gezamenlijke teamdag).
• Aanwezigheidspercentage: Kengetal voor het aandeel van de aanwezigheid op kantoor binnen een bepaalde periode (bijv. 60% kantooraanwezigheid per maand).

Een aanwezigheidspercentage is daarmee in eerste instantie een meetwaarde of doelstelling. Pas wanneer hier een bindende regel uit voortvloeit, kan het onderdeel worden van een aanwezigheidsplicht.

Bestaat er in Duitsland een algemene aanwezigheidsplicht?

Er is in Duitsland geen wettelijke bepaling die stelt dat werknemers in principe een bepaald aantal dagen op kantoor moeten werken. Omgekeerd bestaat er momenteel ook geen algemeen wettelijk recht op mobiel werken of thuiswerken. Het federale ministerie van Arbeid en Sociale Zaken wijst erop dat er tot op heden geen wettelijke regeling is voor een algemeen recht op mobiel werken.

Welke regels gelden, hangt met name af van de arbeidsovereenkomst, bedrijfs- of dienstenovereenkomsten, toepasselijke cao's en het instructierecht van de werkgever.

Kan de werkgever een aanwezigheidsplicht en de terugkeer naar kantoor verplichten?

In principe kan de werkgever op basis van § 106 van het Duitse Wetboek van Koophandel (Gewerbeordnung) de inhoud, plaats en tijd van de arbeid naar redelijkheid nader bepalen, voor zover deze punten niet al zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, bedrijfsreglementen, cao's of wettelijke voorschriften.

Als de werklocatie contractueel niet is vastgelegd en er geen bindende thuiswerkregeling bestaat, kan een instructie om op kantoor te werken in principe onder het instructierecht vallen. Als daarentegen bijvoorbeeld een bepaalde omvang van thuiswerken uitdrukkelijk contractueel is toegezegd, kan een tegenstrijdige instructie deze afspraak niet zomaar opzijschuiven.

Ook de ondernemingsraad kan een rol spelen. § 87 lid 1 nr. 14 van de Duitse Wet op de ondernemingsraden (BetrVG) voorziet in een medezeggenschapsrecht bij de vormgeving van mobiel werken dat via informatie- en communicatietechnologie wordt verricht. Afhankelijk van de concrete regeling kunnen ook andere medezeggenschapskwesties aan de orde zijn. Een uitgebreider overzicht vindt u in het Flexopus-artikel Aanwezigheidsplicht en medezeggenschap van de ondernemingsraad.

Voor bedrijven geldt daarom: vóór de invoering van een aanwezigheidsplicht moeten bestaande contractuele afspraken en eventuele medezeggenschapsrechten worden getoetst, en moet de ondernemingsraad worden geraadpleegd.

Waarom voeren bedrijven een aanwezigheidsplicht in?

Bedrijven streven met vaste aanwezigheidsdagen verschillende doelen na. Vaak gaat het minder om de pure aanwezigheid dan om een betere afstemming tussen teams en het verhogen van de effectiviteit.

1. Persoonlijke samenwerking bevorderen: workshops, afstemming en creatieve processen kunnen in bepaalde situaties op locatie sneller worden georganiseerd.
2. Informeel contact bevorderen: spontane gesprekken ontstaan op kantoor makkelijker dan in volledig digitale werkomgevingen.
3. Onboarding en kennisoverdracht ondersteunen: nieuwe medewerkers leren contactpersonen, processen en de bedrijfscultuur directer kennen.
4. Gezamenlijke teamtijden beter planbaar maken: vaste kantoordagen voorkomen dat medewerkers weliswaar regelmatig op kantoor zijn, maar elkaar daar nauwelijks tegenkomen.
5. Kantoorinfrastructuur doelgericht benutten: vergaderruimtes, technische faciliteiten en samenwerkingsplekken kunnen op gezamenlijke dagen zinvol worden ingezet.
6. Leiderschap en communicatie vergemakkelijken: bij complexe projecten kan persoonlijk overleg digitale formats zinvol aanvullen.

Een aanwezigheidsplicht is daarom vooral nuttig wanneer duidelijk is waarvoor de gezamenlijke tijd op kantoor nodig is en dit ook helder wordt gecommuniceerd.

Voor- en nadelen van een aanwezigheidsplicht

Een aanwezigheidsplicht op kantoor kan de samenwerking structureren, maar beperkt tegelijkertijd de ruimtelijke flexibiliteit.

‍

Juist het laatste punt wordt in hybride kantoren vaak onderschat. Als meerdere afdelingen of teams dezelfde kantoordagen kiezen, moeten er voldoende werkplekken, ruimtes en parkeerplaatsen beschikbaar zijn.

Onze ervaring bij Flexopus laat zien: de regel alleen lost de organisatorische vraag niet op. Medewerkers hebben transparantie nodig over wie wanneer aanwezig is en welke middelen beschikbaar zijn. Juist die planbaarheid is een essentieel onderdeel van goed functionerende hybride kantoren. Flexopus faciliteert hiervoor onder andere het boeken van werkplekken, het inzichtelijk maken van kantooraanwezigheid en teamcoördinatie. Transparantie en de juiste changecommunicatie zijn hierbij cruciaal.

Hoe moet een aanwezigheidsplicht worden ingevoerd?

Een nieuwe aanwezigheidsregel moet begrijpelijk, planbaar en passend bij het daadwerkelijke werk zijn. Hier is een korte checklist:

• Het doel van de kantoordagen duidelijk benoemen
• Teams en eventueel de ondernemingsraad tijdig betrekken
• Regels over frequentie, uitzonderingen en planning eenduidig documenteren
• Gezamenlijke dagen combineren met workshops, overlegmomenten of teamactiviteiten
• Voldoende werkplekken, vergaderruimtes en andere middelen garanderen
• Evalueer de regeling na een testfase en pas deze indien nodig aan

Wie de aanwezigheid op kantoor meer wil stimuleren via gezamenlijke formats, vindt in het artikel Teamevenementen om de aanwezigheid te versterken concrete voorbeelden. 

Welke alternatieven zijn er voor een starre aanwezigheidsplicht?

Niet elk bedrijf heeft vaste kantoordagen nodig voor het hele personeelsbestand. Hybride werkmodellen kunnen genuanceerder worden georganiseerd:

• Teamdagen: Teams spreken een gezamenlijke dag af.
• Maandquotum: Medewerkers vervullen een gedefinieerd aantal kantoordagen binnen een maand.
• Aanwezigheid op basis van gelegenheid: Aanwezigheid wordt afgesproken voor workshops, projectstarts, onboarding of belangrijke vergaderingen.
• Teamautonome modellen: Teams beslissen zelf wanneer persoonlijke samenwerking zinvol is.
• Vrijwillige kantooraanwezigheid: Bedrijven creëren aantrekkelijke randvoorwaarden zonder vast aanwezigheidsquotum.

Welke variant past, hangt af van de werkzaamheden, de teamstructuur en de kantoorruimte. Hybride werken biedt veel voordelen. 

Met Flexopus als desksharing-software kunnen medewerkers werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen vooraf boeken en zien wie er op een bepaalde dag op kantoor werkt. Bedrijven krijgen hiermee een planbare basis voor hybride werken, zonder aanwezigheid uitsluitend via starre regels te sturen. 

Een praktijkvoorbeeld wordt geleverd door de succesverhaal van het digitale bureau Banauten, dat Flexopus sinds 2020 gebruikt voor hun hybride werkmodel. Omdat er tijdelijk niet voor iedereen permanent een eigen werkplek beschikbaar was, werden werkplekken vooraf geboekt. Wisselende projectteams konden hierdoor gericht bij elkaar gaan zitten. De use case laat zien hoe aanwezigheid en beschikbare middelen in een hybride werkmodel gezamenlijk kunnen worden georganiseerd.

‍

Conclusie: een aanwezigheidsplicht heeft een duidelijk doel nodig

Een aanwezigheidsplicht kan gezamenlijke kantoortijden structureren, maar is geen doel op zich. Het is cruciaal of de aanwezigheid een concrete meerwaarde biedt voor samenwerking, communicatie of specifieke werkprocessen. Even belangrijk zijn duidelijke regels en een organisatie die ervoor zorgt dat er op kantoordagen geschikte werkplekken en ruimtes beschikbaar zijn.

In plaats van algemeen zoveel mogelijk kantoordagen voor te schrijven, moeten bedrijven onderzoeken welke vorm van kantooraanwezigheid past bij hun taken en teams. Tussen een volledige aanwezigheidsplicht en een volledig vrije locatiekeuze liggen talloze hybride modellen die verplichting en flexibiliteit combineren en zorgen voor een efficiënt en tevreden team.

Wij adviseren u graag over het onderwerp aanwezigheidsplicht en hoe u met de Workplace Management Software Flexopus uw kantooraanwezigheid slim kunt organiseren.