Digital Accessibility in the Workplace: A Guide to Digital Access

Although we live in an increasingly digitized world, many people are unaware of the numerous barriers in daily life. Yet, designing digital content and work environments to be accessible is of crucial importance, as people with various types of disabilities should also be able to use digital content without difficulty.

This article is dedicated to the importance of web accessibility, explains the many benefits of accessible content, and offers practical tips for creating digital accessibility.

What is digital accessibility?

To understand why web accessibility is so important, we must first clarify what is meant by "digital accessibility." The federal government defines the term as "the experience of people being able to find and use IT solutions (software, websites, etc.) without barriers" – because although the World Wide Web is accessible to everyone, it is not necessarily usable by everyone.

Digital accessibility therefore addresses the challenge that many web contents cannot be perceived, understood, navigated, or used by people with various disabilities. The goal is to make websites and web design equally experienceable for all individuals – regardless of individual abilities or limitations.

In the digital age, accessibility is of great importance because it promotes the inclusion and participation of people with disabilities in social life and the workplace. However, accessible homepages and apps reach not only people with disabilities but also older people and users with slow internet connections, which further expands the circle of beneficiaries.

All people have the same right to access digital content and services. To eliminate potential grievances, the federal government has now even passed laws intended to ensure accessibility on the internet.

What are the most important criteria for accessible websites?

Many people are unaware of the impact of disabilities when using the internet. Yet it is obvious: people with visual impairments, for example, might have trouble recognizing text or form fields on websites if they stand out only minimally from the background. Deaf or hard-of-hearing people, on the other hand, may find it difficult to understand videos if they do not contain subtitles. Likewise, blind people have difficulty using websites if images, forms, and buttons are not appropriately described in text.

However, this does not mean that digital accessibility only has benefits for those affected. From a business perspective, it is also worth prioritizing accessible content. This is because Google favors accessible content when evaluating your website – so the more inclusive your content, the better your SEO ranking.

This results in principles for inclusive web design, including the areas of perceivability, operability, and understandability. By considering a wide variety of needs and implementing the following design principles, we can ensure that all people can benefit equally from the possibilities of the internet:

• Flexible presentation allows for the adjustment of contrast, colors, and text size to improve readability for all users.
• Text alternatives for images and graphics allow screen readers to capture this content and make it accessible to people with visual impairments.
• Subtitles and alternative audio files offer deaf people the opportunity to understand audio and video content.
• A clear page structure with clear headings, paragraphs, and lists facilitates navigation and orientation on the website.
• A keyboard navigation allows users who cannot use a mouse to still browse and operate the website.
• Content in easy-to-understand language facilitates access for people with cognitive impairments.
• Sufficient time to read and use content is also important to accommodate people with learning difficulties or slower reading speeds.

What laws and guidelines exist for web accessibility?

To ensure that everyone can use digital content without difficulty, there are now important laws and guidelines for web accessibility. Two significant guidelines are the "Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung 2.0," abbreviated as BITV 2.0, and the so-called "Web Content Accessibility Guidelines" (WCAG).

The BITV 2.0 is a German regulation that ensures that websites and mobile applications of public bodies are accessible. This regulation contains clear requirements and standards that must be met to ensure the accessibility of electronically supported administrative processes – an area where barriers pose particularly great challenges for those affected.

The WCAG, on the other hand, are international guidelines that provide detailed instructions and criteria for designing accessible web content. These guidelines cover four principles (perceivability, operability, understandability, robustness) and twelve guidelines for designing inclusive websites and accessible mobile applications.

Daraus ergeben sich wiederum 78 festgelegte Erfolgskriterien einer barrierefreien Webseite nach den WCAG: Je nachdem, wie viele dieser Kriterien eine Homepage erfüllt, wird ihr ein Konformitäts-Ranking von A bis AAA zugewiesen. Da die höchste Konformitätsstufe nur selten erreicht wird, hat das Gremium das Level AA gesetzlich verankert – um einen Kompromiss zwischen optimaler Barrierefreiheit und tatsächlich umsetzbaren Anforderungen zu finden.

Beide Gesetze zielen darauf ab, Inhalte im Internet für alle Menschen zugänglich zu machen – ganz unabhängig von ihren persönlichen Fähigkeiten.

Welche Maßnahmen kann man zur Sicherstellung digitaler Barrierefreiheit ergreifen?

Indem Unternehmen bestimmte Maßnahmen ergreifen, können sie sicherstellen, dass ihre digitalen Inhalte barrierefrei sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Und das trägt nicht nur dazu bei, die Zugänglichkeit für alle NutzerInnen zu verbessern, sondern stärkt auch das Image des Unternehmens als sozial verantwortlicher Akteur. Folgende Maßnahmen machen sich in Sachen Barrierefreiheit bezahlt:

• Implementierung in den eigenen Reihen: Gerade am Arbeitsplatz führen Inhalte, Anwendungen oder Webdesign mit Barrieren zu großen Herausforderungen für Mitarbeitende, die das Arbeiten unnötig erschweren. Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen daher nur Anwendungen und Tools, die BITV 2.0- und WCAG-konform sind, wie zum Beispiel die Desk Sharing Plattform von Flexopus. Bereits jetzt erfüllt Flexopus die Barrierefreiheitskriterien von WCAG und BITV 2.0, um sicherzustellen, dass alle Ihre MitarbeiterInnen uneingeschränkt von unseren Lösungen profitieren können.
• Barrierefreies Webdesign: Beachten Sie bei der Gestaltung Ihrer Websites und mobilen Anwendungen die Prinzipien des barrierefreien Webdesigns und die Guidelines der WCAG. Dazu gehört unter anderem die Verwendung klarer Schriftarten, ausreichender Kontraste und die Bereitstellung alternativer Texte für nicht-textbasierte Inhalte wie Bilder und Videos.
• Überprüfung und Testen: Es ist wichtig, dass Sie Ihre digitalen Inhalte regelmäßig auf Barrierefreiheit überprüfen und testen. Dabei helfen automatisierte Tools und manuelle Überprüfungen, um sicherzustellen, dass alle aktuellen Anforderungen erfüllt sind und Ihre Homepage sich für einen größtmöglichen NutzerInnen-Kreis eignet.
• Kontinuierliche Verbesserung: Barrierefreiheit ist ein fortlaufender Prozess, der stetige Verbesserungen erfordert – wenn Sie Ihr Webdesign regelmäßig überprüfen, hält sich der Aufwand jedoch in Grenzen. Holen Sie dabei Feedback von NutzerInnen ein und reagieren Sie umgehend auf etwaige Barrieren, um Ihre digitalen Inhalte kontinuierlich zu optimieren.

Fazit

Barrierefreiheit ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein ethisches und soziales Anliegen. Durch die Gestaltung barrierefreier digitaler Inhalte können Sie sicherstellen, dass Ihre Webinhalte für alle NutzerInnen zugänglich sind, unabhängig von ihren individuellen Fähigkeiten oder Einschränkungen. Das trägt nicht nur zur Verbesserung der Benutzererfahrung bei, sondern stärkt auch Ihr Google Ranking und nicht zuletzt das Image Ihres Unternehmens als inklusiver und verantwortungsbewusster Akteur. Indem Sie die Prinzipien der Barrierefreiheit in Ihr Webdesign integrieren, leisten Sie Ihren Beitrag zu einer inklusiven digitalen Welt, die für alle zugänglich ist.