Aanwezigheidsplicht: betekenis en regels voor werken op kantoor

Je hoort het steeds vaker in de media: veel bedrijven willen “meer aanwezigheid” of “Back to Office” stimuleren. Bedrijven die tijdens de coronapandemie thuiswerken of werken op afstand hebben ingevoerd, proberen het kantoor stapsgewijs weer aantrekkelijker te maken. 

Werkgevers leggen weer vaker vast op welke dagen teams samen op locatie moeten werken. Precies hier komt het onderwerp aanwezigheidsplicht om de hoek kijken: dit beschrijft bindende afspraken over de aanwezigheid op de werkplek, bijvoorbeeld op bepaalde weekdagen of bij vastgelegde bijeenkomsten zoals workshops of teamdagen.

Aanwezigheidsplicht betekent daarbij niet automatisch een volledige terugkeer naar kantoor. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld twee aanwezigheidsdagen per week definiëren en op de overige dagen mobiel werken mogelijk maken. Doorslaggevend is hoe de werkplek en mobiel werken zijn vastgelegd in het arbeidscontract, in ondernemingsraadakkoorden, cao's of interne regelingen. 

Dit artikel licht de aanwezigheidsplicht op kantoor toe met de focus op Duitsland. Voor Oostenrijk, Zwitserland en andere EU-landen gelden eigen arbeidsrechtelijke kaders.

Wat betekent aanwezigheidsplicht?

Aanwezigheidsplicht betekent in de werkcontext dat werknemers hun werkzaamheden op bepaalde tijden op een voorgeschreven locatie moeten verrichten. Met thuiswerken en hybride werken wordt deze aanwezigheid tegenwoordig vaak uitdrukkelijk contractueel geregeld.

Een aanwezigheidsplicht kan er verschillend uitzien:

• volledig werken op kantoor op alle reguliere werkdagen
• vaste aanwezigheidsdagen, bijvoorbeeld dinsdag en donderdag
• een minimumaantal kantoordagen per week of maand (in procenten of naar rato)
• aanwezigheid op basis van gelegenheid voor workshops, teamvergaderingen of klantafspraken
• verschillende richtlijnen per team, rol of functie

return to office beschrijft daarentegen eerder de ontwikkeling om werknemers na een fase met veel thuiswerken weer sterker naar kantoor terug te halen. Daarom zijn aanwezigheidsplicht en “Return to Office” niet hetzelfde.

Aanwezigheidsplicht, kantooraanwezigheid en aanwezigheidspercentage – wat is het verschil?

De termen worden vaak op vergelijkbare wijze gebruikt (en ook vaak verward), maar beschrijven verschillende aspecten van de aanwezigheid op kantoor.

• Aanwezigheidsplicht: Bindende afspraak om op bepaalde tijden op kantoor of op een andere bedrijfsmatige werkplek te werken (bijv. drie vastgelegde dagen per week).
• Kantooraanwezigheid: De feitelijke of gewenste aanwezigheid van medewerkers op kantoor (bijv. een team werkt op woensdag grotendeels op locatie).
• Aanwezigheidsdagen: Concrete dagen waarop medewerkers of teams op locatie werken (bijv. elke dinsdag is een gezamenlijke teamdag).
• Aanwezigheidspercentage: Maatstaf voor het aandeel van de aanwezigheid op kantoor binnen een bepaalde periode (bijv. 60% kantooraanwezigheid per maand).

Een aanwezigheidspercentage is daarmee in eerste instantie een meetwaarde of doelstelling. Pas wanneer hieruit een bindende regel voortvloeit, kan dit onderdeel worden van een aanwezigheidsplicht.

Bestaat er in Duitsland een algemene aanwezigheidsplicht?

Er is in Duitsland geen wettelijke bepaling die voorschrijft dat werknemers in principe een bepaald aantal dagen op kantoor moeten werken. Omgekeerd bestaat er momenteel ook geen algemeen wettelijk recht op mobiel werken of thuiswerken. Het federale ministerie van Arbeid en Sociale Zaken wijst erop dat een wettelijke regeling voor een algemeen recht op mobiel werken tot op heden niet bestaat.

Welke regels er gelden, hangt met name af van de arbeidsovereenkomst, bedrijfs- of dienstenovereenkomsten, toepasselijke cao's en het instructierecht van de werkgever.

Kan de werkgever een aanwezigheidsplicht en de terugkeer naar kantoor verplichten?

In principe kan de werkgever op basis van § 106 Gewerbeordnung (Duitse wet op de bedrijfsreglementen) de inhoud, de plaats en de tijd van de arbeidsprestatie naar billijkheid nader bepalen, voor zover deze punten niet al zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, bedrijfsreglementen, cao's of wettelijke voorschriften.

Als de werkplek niet contractueel is vastgelegd en er geen bindende thuiswerkregeling bestaat, kan een instructie voor werk op kantoor in principe onder het instructierecht vallen. Als daarentegen bijvoorbeeld een bepaalde omvang van thuiswerken uitdrukkelijk contractueel is toegezegd, kan een tegengestelde instructie deze afspraak niet zomaar vervangen.

Ook de ondernemingsraad kan hierbij een rol spelen. § 87 lid 1 nr. 14 BetrVG voorziet in een medezeggenschapsrecht bij de inrichting van mobiel werken dat met behulp van informatie- en communicatietechnologie wordt uitgevoerd. Afhankelijk van de concrete regeling kunnen ook andere medezeggenschapskwesties aan de orde zijn. Een uitgebreider overzicht vindt u in het Flexopus-artikel Aanwezigheidsplicht en medezeggenschap van de ondernemingsraadEr is geen tekst opgegeven om te vertalen. Voer de tekst in die u vertaald wilt hebben.

Voor bedrijven geldt daarom: voordat een aanwezigheidsplicht wordt ingevoerd, moeten bestaande contractuele afspraken en eventuele medezeggenschapsrechten worden getoetst en moet de ondernemingsraad worden geraadpleegd.

Waarom voeren bedrijven een aanwezigheidsplicht in?

Bedrijven hebben verschillende doelen met vaste aanwezigheidsdagen. Vaak gaat het minder om de fysieke aanwezigheid op zich, maar meer om een betere afstemming tussen teams en het verhogen van de effectiviteit.

1. Persoonlijke samenwerking bevorderen: Workshops, afstemming en creatieve processen kunnen in bepaalde situaties op locatie sneller worden georganiseerd.
2. Informeel contact mogelijk maken: Spontane gesprekken ontstaan op kantoor makkelijker dan in volledig digitale werkomgevingen.
3. Onboarding en kennisoverdracht ondersteunen: Nieuwe medewerkers leren contactpersonen, processen en de bedrijfscultuur directer kennen.
4. Gezamenlijke teamtijden beter planbaar maken: Vaste aanwezigheidsdagen voorkomen dat medewerkers weliswaar regelmatig op kantoor zijn, maar elkaar daar nauwelijks tegenkomen.
5. Kantoorinfrastructuur doelgericht benutten: Vergaderruimtes, technische faciliteiten en ruimtes voor samenwerking kunnen op gezamenlijke dagen zinvol worden ingezet.
6. Leidinggeven en communicatie vergemakkelijken: Bij complexe projecten kan persoonlijk overleg een zinvolle aanvulling zijn op digitale formats.

Voor- en nadelen van een aanwezigheidsplicht

Een aanwezigheidsplicht op kantoor kan de samenwerking structureren, maar beperkt tegelijkertijd de flexibiliteit wat betreft de werklocatie.

Vooral dat laatste punt wordt in hybride kantoren vaak onderschat. Als meerdere afdelingen of teams dezelfde dagen op kantoor kiezen, moeten er voldoende werkplekken, ruimtes en parkeerplaatsen beschikbaar zijn.

Onze ervaring bij Flexopus laat zien: de regel alleen lost het organisatorische vraagstuk niet op. Medewerkers hebben transparantie nodig over wie wanneer aanwezig is en welke middelen beschikbaar zijn. Juist die planbaarheid is een essentieel onderdeel van goed functionerende hybride kantoren. Flexopus faciliteert hiervoor onder andere het boeken van werkplekken, kantooraanwezigheid en teamcoördinatie. Transparantie en de juiste verandercommunicatie zijn hierbij cruciaal.

Hoe moet een aanwezigheidsplicht worden ingevoerd?

Een nieuwe aanwezigheidsregel moet begrijpelijk, planbaar en afgestemd op het daadwerkelijke werk zijn. Hier is een korte checklist:

• Benoem het doel van de kantoordagen duidelijk
• Betrek teams en eventueel de ondernemingsraad tijdig bij het proces
• Documenteer regels over frequentie, uitzonderingen en planning eenduidig
• Combineer gezamenlijke dagen met workshops, afstemmingsoverleggen of teamactiviteiten
• Zorg voor voldoende werkplekken, vergaderruimtes en andere faciliteiten
• Evalueer de regeling na een testfase en pas deze indien nodig aan

Wie kantooraanwezigheid sterker wil stimuleren via gezamenlijke formats, vindt in het artikel Teamevenementen om de aanwezigheid te versterken concrete voorbeelden. 

Welke alternatieven zijn er voor een starre aanwezigheidsplicht?

Niet elk bedrijf heeft vaste kantoordagen voor het gehele personeel nodig. Hybride werkmodellen kunnen gedifferentieerder worden georganiseerd:

• Teamdagen: Teams bepalen zelf een gezamenlijke dag.
• Maandquotum: Medewerkers werken een vastgesteld aantal dagen per maand op kantoor.
• Aanwezigheid op basis van gelegenheid: Aanwezigheid wordt afgesproken voor workshops, projectstarts, onboarding of belangrijke vergaderingen.
• Teamautonome modellen: Teams bepalen zelf wanneer persoonlijke samenwerking zinvol is.
• Vrijwillige aanwezigheid op kantoor: Bedrijven creëren aantrekkelijke randvoorwaarden zonder vaste aanwezigheidsquota.

Welke variant past, hangt af van de werkzaamheden, de teamstructuur en de kantoorruimte. Hybride werken biedt veel voordelen. 

Met Flexopus als Desksharing-software kunnen medewerkers vooraf werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen boeken en zien wie er op een bepaalde dag op kantoor werkt. Bedrijven krijgen hiermee een planbare basis voor hybride werken, zonder aanwezigheid enkel via starre regels te sturen. 

Een praktijkvoorbeeld wordt geleverd door de succesverhaal van digital agency Banauten, die Flexopus sinds 2020 gebruikt voor hun hybride werkmodel. Omdat er tijdelijk niet voor iedereen permanent een eigen werkplek beschikbaar was, werden werkplekken vooraf geboekt. Wisselende projectteams konden hierdoor gericht bij elkaar gaan zitten. De use case laat zien hoe aanwezigheid en beschikbare middelen in een hybride werkmodel gezamenlijk kunnen worden georganiseerd.

Conclusie: een aanwezigheidsplicht heeft een duidelijk doel nodig

Een aanwezigheidsplicht kan gezamenlijke kantoortijden structureren, maar is geen doel op zich. Doorslaggevend is of de aanwezigheid een concreet nut heeft voor samenwerking, communicatie of specifieke werkprocessen. Even belangrijk zijn duidelijke regels en een organisatie die ervoor zorgt dat er op dagen dat men op kantoor is, passende werkplekken en ruimtes beschikbaar zijn.

In plaats van algemeen zoveel mogelijk kantoordagen voor te schrijven, moeten bedrijven onderzoeken welke vorm van kantooraanwezigheid past bij hun taken en teams. Tussen een volledige aanwezigheidsplicht en een volledig vrije locatiekeuze liggen talloze hybride modellen die verplichting en flexibiliteit met elkaar combineren en zorgen voor een efficiënt en tevreden team.

Wij adviseren u graag over het onderwerp aanwezigheidsplicht en hoe u met Workplace Management Software Flexopus uw kantooraanwezigheid slim organiseert.